Kuinka toteuttaa hotellihuoneiden turvalukkojen alueellinen hallinta

Sallikaa minun kertoa, mitä ei pitänyt hotellijohtajia yöllä hereillä. Meluisat vieraat? Kahvivalituksia? Ei, vaan hotellien turvasäilitteet. Yksi arvokkaimmista esineistä, jonka vieras voi omistaa, on passi, ja luettelo turvasäilöön säilytettävistä arvoesineistä on pitkä. Ottaen huomioon turvasäilöihin liittyvät monitasoiset ongelmat, ne ovat vierashallinnon haaste. Ennen kaikkea turvasäilön menetyksen tai vian sattuessa voitte olla varmoja yhdestä epätyylistä vieraasta.

Tunnen tarpeeksi monta hotellialan ammattilaista ja heidän tarinoitaan. On niin monia vieraita, mukaan lukien ne, jotka ovat unohtaneet koodinsa, ja ne, joilla on kokenut äärimmäisiä akkuongelmia, sekä ne, joilla on ollut turvasäilössä vikoja ilman selkeää syytä. Lisäksi eteenpäin kärsivät vastaanottopäivystäjät, jotka joutuvat käsittelemään näitä vieraita, kun he seisovat siellä jähmettyneinä ja koputtavat jalkojaan.

Nykyajan hotellien turvalukot ovat muuttuneet yhä monitasoisemmiksi, ja pienellä vaivalla niiden käyttö voidaan pitää hallinnassa. Tätä kutsutaan alueelliseksi hallinnaksi.

Mitä alueellinen hallinta mahdollistaa

Mikä on alueellisen hallinnan tarkoitus? Harkitse hotelliasi. Sinulla on todennäköisesti useita eri vierastasoja ja erilaisia huonetyyppejä. Alimmilla kerroksilla saatat tarjota tavallisia huoneita, kun taas ylemmillä kerroksilla voivat olla esimerkiksi johtajahuoneita tai pitkäaikaisten vieraiden asuntoja. Jokainen näistä alueista voi vaatia erilaista turvallisuushallintatapaa.

Alueellisessa hallinnassa voit hallinnoida jokaista aluetta itsenäisesti. Eri kerrokset voivat olla eri tavoin määritettyjä. Erilaiset henkilökunnan jäsenet, joilla on erilaiset pääsyoikeudet, voivat saada erilaisia pääsyoikeuksia. Tietyissä hotellialueissa voidaan myös pitää erilaisia tarkastuslokeja. Kyse on siitä, että sinulle annetaan järkevä ja toimiva hallintamahdollisuus hotellisi toiminnan vaatimusten mukaisesti.

Aiemmassa lähestymistavassa käytettiin yhtä kokoa kaikille. Kaikilla työntekijöillä oli sama pääsy isäntäkoneisiin. Jokaisella työntekijällä oli sama pääsy. Se oli helppoa, mutta erinomaisen perustasoisaa. Et voinut tehdä mitään erityistä VIP-kerroksillesi. Et voinut rajoittaa huonepalvelun henkilökunnan pääsyä tietyille kerroksille. Johto ei itse asiassa tehnyt mitään, sillä turvakaapit vain seisovat siellä tekemättä mitään – ja toivovat vain, ettei mikään mene pieleen.

Innovatiiviset turvakaapit

Edistyneimmät turvakaapit sijoitetaan hotellihuoneisiin ja tarjoavat monia eri ominaisuuksia. Uudet teknologiset päivitykset sisältävät digitaalisen näppäimistön ja taustavalaisen näytön ja voivat tarjota hotellille lisäominaisuuksia.

E2042YK-mallia on suunniteltu ainoastaan hotellikäyttöön. Se on täydellisen kokoinen vierashuoneen kaapin käyttöön. Sen koko riittää 17-tuumaisen kannettavan tietokoneen sijoittamiseen ja tarjoaa samalla tilaa myös muille tavaroille, joita liikematkustaja saattaa kuljettaa mukanaan. Samalla vieraat voivat matkustaa rauhassa tietäen, että turvalokero on riittävän suuri säilyttämään suuren määrän muita arvokkaita esineitä, kuten lompakoita ja kelloja.

Oven teräs voi olla jopa 5 mm paksu. Ovi on valmistettu Q235-teräksestä. Jos joku yrittäisi avata turvalokeron väkisin, yritys epäonnistuisi piilotettujen saranojen ja oven rakenteen vuoksi, joka minimoi mahdollisimman paljon heikkoja kohtia.

Nyt emme ole vielä puhuneet elektroniikasta, ja juuri siinä tapahtuu taikuutta. Voisimme puhua LED-näytöstä, joka on todella luettavissa, taustavalaisesta näppäimistöstä, joka mahdollistaa vieraiden nähdä, mitä he kirjoittavat keskellä yötä, ovisensorista, joka kytkää valon päälle oven avautuessa, ja valosta, joka syttyy oven avautuessa. Voisimme puhua kaikista pienistä asioista, jotka tekevät suuren eron, kun olet puoliksi nukkunut ja haluat vain laittaa passisi turvaan.

Eri tyypillisille vieraileville tarkoitetut toimintatavat

Tässä on ajatus, joka ansaitsee kultatähden. Nykyaikaiset hotelliturvat ovat nyt varustettu kahdella toimintatavalla: lyhyen aikavälin toimintatavalla ja pitkän aikavälin toimintatavalla. Tämä on ideaali ratkaisu alueelliseen hallintaan.

Harkitse tätä hetkeksi. Useimmat hotellivieraat viettävät siellä hyvin lyhyen ajan. He haluavat jotain todella yksinkertaista. He kirjautuvat sisään, asettavat koodin, käyttävät sitä muutamana yönä ja sitten unohtavat sen. Tämä on lyhyen aikavälin tila. Jokainen uusi vieras asettaa uuden koodin. Kaikki on täysin uutta, turvallista, eikä ole epäselvyyttä siitä, kuka on viimeksi käyttänyt sitä.

Mitä teette pitkäaikaisille vieraileville? He varaa huoneen kuukaudeksi tai pidemmäksi aikaa. Joissakin tapauksissa saattaa olla yritysasuntoja, joissa sama henkilö viettää viikkoja. Näille vieraileville lyhyen aikavälin tila voi olla erityisen ärsyttävä. He eivät halua asettaa koodia uudelleen muutaman päivän välein. Sen sijaan he haluavat voida asettaa sen kerran ja sitten unohtaa sen.

Tässä pitkän aikavälin tila osoittautuu hyödylliseksi. Yksi koodi, joka pysyy voimassa pysyvästi, kunnes vieras päättää vaihtaa sen. Vieraat arvostavat käytettävyyttä, ja te arvostatte sitä, ettei teidän tarvitse enää huolehtia siitä.

Kun määrität alueellisen hallinnan, voit määrittää eri tasoja eri konfiguraatioille. Esimerkiksi kerrokset kaksi–viisi voivat olla lyhyen aikavälin tilassa säännöllisten matkailijoiden tarpeiden täyttämiseksi. Johtajakerros voi taas olla pitkän aikavälin tilassa yritysasiakkaita varten. Te päätätte, ja järjestelmä hoitaa loput.

Ylläpitäjän salasana

Keskustellaan myös siitä, kuka todella on vastuussa: hotellin johtaja, eteenpäin työskentelevän henkilökunnan esimies vai kuka tahansa, joka hallinnoi turvasäilöjä. Kaikilla näillä henkilöillä täytyy olla pääsy, mutta ei samalla tavalla kuin vieraille.

Tässä vaiheessa tulee käyttöön ylläpitäjän salasana. Tämä on eräänlainen pääkoodi, jolla voidaan avata minkä tahansa hotellin turvalokerojen päälukko. Se ei kuitenkaan ole vieraille tarkoitettu, vaan se on tarkoitettu työntekijöille ja vain tietyissä tilanteissa. Vieras voi unohtaa salasanan. Ei ongelmaa. Työntekijät voivat käyttää ylläpitäjän salasanaa turvalokeron avaakseen. – MUTTA – Turvalokero kirjaa ja tallentaa jokaisen ylläpitäjän salasanan käytön. Jos joku avaa turvalokeroita, joita ei pitäisi avata, johto saa siitä tietoonsa.

Vyöhykkeittäisessä hallinnassa eri alueilla voi olla eri ylläpitäjän salasanat. Esimerkiksi huonepalvelun päälliköllä viidennellä kerroksella voi olla koodi, joka toimii ja avaa vain viidennen kerroksen turvalokerot. Huoltotyöntekijällä taas voi olla koodi, joka toimii kaikilla kerroksilla, mutta vain tietyin aikoin. Päätät itse.

Tarkastusloki

Puhutaanpa jäljityksestä: meillä on tarkastusjäljet. Tämä on yksi niistä ominaisuuksista, johon et kiinnitä huomiota, kunnes sinun täytyy käyttää sitä – ja kun sinun täytyy käyttää sitä, sinun täytyy todella käyttää sitä.

Tarkastusjälki sisältää tietoja esimerkiksi jokaisesta käytetystä ylläpitäjän salasanasta, jokaisesta virheellisestä koodisyötteestä ja jokaisesta kerrasta, jolloin turvalokeroa on avattu.

Mitä tehdään, jos tarvitset pääsyn näihin tietoihin? Sinun on käytettävä CEU-laitetta, joka liitetään turvalokeron liitäntään ja jolla tarkastusjälki voidaan ladata.

Tämä saattaa vaikuttaa työltiltä, mutta se voi olla tapauksesi tärkein osa. Esimerkiksi, jos vieraileva asiakas väittää arvonsa kadonneen, voit käyttää tarkastusjälkeä selvittääksesi, onko kukaan muu kuin vieras käyttänyt turvalokeron avaamiseen. Voit jopa selvittää, onko ylläpitäjän salasanaa käytetty.

Tämä toimii myös alueellisen hallinnan kanssa, jolloin voit asettaa tarkastusvalvontalaitteet eri aikoihin eri alueille. Esimerkiksi voit asettaa tarkastusvalvontalaitteet toimimaan useammin johtajatasolla. Voit jopa asettaa eri kerrokset toimimaan eri aikoina.

Hätäpääsy

Hyvä suunnitelma ei takaa, että kaikki sujuu odotetusti. Paristot voivat tyhjentyä, elektroniikka voi epäonnistua ja vieraat voivat tehdä ajatonta. Siksi sinun tarvitsee varasuunnitelma.

Useimmissa hotellien turvasäilytyslaatikoissa on hätäavainlukot, joiden hätäavaimet säilytetään erinomaisen turvallisissa paikoissa käytettäviksi hätätilanteissa.

Nämä avaimet ovat erinomainen osa järjestelmää, koska niitä voidaan käyttää monissa tilanteissa, joissa järjestelmä on epäonnistunut. Avainjärjestelmässä ei ole tyhjentynyt paristo, sähköiset lukot eivät ole epäonnistuneet, ja niitä voidaan käyttää välttääkseen välittömästi lähestyvän lennon menettämisen.

Vyöhykkeittäisen hallinnan avulla voit päättää, missä hätäavaimet säilytetään. Voit määrittää, jaetaanko ne jokaiselle kerrokselle, säilytetäänkö ne yhdessä eteenpäin, vai pidetäänkö ne turvallisuustoimiston tiloissa.

Tärkein elementti

Turvasäiliöiden osalta elektroniikka ei ole laatua määrittävä tärkein osa. Laatua määrittää turvaruutu, ja jos se ei ole kestävä, se ei ole myöskään hyvin valmistettu.

Laadukas hotelliturvaruutu on rakennettu erinomaisen kestäväksi. Turvaruudun ovi on vähintään 3–5 mm paksu kiinteä teräs, ja rungon seinämät ovat 1–2 mm paksuisia. Oven lukitus tapahtuu kahdella 19 mm:n halkaisijaltaan olevalla lukitusruuvilla, mikä on todella vakava varustus.

On tärkeää keskittyä myös pinnankäsittelyyn. Esimerkiksi ruosteenesto ja ympäristöystävällinen jauhepinnoitus. Tämä ei liity lainkaan esteettisyyteen, vaan ainoastaan toiminnallisuuteen. Hotellien turvasäilit, joita käytetään satoja kertoja vuodessa, törmäytyvät ja iskettävät sekä puhdistetaan kaikenlaisilla haitallisilla kemikaaleilla. Niiden on kestettävä tällaista käyttöä.

Ja sitten painoasia. Esimerkiksi malli E2042YK painaa 8,5–10,5 kilogrammaa. Tämä on riittävän suuri paino, jotta turvasäiliöä ei voida yksinkertaisesti ottaa mukaan kävellessä pois. Samalla se on kuitenkin riittävän kevyt, ettei sen asennuksessa ilmene vaikeuksia.

Asennus ja sijoittaminen

Ja sitten turvasäilöjen sijainti? Tässä tulee kyseeseen alueellinen hallinta. Huonetyypin mukaan turvasäilön sijainti voi vaihdella.

Esimerkiksi standardihuoneissa turvalokero saattaa sijaita kaapissa. Näkymättömässä paikassa, mutta silti helposti käytettävissä. Toimistohuoneistoissa turvalokero taas saattaa sijaita laatikossa tai olla integroitu huonekaluihin saumattomamman ulkoasun saavuttamiseksi. Pidempiä ajoja varten suunnitelluissa asunnoissa käytetään todennäköisesti suurempaa, jopa lattiamallista turvalokerota, koska vierailla on yleensä enemmän matkatavaroita.

Vyöhykkeittäisen hallinnan avulla eri vyöhykkeille voidaan valita eri mallit. E2042-sarjalla on useita kokovaihtoehtoja. Mitat H200W420D370 ovat tarkoitettu 14 tuuman kannettaviin tietokoneisiin, H200W450D370 15 tuuman kannettaviin tietokoneisiin ja H200W465D370 17 tuuman kannettaviin tietokoneisiin. Valitse sopiva koko huonetyypin mukaan.

Kouluta tiimisi

Mikä tahansa järjestelmä, vaikka se olisi parhaalla mahdollisella tasolla, muuttuu arvottomaksi ilman työntekijöiden koulutusta. Tiimilläsi on tarve ohjeisiin, organisaatiosi tarvitsee protokollia ja työntekijöidesi koulutuksessa tarvitaan standardointia.

Alueellinen hallinta mahdollistaa tietyn henkilökunnan roolien kohdennetun koulutuksen. Esimerkiksi eteenpäin työskentelevät vastaanottohenkilöt hallinnoivat järjestelmänvalvojan salasanaa, huoneidenhoitajat hallinnoivat hätäavaimia ja huoltotyöntekijät koulutetaan akkujen vaihtoon ja vianmäärittämiseen. Eri rooleihin liittyy erilaisia koulutustarpeita.

Säilytyslukot ovat digitaalisia, ja koulutus muuttuu vielä yksinkertaisemmaksi. Lukko näyttää käyttöön liittyvän koulutuksen vaihe vaiheelta, mikä vapauttaa henkilökunnan tarpeesta muistaa menettelytavat koulutusoppaasta.

Asiakasmatka

Tässä prosessissa tärkein elementti on vieras. Asiakkaat eivät pidä hallintajärjestelmistä tai tarkastusjäljistä yhtä hyödyllisinä kuin lukosta, jossa he voivat säilyttää ja hakea tavaroitaan vaivattomasti.

Kun hotellin lukko toimii moitteettomasti, se on hyvä lukko. Vieraat voivat asettaa salasanansa ja käyttää lukkoa ilman lisähuolenaiheita. Tämä on haluttu tulos.

Useimmiten turvalukot toimivat hyvin, mutta kun järjestelmät epäonnistuvat, turvalukot muodostavat selkeän ongelman. Tämä on yksi niistä paikoista, joissa asiakasjärjestelmällä on suurin merkitys. Huolissaan oleva asiakas on sellainen, joka joutuu odottamaan 20 minuuttia, kun henkilökunta yrittää selvittää, mitä tehdä, mutta tyytyväinen asiakas on sellainen, joka joutuu odottamaan vain kaksi minuuttia koodin nollaukseen.

Ongelmanratkaisussa alueellinen hallinta tulee avuksi. Alueellisen hallinnan avulla henkilökunnalla on parempi käsitys käytettävissä olevista resursseista. Tämän seurauksena asiakas saa paremman kokemuksen ja liiketoiminta säilyttää kompetenttimman ja järjestelmällisemmän ilmeen.

Miksi tämä on tärkeää teidän hotellillanne

Vieraat eivät varaa hotellia turvalukkojen takia, mutta vieraat eivät palaa takaisin, jos turvalukkoon liittyvä kokemus on huono.

Ajatelkaa arvosteluja, joissa on negatiivisia kommentteja hotellin lähettämisestä henkilökuntaa turvalukolle ja siitä, kuinka se vaikutti teidän hotellinne maineeseen. Teillä on loistavia ideoita, ja olette nähneet tällaisia arvosteluja.

Negatiiviset arvostelut kuten tämä muuttuvat positiivisiksi, kun asiakkaat innostuvat tästä palvelusta, ja arvostelumäärä kasvaa kommentteihin kuten 'henkilökunta oli loistavaa', koska henkilökunta on hotellin tärkein osa ja kaikki hotellit myyvät.

Vyöhykkeittäisen hallinnan avulla voit ennaltaehkäistä ongelmia ennen kuin ne muodostuvat ongelmiksi.

Yritys, joka ymmärtää asian

CEQSAFE ja muut valmistajat ymmärtävät hotellialan. He tuntevat alan haasteet sekä sen, mikä toimii ja mikä ei toimi.

Ota huomioon heidän hotelliturvallisuuslukkonsa. Ne on suunniteltu erityisesti hotellialaa varten eivätkä ne ole kotikäyttöön tarkoitettuja lukkoja, joita on vain muokattu.

Niissä on hotelleille ominaisia ominaisuuksia, kuten kaksitasoinen käyttötila, ylläpitäjän salasanat, tarkastusjäljet, hätäavaimet jne.

Niillä on UL94-, CE-, FCC-, RoHS- ja ISO1182-sertifikaatit, jotka eivät ole pelkästään kirjaimia, vaan edustavat niiden noudattamaa standardia.

Yhteenveto

Hotellien turvallisuuslukkojen aiheuttamat päänsärkyt voidaan poistaa älykkäällä lähestymistavalla. Satojen lukkojen hallinta alhaisessa stressitasossa on mahdollista.

Alkuun tarvitaan oikeat työkalut. Hotellihuoneisiin tarkoitetut digitaaliset turvasäilit, jotka on suunniteltu erityisesti tähän tehtävään. Niissä on kaikki tarvittavat ominaisuudet niiden tehokkaaseen hallintaan.

Sitten lisätään alueellinen hallinta. Erihallintatasot eri alueille. Eri käyttöoikeudet eri henkilökunnalle. Eri tarkastuslokit hotellin eri osa-alueille.

Lopuksi koulutetaan henkilökuntaa. Varmistetaan, että kaikki tietävät, mitä heidän tulee tehdä ja milloin se tulee tehdä.

Tuloksena on toimiva järjestelmä. Vieraat ovat tyytyväisiä, koska heidän omaisuutensa on turvassa ja helppoa saada käsiinsä. Henkilökunnalla on ilo ratkaista ongelmia helposti. Johtajat nauttivat rauhasta, sillä he eivät joudu käsittelemään suurta määrää valituksia.

Alkuun tarvitaan turvasäilit – siitä juontaa juurensa tehokas hotellihallinta.