Как реализовать зонированное управление сейфами в гостиничных номерах

Позвольте рассказать вам, о чём не думают управляющие отелями, когда не могут заснуть по ночам. Шумные гости? Жалобы на кофе? Нет, их тревожат сейфы в номерах. Один из самых ценных предметов, который может быть у гостя, — это паспорт, а перечень ценностей, которые можно хранить в сейфе отеля, весьма обширен. Учитывая многоаспектные проблемы, связанные с сейфами для гостей отеля, они становятся настоящей головоломкой для менеджеров по работе с гостями. Прежде всего, при утрате сейфа или его неисправности вы можете быть уверены: один гость будет крайне недоволен.

Я достаточно хорошо знаком с работниками отелей и их историями. Среди гостей немало тех, кто забыл свой код доступа к сейфу, тех, кто столкнулся с критическим разрядом батареи, а также тех, у кого сейф вышел из строя без видимых причин. Не стоит забывать и о страдающем персонале ресепшн, которому приходится решать подобные ситуации, пока гости стоят перед ними и нетерпеливо постукивают ногой.

Современные сейфы для отелей стали значительно сложнее, и при небольших усилиях их можно эффективно контролировать. Это и есть то, что мы называем зонированным управлением.

Возможности зонированного управления

Что означает термин «зонированное управление»? Представьте свой отель. У вас, скорее всего, несколько категорий гостей и различные типы номеров. На нижних этажах могут располагаться стандартные номера, а на верхних — люксы для руководителей или апартаменты для длительного проживания. Для каждой из этих зон может потребоваться свой подход к обеспечению безопасности.

При зонированном управлении каждая зона управляется независимо. Разные этажи могут иметь различные конфигурации. Персонал с разными уровнями доступа может обладать различными правами. В отдельных зонах отеля могут вестись разные журналы аудита. Речь идёт о предоставлении вам контроля — разумного и адаптированного под особенности работы вашего отеля.

Ранее использовался подход «один размер подходит всем». У всего персонала был одинаковый доступ к хостам. Каждый сотрудник имел одинаковые права доступа. Это было просто, но крайне примитивно. Невозможно было реализовать специальные решения для этажей с VIP-номерами. Также нельзя было ограничить доступ уборочного персонала на определённых этажах. Руководство фактически ничего не предпринимало: сейфы просто стояли без дела — и надеялись, что ничего не пойдёт не так.

Инновационные сейфы

Самые передовые сейфы устанавливаются в гостиничных номерах и обладают широким набором функций. Новые технологические обновления включают цифровую клавиатуру и подсвечиваемый экран, а также позволяют отелю добавлять дополнительные функции.

Модель E2042YK была разработана исключительно для использования в гостиницах. Она имеет идеальные размеры для шкафа в гостевом номере. Её объём достаточен для размещения ноутбука с диагональю 17 дюймов, при этом остаётся достаточно места для множества других предметов, которые могут понадобиться деловому путешественнику. В то же время гости могут быть спокойны за сохранность своих ценностей, поскольку сейф достаточно вместителен, чтобы вместить большое количество дополнительных ценных вещей, например кошельки и часы.

Сталь в двери может иметь толщину до 5 мм. Дверь изготовлена из стали марки Q235. В случае попытки взлома сейфа путём насильственного вскрытия злоумышленник не добьётся успеха благодаря скрытым петлям и конструкции двери, минимизирующей слабые места в максимальной степени.

Сейчас мы еще не говорили об электронике, а именно здесь и происходит «магия». Можно упомянуть светодиодный дисплей, который действительно удобно читается, подсвечиваемую клавиатуру, позволяющую гостям видеть, что они вводят посреди ночи, датчик открытия дверцы, включающий освещение при открытии дверцы, и свет, который включается при открытии дверцы. Можно рассказать обо всех мелочах, которые кардинально меняют ситуацию, когда вы едва не спите и просто хотите положить паспорт в сейф.

Режимы для разных типов гостей

Вот идея, достойная золотой звёздочки. Современные гостиничные сейфы теперь имеют два режима работы: краткосрочный и долгосрочный. Это идеальное решение для зонированного управления.

Задумайтесь над этим на мгновение. Большинство гостей отеля останавливаются на очень короткий срок. Им нужна действительно простая система. Они регистрируются, устанавливают код, пользуются им в течение нескольких ночей, а затем забывают о нём. Это режим краткосрочного использования. Каждый новый гость устанавливает новый код. Всё это совершенно ново, безопасно, и не возникает путаницы относительно того, кто последним им пользовался.

Что делать с гостями, которые проживают длительное время? Они бронируют номер на месяц и более. В некоторых случаях речь может идти об апартаментах для корпоративных клиентов, где один и тот же человек живёт неделями. Для таких гостей режим краткосрочного использования может быть особенно раздражающим. Им не хочется каждый несколько дней менять код. Вместо этого они хотят установить его один раз и больше не думать об этом.

Именно здесь полезен режим долгосрочного использования: один код, который остаётся действительным постоянно, пока гость сам не решит его изменить. Гости ценят удобство, а вы — отсутствие необходимости в постоянном обслуживании этой функции.

При настройке зонированного управления вы можете назначать разные уровни различным конфигурациям. Например, на этажах со второго по пятый может быть установлен краткосрочный режим для обслуживания обычных туристов. На этаже для руководителей может быть активирован долгосрочный режим для корпоративных постоянных гостей. Решение за вами, а система выполнит всё остальное.

Пароль администратора

Давайте также обсудим, кто действительно контролирует систему: управляющий отелем, сотрудник ресепшн или тот, кто отвечает за сейфы. У всех них должен быть доступ, но не такой же, как у гостей.

Здесь вступает в действие пароль администратора. Это своего рода мастер-код, который может открыть главный сейф любого гостиничного сейфа. Однако он не предназначен для гостей — только для сотрудников и только в определённых ситуациях. Гость мог забыть свой код. Никаких проблем: сотрудники могут воспользоваться паролем администратора для открытия сейфа. — НО — Сейф фиксирует и регистрирует каждый отдельный случай использования пароля администратора. Таким образом, если кто-то открывает гостиничные сейфы без надлежащего на то разрешения, руководство об этом узнает.

При зонированном управлении разные зоны могут иметь разные пароли администратора. Например, заведующий уборкой на пятом этаже может иметь код, действительный только на пятом этаже. А сотрудник технического обслуживания может иметь код, действующий на всех этажах, но только в определённые часы. Решение остаётся за вами.

Журнал аудита

Говоря о журнале операций, у нас есть функция аудит-трейла. Это одна из тех функций, на которую вы не обращаете внимания, пока не возникнет острая необходимость в её использовании, и когда такая необходимость возникает, она действительно становится критически важной.

Аудит-трейл содержит информацию, например, обо всех паролях администратора, использованных для доступа, обо всех попытках ввода недействительных кодов и обо всех случаях открытия сейфа.

Что делать, если вам требуется доступ к этой информации? Для этого необходимо использовать устройство CEU, подключив его к сейфу и загрузив журнал аудита.

Это может показаться трудоёмким процессом, однако именно эта процедура может оказаться наиболее важной частью вашего дела. Например, если гость заявляет, что его ценности пропали, вы можете воспользоваться аудит-трейлом, чтобы установить, открывал ли сейф кто-либо помимо самого гостя. Более того, вы даже сможете определить, использовался ли пароль администратора.

Это также может работать в режиме зонированного управления, когда вы можете устанавливать аудиторские мониторы в разное время для разных зон. Например, вы можете настроить аудиторские мониторы так, чтобы они чаще работали на этаже руководства. Вы даже можете настроить разные этажи на работу в разное время.

Доступ к аварийным выходам

Хороший план не гарантирует, что всё пройдёт так, как ожидалось. Батарейки могут сесть, электроника может выйти из строя, а гости могут совершить непредсказуемые поступки. Именно поэтому вам необходим резервный план.

Большинство сейфов в отелях оснащены аварийными ключевыми замками, причём аварийные ключи хранятся в очень надёжных местах и используются исключительно в чрезвычайных ситуациях.

Такие ключи являются отличной частью системы, поскольку их можно использовать во многих ситуациях, когда система вышла из строя. У ключевой системы нет разряженной батареи, электронные замки не отказали, и их можно применить, чтобы избежать критической ситуации, например, пропуска рейса.

Благодаря зонированному управлению вы контролируете место хранения аварийных ключей. Вы можете решить, будут ли они распределены по этажам, храниться вместе на ресепшене или находиться в помещении службы безопасности.

Самый важный элемент

Что касается сейфов, электроника не является самой важной частью корпуса. Качество определяет именно бронекорпус, и если он не рассчитан на длительную эксплуатацию, значит, он изготовлен некачественно.

Качественный гостиничный сейф изготавливается с повышенной прочностью. Дверь сейфа выполнена как минимум из сплошной стали толщиной 3–5 мм, а боковые стенки — из стали толщиной 1–2 мм. Дверь фиксируется двумя болтами диаметром 19 мм — это действительно серьёзное оборудование.

Также важно уделять внимание обработке поверхности. Например, защите от коррозии и экологически безопасному порошковому покрытию. Это не имеет никакого отношения к эстетике и полностью связано с функциональностью. Гостиничные сейфы используются сотни раз в год. Их подвергают ударам и ударам о различные поверхности, а также чистят всевозможными агрессивными химическими средствами. Они должны быть долговечными.

И ещё один важный аспект — вес. Например, модель E2042YK весит от 8,5 до 10,5 килограммов. Этого достаточно, чтобы исключить возможность просто унести сейф с собой. В то же время вес не настолько велик, чтобы создавать трудности при монтаже.

Монтаж и размещение

А как насчёт расположения сейфов? Здесь применяется зонированный подход к управлению. В зависимости от типа номера место установки сейфа также может варьироваться.

Например, в стандартных номерах сейф может быть установлен внутри шкафа. Он не виден, но при этом легко доступен. В люксах повышенной комфортности сейф, напротив, может располагаться внутри ящика или быть встроенным в мебель для достижения более гармоничного внешнего вида. В апартаментах для длительного проживания, как правило, устанавливается более крупный сейф, в том числе напольной модели, поскольку гости обычно привозят с собой больше вещей.

Благодаря зонированному управлению для разных зон можно выбирать различные модели. Серия E2042 предлагает несколько вариантов размеров: H200W420D370 — для ноутбуков диагональю 14 дюймов, H200W450D370 — для ноутбуков диагональю 15 дюймов, а H200W465D370 — для ноутбуков диагональю 17 дюймов. Выберите соответствующий размер в зависимости от типа номера.

Обучите свою команду

Любая система, даже самая совершенная, теряет ценность без обучения персонала. Вашей команде необходимы инструкции, вашей организации — чёткие протоколы, а обучению ваших сотрудников — стандартизация.

Зонированное управление позволяет проводить целенаправленное обучение персонала с учётом конкретных должностных обязанностей. Например, сотрудники ресепшена управляют паролем администратора, горничные контролируют аварийные ключи, а технический персонал проходит обучение замене батареек и устранению неисправностей. Для разных ролей требуется различное обучение.

Сейфы цифровые, и обучение становится ещё проще. Сейф отображает пошаговую инструкцию по использованию, освобождая персонал от необходимости запоминать процедуры по обучающему руководству.

Путь клиента

Наиболее важным элементом этого процесса является гость. Клиенты считают системы управления или журналы аудита менее полезными, чем сейф, в котором они могут хранить и получать доступ к своим вещам без каких-либо затруднений.

Когда гостиничный сейф работает исправно, он становится надёжным сейфом. Гости могут самостоятельно задавать коды и пользоваться сейфом, не задумываясь ни о чём дополнительно. Именно этого и следует добиваться.

Большую часть времени сейфы работают исправно, однако при сбое систем они превращаются в очевидную проблему. Именно здесь система обслуживания клиентов играет ключевую роль. Недовольный клиент — это тот, кто вынужден ждать 20 минут, пока сотрудник разберётся, что делать, а довольный клиент — тот, кому требуется всего 2 минуты, чтобы получить новый код.

В вопросах решения проблем зональное управление приходит на помощь. Благодаря зональному управлению персонал лучше понимает, какие ресурсы находятся в его распоряжении. В результате гостям обеспечивается более высокий уровень сервиса, а бизнес сохраняет компетентный и организованный имидж.

Почему это важно для вашего отеля

Гости бронируют отель не из-за сейфов, но они могут отказаться возвращаться туда из-за негативного опыта использования отельного сейфа.

Вспомните отзывы, которые вы читали с негативными комментариями о том, как отель направлял сотрудника к сейфу, и как это повлияло на ваш отель. У вас есть блестящие идеи, и вы уже сталкивались с такими отзывами.

Негативные отзывы, подобные этому, станут позитивными благодаря вашему энтузиазму по поводу этой услуги и увеличат количество отзывов с комментариями вроде «персонал был прекрасен», поскольку персонал — самая важная часть отеля, и все отели продают именно это.

Благодаря зонированному управлению вы можете заблаговременно решать возникающие вопросы, пока они не превратились в проблемы.

Компания, которая всё понимает

CEQSAFE и другие производители хорошо разбираются в индустрии гостеприимства. Они понимают сложности этой отрасли и знают, что работает, а что — нет.

Обратите внимание на их сейфы для отелей: они разработаны специально для гостиничной индустрии, а не являются просто бытовыми сейфами, модифицированными для использования в отелях.

В них предусмотрены функции, специфичные для отелей: двойные режимы работы, пароли администратора, журналы аудита, аварийные ключи и т. д.

Они имеют сертификаты UL94, CE, FCC, RoHS и ISO1182 — это не просто аббревиатуры, а подтверждение соответствия установленным стандартам.

Итог

Ваши головные боли, связанные с отельными сейфами, можно устранить с помощью продуманного подхода. Управление сотнями сейфов в условиях низкого уровня стресса вполне реально.

Все начинается с правильных инструментов. Цифровые сейфы для гостиничных номеров, разработанные специально для этой задачи. С необходимыми функциями для их эффективного управления.

Затем добавляется зональное управление. Различные уровни контроля для разных зон. Различные права доступа для разных категорий персонала. Различные журналы аудита для различных сегментов гостиницы.

Наконец, вы обучаете свой персонал. Убедитесь, что каждый знает, что делать и в какое время это следует делать.

Результат — работоспособная система. Гости довольны, поскольку их вещи находятся в безопасности и к ним легко получить доступ. Персонал получает удовольствие от простого решения возникающих проблем. А руководство наслаждается спокойствием, не сталкиваясь с большим количеством жалоб.

Все начинается с сейфов — именно такова эффективная гостиничная эксплуатация.