Cum se realizează gestionarea zonată a seifurilor din camerele de hotel

Permiteți-mi să vă spun ce nu ține managerii de hotel treji noaptea. Oaspeții zgomotoși? Plângerile legate de cafea? Nu, ci seifurile din hotel. Unul dintre cele mai valoroase obiecte pe care le poate avea un oaspete este un pasaport, iar lista obiectelor de valoare care pot fi stocate într-un seif de hotel este foarte lungă. Având în vedere problemele complexe legate de seifurile pentru oaspeți din hoteluri, acestea reprezintă o dilemă pentru managerii de oaspeți. Mai presus de orice, în cazul pierderii unui seif sau al unei defecțiuni, puteți fi sigur că veți avea un oaspete nemulțumit.

Cunosc suficienți oameni din domeniul hotelier și poveștile lor. Există foarte mulți oaspeți, inclusiv cei care și-au uitat codurile, cei care au întâmpinat defecțiuni extreme ale bateriei și cei care au avut probleme cu seiful fără un motiv aparent. Adăugați și personalul de la recepție, care suferă în timp ce trebuie să gestioneze astfel de situații, stând acolo, hotărât, bătând cu piciorul.

Siguranțele moderne pentru hoteluri au devenit din ce în ce mai sofisticate și, cu un mic efort, pot fi ținute sub control. Acest lucru este ceea ce denumim management zonal.

Ce vă permite managementul zonal

La ce se referă termenul de management zonal? Gândiți-vă la hotelul dumneavoastră. Probabil aveți mai multe categorii de clienți. Tipuri diferite de camere. Este posibil să aveți camere standard la nivelurile inferioare, iar la cele superioare, suite executive sau apartamente pentru ședere pe termen lung. Fiecare dintre aceste zone poate necesita o abordare de management diferită în ceea ce privește siguranța.

În cadrul managementului zonal, puteți gestiona fiecare zonă independent. Etajele diferite pot avea configurații diferite. Personalul diferit, cu roluri de acces distincte, poate avea drepturi de acces variabile. În anumite zone ale hotelului, puteți avea registre de audit diferite. Este vorba despre a vă oferi control – în mod rațional – în funcție de modul de operare al hotelului dumneavoastră.

Abordarea anterioară presupunea o soluție unică pentru toți. Toți angajații aveau același nivel de acces la dispozitivele gazdă. Fiecare angajat avea același acces. Era ușor de implementat, dar foarte rudimentar. Nu puteați oferi nicio facilitate specială pentru etajele VIP. Nu puteați restricționa accesul personalului de curățenie la anumite niveluri. Managementul, în esență, nu făcea nimic, deoarece seifurile rămâneau doar acolo, inactiv, și se baza doar pe speranța că nimic nu va merge prost.

Seifuri inovatoare

Cele mai avansate seifuri sunt instalate în camerele de hotel și oferă o varietate de funcționalități. Actualizările tehnologice noi includ un tastatură digitală și un ecran retroiluminat și pot oferi hotelului funcționalități suplimentare.

Modelul E2042YK a fost conceput exclusiv pentru utilizare în hoteluri. Este dimensiunea perfectă pentru dulapul unei camere de gazdă. Este suficient de mare pentru a găzdui un laptop de 17 inch, oferind în același timp spațiu suficient pentru numeroase alte obiecte pe care le-ar putea avea un călător de afaceri. În același timp, clienții pot călători liniștiți, știind că seiful este suficient de mare pentru a stoca un număr mare de obiecte de valoare suplimentare, cum ar fi portmoneele și ceasurile.

Grosimea oțelului din ușă poate ajunge până la 5 mm. Ușa este realizată din oțel Q235. Dacă cineva ar încerca să deschidă forțat seiful, ar eșua datorită articulațiilor ascunse și designului ușii, care minimizează în cea mai mare măsură punctele slabe.

Acum, nu am discutat încă despre componentele electronice, iar aici are loc magia. Am putea vorbi despre un afișaj LED care este, de fapt, lizibil, o tastatură cu iluminare de fundal care permite oaspeților să vadă ce tastează chiar în mijlocul nopții, un senzor de ușă care aprinde lumina atunci când ușa se deschide și o lumină care se aprinde atunci când ușa se deschide. Am putea vorbi despre toate acele mici detalii care fac o diferență enormă atunci când sunteți pe jumătate adormiți și doriți doar să vă puneți pașaportul în siguranță.

Moduri pentru Diferite Tipuri de Oaspeți

Iată o idee care merită o stea de aur. Siguranțele moderne pentru hoteluri dispun acum de două moduri de funcționare: mod pe termen scurt și mod pe termen lung. Această caracteristică este ideală pentru gestionarea zonată.

Gândiți-vă la acest lucru pentru un moment. Majoritatea clienților hotelului rămân doar pentru o perioadă foarte scurtă. Ei doresc ceva foarte simplu. Se înregistrează, stabilesc un cod, îl folosesc pentru câteva nopți și apoi îl uită. Aceasta este modalitatea pe termen scurt. Fiecare nou client stabilește un cod nou. Totul este foarte nou, sigur și nu există nicio confuzie cu privire la ultima persoană care l-a folosit.

Ce faceți pentru clienții care rămân o perioadă mai lungă? Ei rezervă pentru o lună sau mai mult. În unele cazuri, puteți avea apartamente corporative în care aceeași persoană rămâne săptămâni întregi. Pentru acești clienți, modalitatea pe termen scurt poate fi deosebit de deranjantă. Ei nu doresc să reseteze codul la fiecare câteva zile. În schimb, doresc să-l poată stabili o singură dată și să-l uite.

Aici intervine modalitatea pe termen lung. Un singur cod, valabil permanent până când clientul decide să-l modifice. Clienții apreciază conveniența, iar dumneavoastră apreciați faptul că nu trebuie să vă ocupați de el.

Când configurați gestionarea pe zone, puteți atribui niveluri diferite diferitelor configurații. De exemplu, etajele două până la cinci ar putea avea modul pe termen scurt pentru a face față turistilor obișnuiți. Etajul executiv ar putea avea modul pe termen lung pentru clienții corporativi frecvenți. Decizia vă aparține, iar sistemul face restul.

Parolă administrator

Să discutăm, de asemenea, cine este, de fapt, cel care deține controlul: managerul hotelului, supraveghetorul recepției sau oricine gestionează seifurile. Toți aceștia au nevoie de acces, dar nu în același mod în care îl au clienții.

Aici intervine parola administratorului. Aceasta este un tip de cod principal care ar putea deschide siguranța principală a oricărui seif de hotel. Totuși, acesta nu este destinat clienților, ci angajaților și doar anumitor scenarii. Un client s-ar putea uita de codul său. Nicio problemă. Angajații pot folosi parola administratorului pentru a deschide seiful. -DAR- Seiful ține evidența și înregistrează fiecare utilizare a acestei parole de administrator. Astfel, dacă cineva deschide seifuri de hotel pe care nu ar trebui să le deschidă, managementul va afla.

Cu gestionarea pe zone, diferitele zone pot avea parole de administrator diferite. Un supraveghetor de servicii de curățenie de la etajul cinci ar putea avea un cod care funcționează și deschide doar seifurile de la etajul cinci. Un tehnician de întreținere ar putea avea un cod care funcționează pentru toate etajele, dar doar în anumite intervale de timp. Decizia vă aparține.

Jurnalul de audit

Vorbind despre înregistrare, avem jurnale de audit. Aceasta este una dintre acele caracteristici la care nu acordi atenție până când trebuie să le folosești cu adevărat, iar atunci când trebuie să le folosești, e esențial să le folosești.

Jurnalul de audit include informații precum fiecare parolă de administrator utilizată, fiecare introducere nevalidă a unui cod și fiecare moment în care a fost accesată seiful.

Ce se întâmplă dacă aveți nevoie de acces la aceste informații? Trebuie să utilizați un dispozitiv CEU pentru a-l conecta la seif și a descărca jurnalul de audit.

Aceasta poate părea o procedură laborioasă, dar ar putea fi cea mai importantă parte a cazului dumneavoastră. De exemplu, dacă un client susține că obiectele sale de valoare au dispărut, puteți folosi jurnalul de audit pentru a determina dacă cineva, în afară de client, a avut acces la seif. Chiar puteți determina și dacă a fost folosită parola de administrator.

Aceasta poate funcționa, de asemenea, și cu gestionarea pe zone, permițându-vă să configurați monitoarele de audit în momente diferite pentru zone diferite. De exemplu, puteți configura monitoarele de audit să funcționeze mai frecvent pe etajul executiv. Puteți chiar configura etaje diferite să funcționeze în momente diferite.

Acces de urgență

Un plan bun nu garantează că totul va decurge conform așteptărilor. Bateriile se pot descărca, componentele electronice pot ceda, iar oaspeții pot face lucruri neimaginabile. De aceea, aveți nevoie de un plan de rezervă.

Majoritatea seifurilor hoteliere sunt echipate cu încuietori de urgență cu chei, cheile de urgență fiind stocate în locații foarte sigure, pentru utilizare în situații de urgență.

Aceste chei reprezintă un element excelent al sistemului, deoarece pot fi utilizate în numeroase scenarii în care sistemul a eșuat. Sistemul cu chei nu are baterie descărcată, încuietorile electronice nu au cedat și pot fi folosite pentru a evita o situație iminentă de pierdere a unui zbor.

Cu gestionarea pe zone, aveți control asupra locului în care sunt stocate cheile de urgență. Puteți stabili dacă acestea vor fi distribuite pe fiecare etaj, stocate împreună la recepție sau păstrate în biroul de securitate.

Elementul cel mai important

În ceea ce privește seifurile, componentele electronice nu reprezintă partea cea mai importantă a acestora. Camera blindată este cea care determină calitatea, iar dacă nu este construită pentru a rezista în timp, atunci nu este construită corespunzător.

O cameră blindată de calitate pentru hoteluri este realizată cu o durabilitate extremă. Ușa camerei blindate va avea cel puțin 3–5 mm din oțel masiv și va fi finisată cu pereți laterali de 1–2 mm. Ușa va fi fixată cu două buloane, fiecare având un diametru de 19 mm, ceea ce reprezintă o echipare foarte robustă.

Este important să vă concentrați și pe tratamentul suprafeței. De exemplu, protecția împotriva coroziunii și acoperirea cu pulbere ecologică. Aceasta nu are nicio legătură cu estetica și totul cu funcționalitatea. Seifurile pentru hoteluri sunt utilizate de sute de ori în fiecare an. Sunt supuse unor lovituri puternice și curățate cu toate tipurile de substanțe chimice agresive. Ele trebuie să reziste.

Și apoi există problema greutății. De exemplu, modelul E2042YK cântărește între 8,5 și 10,5 kilograme. Această greutate este suficientă pentru a asigura faptul că seiful nu poate fi pur și simplu luat și dus. În același timp, este suficient de ușor pentru a nu crea dificultăți în timpul instalării.

Instalare și poziționare

Și apoi, ce se poate spune despre locația seifurilor? Aici intervine gestionarea pe zone. În funcție de tipul de cameră, locația seifului poate varia.

De exemplu, camerele standard pot avea seiful în interiorul dulapului. În afara vederii, dar totuși ușor de accesat. În suitele executive, seiful poate fi plasat însă într-un sertar sau integrat în mobilier pentru un aspect mai armonios. În apartamentele pentru ședere prelungită, este probabil să fie instalat un seif mai mare, chiar de tipul celor pentru podea, deoarece clienții tind să aibă mai multe obiecte personale.

Prin gestionarea pe zone, se pot selecta modele diferite pentru zone diferite. Seria E2042 oferă mai multe opțiuni de dimensiune: H200W420D370 este destinată laptopurilor de 14 inch, H200W450D370 este destinată laptopurilor de 15 inch, iar H200W465D370 este destinată laptopurilor de 17 inch. Alegeți dimensiunea corespunzătoare în funcție de tipul camerei.

Educați-vă echipa

Orice sistem, chiar și cel mai bun, devine inutil fără instruirea angajaților. Echipa dumneavoastră are nevoie de orientare, organizația dumneavoastră are nevoie de protocoale, iar educația angajaților dumneavoastră are nevoie de standardizare.

Gestionarea pe zone permite instruirea specifică pentru fiecare rol al angajaților. De exemplu, personalul de la recepție gestionează parola administratorului, personalul de curățenie controlează cheile de urgență, iar personalul de întreținere este instruit să înlocuiască bateriile și să rezolve problemele tehnice. Rolurile diferite necesită instruire diferită.

Safe-urile sunt digitale și instruirea devine și mai simplă. Safe-ul afișează, pas cu pas, instrucțiunile pentru utilizare, descărcând astfel personalul de necesitatea de a memora procedurile dintr-un manual de instruire.

Drumul clienților

Elementul cel mai important al acestui proces este clientul. Clienții nu consideră sistemele de management sau jurnalele de audit la fel de utile ca un safe în care pot stoca și accesa obiectele fără complicații.

Când un safe de hotel funcționează corect, acesta devine un safe bun. Clienții pot stabili coduri și pot folosi safe-ul fără a mai avea nevoie de alte considerente. Aceasta este rezultatul dorit.

Majoritatea timpului, seifurile funcționează corect, dar atunci când sistemele cedează, seifurile devin o problemă evidentă. Acesta este unul dintre domeniile în care sistemul de gestionare al clienților contează cel mai mult. Un client nemulțumit este acela care trebuie să aștepte 20 de minute până când un angajat își dă seama ce trebuie să facă, iar un client mulțumit este acela care trebuie să aștepte doar 2 minute pentru resetarea codului.

Când vine vorba de rezolvarea problemelor, managementul pe zone vine în ajutor. Prin intermediul managementului pe zone, angajații au o înțelegere mai bună a resurselor disponibile. Ca urmare, experiența clientului se îmbunătățește, iar afacerea își păstrează un aspect mai competent și mai organizat.

De ce este important acest lucru pentru hotelul dumneavoastră

Oaspeții nu rezervă un hotel din cauza seifurilor, dar nu se vor întoarce dacă experiența cu seiful hotelului este negativă.

Gândiți-vă la recenziile pe care le-ați văzut cu comentarii negative despre un hotel care trimite un angajat la seif și cum a afectat acest lucru hotelul dumneavoastră. Aveți idei excelente și ați văzut deja astfel de recenzii.

Recenziile negative de acest gen vor deveni pozitive datorită entuziasmului dumneavoastră față de acest serviciu și vor crește numărul recenziilor cu comentarii precum „personalul a fost minunat”, deoarece personalul reprezintă cea mai importantă componentă a unui hotel, iar toate hotelurile sunt în curs de vânzare.

Prin gestionarea pe zone, puteți gestiona proactiv problemele înainte ca acestea să devină situații critice.

O companie care înțelege esența lucrurilor

CEQSAFE și alți producători cunosc industria hotelieră. Ei înțeleg dificultățile acestei industrii și ce funcționează, respectiv ce nu funcționează.

Luați în considerare seifurile lor pentru hoteluri. Acestea sunt concepute special pentru industria hotelieră, nu sunt doar seifuri destinate uzului casnic, adaptate ulterior.

Acestea dispun de caracteristici specifice hotelurilor, cum ar fi modurile duble, parolele administratorului, jurnalele de audit, cheile de urgență etc.

Dispun de certificatele UL94, CE, FCC, RoHS și ISO1182, care nu sunt doar litere, ci reprezintă standardele la care se raportează.

Concluzia finală

Durerile de cap legate de seifurile pentru hoteluri pot fi eliminate printr-o abordare inteligentă. Gestionarea a sute de seifuri într-un mediu cu stres redus este posibilă.

Totul începe cu uneltele potrivite. Seifuri digitale pentru camerele de hotel concepute special pentru această sarcină, dotate cu caracteristicile necesare pentru o gestionare eficientă.

Apoi adăugați gestionarea pe zone. Control variat pentru zone diferite, acces variat pentru personal diferit și jurnale de audit variate pentru diferite segmente ale hotelului.

În final, instruiți personalul dumneavoastră. Asigurați-vă că toată lumea știe ce trebuie să facă și când trebuie să o facă.

Rezultatul este un sistem funcțional. Oaspeții sunt mulțumiți, deoarece bunurile lor sunt în siguranță și ușor de accesat. Personalul se bucură de posibilitatea de a rezolva ușor problemele. Iar managementul beneficiază de liniștea de a nu trebui să gestioneze un număr mare de plângeri.

Totul începe cu seifurile — aceasta este esența unei gestiuni eficiente a hotelului.