Sådan implementeres zonbaseret styring af hotellægers værelsesskabe

Lad mig fortælle dig, hvad der ikke holder hotelchefer vågne om natten. Støjende gæster? Kaffe-klager? Nej, det er hotellets sikkerhedskasser. Et af de mest værdifulde genstande, en gæst kunne besidde, er en pas, og listen over værdigenstande, der kan opbevares i en hotelsikkerhedskasse, er omfattende. I betragtning af de mangefacetterede problemer, der vedrører hotelsikkerhedskasser for gæster, udgør de en gæstehåndteringsdilemma. Mere end noget andet kan du med tab af en sikkerhedskasse eller en fejlmedvirken være sikker på én utilfreds gæst.

Jeg kender tilstrækkeligt mange hotelmedarbejdere og deres historier. Der er så mange gæster – herunder dem, der har glemt deres kode, dem, der har oplevet alvorlige batterifejl, og dem, der har oplevet sikkerhedskassefejl uden tydelig årsag. Tilføj den lidende receptionspersonale, der skal håndtere disse gæster, mens de står der fastbesluttet og banker med fødderne.

Moderne hotelsafe er blevet stadig mere sofistikerede, og med lidt indsats kan de holdes under kontrol. Dette kaldes zonestyring.

Hvad zonestyring giver dig mulighed for

Hvad betyder udtrykket zonestyring? Tænk på dit hotel. Du har sandsynligvis flere gæsteniveauer og forskellige typer værelser. Du har måske standardværelser på de lavere etager, mens du på de højere etager har executive suites eller lejligheder til langvarigt ophold. Hver af disse zoner kræver muligvis en anden styretilgang, når det kommer til sikkerhed.

Med zonestyring kan du håndtere hver zone uafhængigt. Forskellige etager kan have forskellige konfigurationer. Forskellige medarbejdere med forskellige adgangsroller kan have forskellig adgang. I bestemte hotelzoner kan der være forskellige revisionsprotokoller. Det handler om at give dig kontrol – på en fornuftig måde – baseret på driften af dit hotel.

Den tidligere tilgang involverede én størrelse, der passer alle. Alle medarbejdere havde samme adgang til værterne. Hver medarbejder havde samme adgang. Det var nemt, men meget grundlæggende. Du kunne ikke gøre noget særligt for dine VIP-etager. Du kunne ikke begrænse adgangen for rengøringspersonale på bestemte niveauer. Ledelsen gjorde i bund og grund intet, da safe bare stod der og ikke gjorde noget – og håbede blot på, at der ikke skete noget forkert.

Innovative Safe

De mest avancerede safe er placeret i hotelværelser og tilbyder en række funktioner. De nye teknologiske opgraderinger er udstyret med et digitalt tastatur og en bagbelyst skærm og kan give hotellet yderligere funktioner.

Modellen E2042YK er designet udelukkende til brug på hoteller. Den har den perfekte størrelse til en gæsteværelsesskab. Den er stor nok til at rumme en 17"-laptop og giver samtidig plads til mange andre genstande, som en forretningsrejsende muligvis har med sig. Samtidig kan gæster rejse med ro i sindet, idet sikkerhedskassen er stor nok til at rumme et stort antal ekstra værdigenstande, såsom tegnebøger og ure.

Stålet i døren kan være op til 5 mm tykt. Døren er fremstillet af Q235-stål. Hvis nogen forsøgte at åbne kassen med magt, ville de mislykkes på grund af de skjulte hængsler og en dørkonstruktion, der minimerer svage punkter i maksimal udstrækning.

Nu har vi endnu ikke talt om elektronikken, og det er her, hvor magien sker. Vi kunne tale om en LED-display, der faktisk er læselig, et bagbelyst tastatur, der gør det muligt for gæster at se, hvad de skriver, midt om natten, en dørsensor, der tænder lyset, når døren åbnes, og et lys, der tænder, når døren åbnes. Vi kunne tale om alle de små detaljer, der gør en kæmpe forskel, når man er halvt sovende og bare vil lægge paset væk i safe'en.

Tilstande til forskellige typer gæster

Her er en idé, der fortjener en gylden stjerne. Moderne hotelsafe'er har nu to driftstilstande: Korttidstilstand og Langtidstilstand. Og det er ideelt til zonestyring.

Overvej dette et øjeblik. De fleste hotelgæster opholder sig kun i meget kort tid. De ønsker noget, der er rigtig simpelt. De tjekker ind, indstiller en kode, bruger den i et par nætter og glemmer så den. Det er korttidstilstanden. Hver ny gæst indstiller en ny kode. Det er alt sammen helt nyt, sikkert, og der opstår ingen forvirring om, hvem der sidst brugte den.

Hvad gør du for gæster med længere ophold? De booker for en måned eller mere. I nogle tilfælde kan det dreje sig om erhvervslejligheder, hvor samme person opholder sig i uger. For disse gæster kan korttidstilstanden være særligt irriterende. De vil ikke nulstille koden hvert par dage. I stedet vil de gerne kunne indstille den én gang og så glemme den.

Her er langtidstilstanden nyttig. Én kode, permanent indtil gæsten beslutter at ændre den. Gæsterne værdsætter bekvemmeligheden, og du værdsætter, at du ikke behøver at håndtere den.

Når du opsætter zonestyring, kan du tildele forskellige niveauer til forskellige konfigurationer. For eksempel kan etager to til fem være indstillet til korttidstilstand for at imødegå almindelige turister. Direktør-etagen kan være indstillet til langtidstilstand for dine erhvervskunder, der besøger hotellet ofte. Det bestemmer du, og systemet gør resten.

Administratoradgangskode

Lad os også drøfte, hvem der faktisk har kontrol – hotelchefen, receptionschefen eller den, der styrer sikkerhedskasserne. De alle har brug for adgang, men ikke på samme måde som gæsterne.

Her kommer administrationsadgangskoden ind i billedet. Dette er en type hovedkode, der kan åbne hovedsikkerheden på enhver hotelsafe. Den er dog ikke beregnet til gæster, men til medarbejdere – og kun i bestemte situationer. En gæst kan glemme sin kode. Ingen problem. Medarbejdere kan bruge administrationsadgangskoden til at åbne safen. – MEN – Safen registrerer og logger hver eneste brug af administrationsadgangskoden. Hvis nogen åbner hotelsafes, som de ikke har lov til, vil ledelsen få kendskab hertil.

Med zonemanagement kan forskellige områder have forskellige administrationsadgangskoder. En rengøringschef på femte sal kan f.eks. have en kode, der kun virker og åbner safes på femte sal. En vedligeholdelsesmedarbejder kan have en kode, der virker på alle saler, men kun på bestemte tidspunkter. Det bestemmer I.

Revisionsloggen

Når vi taler om spor, har vi revisionslogge. Dette er en af de funktioner, som man ikke lægger mærke til, før man virkelig har brug for at bruge den – og når man har brug for at bruge den, er det afgørende, at man kan gøre det.

Revisionsloggen indeholder oplysninger som fx hver administratoradgangskode, der er blevet brugt, hver ugyldig kodeindtastning samt hver enkelt gang, safe’en er blevet adganget.

Hvad gør man, hvis man har brug for adgang til disse oplysninger? Man skal bruge en CEU-enhed, som tilsluttes safe’en for at downloade revisionsloggen.

Dette kan måske synes besværligt, men det kan være den mest afgørende del af din sag. Hvis en gæst f.eks. påstår, at der mangler værdigenstande, kan du bruge revisionsloggen til at afgøre, om nogen anden end gæsten har haft adgang til safe’en. Du kan måske endda afgøre, om administratoradgangskoden er blevet brugt.

Dette kan også fungere med zonestyring, hvor du kan indstille revisionsmonitorerne til forskellige tidspunkter for forskellige zoner. For eksempel kan du indstille revisionsmonitorerne til at fungere hyppigere på direktionsetagen. Du kan endda indstille forskellige etager til at fungere på forskellige tidspunkter.

Nødadgang

En god plan sikrer ikke, at alt forløber som forventet. Batterier kan gå i stykker, elektronik kan svigte, og gæster kan gøre det utænkelige. Derfor har du brug for en reserveplan.

De fleste hotelsafe har nøglelåse til nødbrug, hvor nøglerne opbevares på meget sikre steder og kun anvendes i nødsituationer.

Disse nøgler er en fremragende del af systemet, da de kan anvendes i mange scenarier, hvor systemet har svigtet. Nøglesystemet har ingen aflivet batteri, elektroniske låse har ikke svigtet, og de kan bruges for at undgå en umiddelbar risiko for at miste en flyafgang.

Med zonestyring har du kontrol over, hvor nøglerne til nødsituationer opbevares. Du kan bestemme, om de skal fordeles til hver etage, opbevares samlet ved receptionen eller opbevares i sikkerhedsafdelingen.

Det mest vigtige element

Når det kommer til safe, er elektronikken ikke den vigtigste del af kassen. Vægten er afgørende for kvaliteten, og hvis den ikke er bygget til at vare længe, så er den ikke ordentligt bygget.

En kvalitetshotelvægt er bygget med ekstrem holdbarhed. Vægtdøren vil have mindst 3–5 mm massivt stål og være færdigstillet med vægge på 1–2 mm. Døren vil blive sikret med 2 bolte, hver med en diameter på 19 mm, hvilket er alvorlig hardware.

Det er også vigtigt at fokusere på overfladebehandling. For eksempel rustbeskyttelse og miljøvenlig pulverlak. Dette har intet at gøre med æstetik og alt at gøre med funktionalitet. Hotelsafee bruges flere hundrede gange hvert år. De bliver stødt og slået mod, og rengjort med alle mulige skadelige kemikalier. De skal kunne klare det.

Og så er der spørgsmålet om vægt. F.eks. vejer E2042YK mellem 8,5 og 10,5 kilogram. Dette er tungt nok til at sikre, at safeen ikke blot kan bæres væk. Men den er samtidig let nok til ikke at skabe udfordringer under installationen.

Installation og placering

Og så er der spørgsmålet om safeenes placering? Her kommer zonestyring ind i billedet. Afhængigt af værelstype kan safeens placering også variere.

For eksempel kan sikkerhedskasser i standardværelser være placeret inden i garderoben. Ude af syne, men alligevel nemt at få adgang til. I executive suites kan sikkerhedskassen derimod være placeret i en skuffe eller integreret i møblerne for et mere samlet udseende. I lejligheder til langvarig ophold er det sandsynligt, at der placeres en større, endda gulvmonteret sikkerhedskasse, da gæsterne typisk har flere ejendele.

Gennem zonestyring kan forskellige modeller vælges til forskellige zoner. E2042-serien har flere størrelsesmuligheder. H200W420D370 er til 14-tommers bærbare computere. H200W450D370 er til 15-tommers bærbare computere, mens H200W465D370 er til 17-tommers bærbare computere. Vælg den passende størrelse ud fra værelstype.

Uddann dit team

Ethvert system, selv det bedste, bliver værdiløst uden medarbejderuddannelse. Dit team har brug for vejledning, din organisation har brug for protokoller, og din medarbejderuddannelse har brug for standardisering.

Zonestyring gør det muligt at give specifik uddannelse, der sigter mod enkelte medarbejderroller. For eksempel håndterer personale ved receptionen administratoradgangskoden, rengøringspersonale har kontrol over nød-nøglerne, og vedligeholdelsespersonale uddannes i batteriskift og fejlfinding. Forskellige roller kræver forskellig uddannelse.

Safe’ne er digitale, og uddannelsen bliver endnu mere simpel. Safe’en viser trin-for-trin-vejledning til brug, hvilket frigør medarbejderne fra at skulle huske procedurerne fra en uddannelsesmanual.

Kunderejsen

Det vigtigste element i denne proces er gæsten. Kunder finder ikke administrationsystemer eller revisionsprotokoller lige så nyttige som en safe, hvor de kan opbevare og få adgang til deres ejendele uden besvær.

Når en hotelsafe fungerer korrekt, bliver den en god safe. Gæster kan indstille koder og bruge safe’en uden yderligere overvejelser. Dette er den ønskede effekt.

De fleste gange fungerer sikkerhedskassernerne godt, men når systemerne svigter, bliver kassernerne et tydeligt problem. Dette er et af de steder, hvor kundesystemet betyder mest. En utilfreds kunde er en, der skal vente 20 minutter, mens en medarbejder prøver at finde ud af, hvad der skal gøres, mens en tilfreds kunde kun skal vente 2 minutter for at få en kode nulstillet.

Når det kommer til problemløsning, er zonestyring redningen. Med zonestyring har medarbejderne et bedre overblik over de ressourcer, der står til rådighed for dem. Som følge heraf får kunden en bedre oplevelse, og virksomheden opretholder en mere kompetent og velorganiseret fremtoning.

Hvorfor dette er vigtigt for dit hotel

Gæster booker ikke et hotel på grund af sikkerhedskassernerne, men gæster vil ikke vende tilbage, hvis oplevelsen med en hotelsikkerhedskasse er dårlig.

Tænk på de anmeldelser, du har set med negative kommentarer om et hotel, der sender en medarbejder til sikkerhedskassen, og hvordan det har påvirket dit hotel. Du har fantastiske idéer, og du har set anmeldelser som denne.

Negative anmeldelser som denne vil blive positive med din entusiasme for denne service og vil øge antallet af anmeldelser med kommentarer som 'personalet var vidunderligt', fordi personalet er den vigtigste del af et hotel, og alle hoteller sælger.

Med zonestyring kan du proaktivt håndtere problemer, inden de bliver større problemer.

Et firma, der forstår det

CEQSAFE og andre producenter forstår hotelsektoren. De forstår sektorens udfordringer samt hvad der virker og hvad der ikke virker.

Overvej deres hotelsafe. De er fremstillet til hotelsektoren og ikke blot hjemmesafe, der er blevet ændret til brug på hoteller.

Der findes hotelspecifikke funktioner såsom dobbelttilstande, administratoradgangskoder, revisionsprotokoller, nød-nøgler osv.

De har certificeringer som UL94, CE, FCC, RoHS og ISO1182, som ikke blot er bogstaver, men repræsenterer de standarder, de er mærket med.

Det grundlæggende

Dine hovedpine over hotelsafe kan elimineres ved en intelligent tilgang. At administrere hundredvis af safe i en lavstress-miljø er muligt.

Det starter med de rigtige værktøjer. Digitale hotelværelsessafe, der er designet specifikt til opgaven. Med de nødvendige funktioner til effektiv styring.

Derefter tilføjer du zonestyring. Forskellig kontrol for forskellige zoner. Forskellig adgang for forskelligt personale. Forskellige revisionsprotokoller for forskellige sektioner af hotellet.

Endelig uddanner du dit personale. Sørg for, at alle ved, hvad de skal gøre, og på hvilke tidspunkter det skal gøres.

Resultatet er et fungerende system. Gæsterne er tilfredse, fordi deres ejendele er sikre og nemme at få adgang til. Personale har glæden ved at løse problemer nemt. Og ledelsen nyder roen ved ikke at skulle håndtere et stort antal klager.

Det starter med safene – det er dét, der udgør effektiv hotelstyring.