Ako zaviesť zónové správne riešenie trezorov v hotelových izbách pre hostí

Dovoľte mi povedať, čo hotelových manažerov v noci nezadržiava v posteli. Hluční hostia? Sťažnosti na kávu? Nie, ide o hotelové trezory. Jednou z najcennejších vecí, ktoré môže hosť mať pri sebe, je pas, a zoznam cenností, ktoré sa dajú uložiť do hotelového trezoru, je rozsiahly. Vzhľadom na mnohoraké problémy súvisiace s hotelovými trezormi pre hostí predstavujú tieto trezory dilemu pre manažéra hostí. Najviac sa však môžete spoľahnúť na to, že pri strate trezoru alebo jeho poruche sa určite stretnete s jedným nešťastným hosťom.

Poznám dostatok ľudí z hotelového priemyslu a ich príbehy. Je veľa hostí, vrátane tých, ktorí zabudli svoj kód, tých, ktorí zažili extrémne výpadky batérií, a tých, ktorí zažili poruchy trezorov bez zrejmého dôvodu. Pridajte k tomu utrápený personál recepcie, ktorý musí týchto hostí obsluhovať, keď stojac tam tvrdo poklepávajú nohami.

Moderné hotelové trezory sa stali čoraz sofistikovanejšími a s malým úsilím ich možno udržiavať pod kontrolou. Toto nazývame zónový manažment.

Čo vám zónový manažment umožňuje robiť

Čo znamená pojem zónový manažment? Predstavte si svoj hotel. Pravdepodobne máte viacero úrovní hosťov a rôzne typy izieb. Na nižších poschodiach môžete mať štandardné izby, zatiaľ čo na vyšších poschodiach môžu byť výkonné suity alebo apartmány pre dlhodobé pobytovanie. Každá z týchto zón môže vyžadovať iný prístup k bezpečnostnému manažmentu.

Pri zónovom manažmente môžete každú zónu spravovať nezávisle. Rôzne poschodia môžu mať odlišné konfigurácie. Rôzni zamestnanci s rôznymi úrovňami prístupu môžu mať rozdielne oprávnenia. V určitých hotelových zónach môžu byť aj rôzne auditné stopy. Ide o to, aby ste mali kontrolu – rozumne – založenú na prevádzkových potrebách vášho hotela.

Predchádzajší prístup spočíval v princípe „jedna veľkosť pre všetkých“. Všetok personál mal rovnaký prístup k hostiteľom. Každý zamestnanec mal rovnaký prístup. Bolo to jednoduché, ale veľmi základné. Nebolo možné poskytnúť žiadne špeciálne služby pre VIP poschodia. Nebolo možné obmedziť prístup pre personál zodpovedný za údržbu miestností na určitých poschodiach. Správa v podstate nič neurobila, pretože trezory len tak stáli a nič nerobili – a jediné, čo robili, bolo, že dúfali, že sa nič nepokazí.

Inovatívne trezory

Najvyspelejšie trezory sú umiestnené v hotelových izbách a ponúkajú širokú škálu funkcií. Nové technologické vylepšenia zahŕňajú digitálnu klávesnicu a podsvietený displej a môžu hotelu ponúknuť ďalšie funkcie.

Model E2042YK bol navrhnutý výlučne na použitie v hoteloch. Je ideálnej veľkosti pre šatník v hosťovskej izbe. Je dostatočne veľký na umiestnenie 17-palcového notebooku a zároveň poskytuje dostatok miesta pre množstvo ďalších predmetov, ktoré môže mať podnikový cestujúci. Zároveň sa hostia môžu cítiť v bezpečí, keď vedia, že trezor je dostatočne veľký na uloženie veľkého množstva ďalších hodnotných predmetov, napríklad peňaženiek a hodiniek.

Oceľová doska dverí môže byť hrubá až 5 mm. Dvere sú vyrobené z ocele Q235. Ak by sa niekto pokúsil trezor násilne otvoriť, neuspel by kvôli skrytým pántom a konštrukcii dverí, ktorá minimalizuje slabé miesta na maximum.

Zatiaľ sme ešte neprehovorili o elektronike, a práve tam sa deje kúzlo. Môžeme hovoriť o LED displeji, ktorý je skutočne čitateľný, o podsvietenom klávesnici, ktorá umožňuje hosťom vidieť, čo píšu v strede noci, o senzore dverí, ktorý zapne svetlo pri otvorení dverí, a o svetle, ktoré sa zapne pri otvorení dverí. Môžeme hovoriť o všetkých tých malých veciach, ktoré robia obrovský rozdiel, keď ste polospiaci a len chcete uložiť pas do trezoru.

Režimy pre rôzne typy hostí

Tu je nápad, ktorý si zaslúži zlatú hviezdičku. Moderné hotelové trezory teraz ponúkajú dva prevádzkové režimy: krátkodobý režim a dlhodobý režim. To je ideálne pre zónové spravovanie.

Zamyslite sa nad tým na chvíľu. Väčšina hotelových hostí pobudne iba veľmi krátko. Chcú niečo naozaj jednoduché. Prihlásia sa, nastavia si kód, použijú ho niekoľko nocí a potom ho zabudnú. To je režim krátkodobého používania. Každý nový hosť si nastaví nový kód. Všetko je úplne nové, bezpečné a nevzniká žiadna nejasnosť, kto ho naposledy použil.

Čo robíte pre hostí s predĺženým pobytom? Zabronujú si na mesiac alebo viac. V niektorých prípadoch môžete mať korporátne byty, kde rovnaká osoba pobudne týždne. Pre týchto hostí môže byť režim krátkodobého používania obzvlášť otravný. Nechcú každých niekoľko dní resetovať kód. Namiesto toho chcú kód nastaviť a potom ho zabudnúť.

Práve tu sa ukazuje užitočnosť režimu dlhodobého používania. Jeden kód, trvalý až do chvíle, kým ho hosť nerozhodne zmeniť. Hostia ocenia pohodlie a vy oceníte, že sa o to nemusíte starať.

Keď nastavíte zónové správovanie, môžete priradiť rôznym konfiguráciám rôzne úrovne. Napríklad poschodia dva až päť môžu mať režim krátkodobého pobytu na vyhovenie bežným turistom. Výkonné poschodie môže mať režim dlhodobého pobytu pre vašich firemných častých návštevníkov. Rozhodnete vy a systém urobí zvyšok.

Heslo administrátora

Poďme tiež prebrať, kto je v skutočnosti v kontrolnej pozícii – hotelový manažér, dozorca recepcie alebo ktokoľvek, kto spravuje trezory. Všetci potrebujú prístup, avšak nie rovnakým spôsobom ako hosťia.

Tu prichádza do hry heslo administrátora. Ide o druh hlavného kódu, ktorý by mohol otvoriť hlavnú trezorovú skrinku v akomkoľvek hotelovom trezore. Avšak nie je určené pre hostí, ale pre zamestnancov a len pre určité scenáre. Host môže zabudnúť svoj kód – žiadny problém. Zamestnanci môžu použiť heslo administrátora na otvorenie trezora. – ALE – Trezor sleduje a zaznamenáva každé jednotlivé použitie tohto administrátorského hesla. Ak teda niekto otvára hotelové trezory, ktoré nemá právo otvárať, vedenie sa o tom dozvie.

Pri zónovej správe môžu mať rôzne oblasti odlišné administrátorské heslá. Napríklad dozorca údržby na piatom poschodí môže mať kód, ktorý funguje iba na piatom poschodí. Technik údržby môže mať kód, ktorý funguje na všetkých poschodiach, avšak len v určitých časových intervaloch. Rozhodnutie je na vás.

Auditná stopa

Ak hovoríme o sledovaní, máme auditné stopy. Ide o jednu z tých funkcií, na ktoré si všimnete až vtedy, keď ju naozaj potrebujete použiť, a keď ju potrebujete použiť, potrebujete ju naozaj použiť.

Auditná stopa obsahuje informácie, ako napríklad každé heslo administrátora, ktoré bolo použité, každý neplatný kód zadaný do zámku a každý prístup k trezoru.

Čo ak potrebujete pristupovať k týmto informáciám? Na to potrebujete zariadenie CEU, ktoré pripojíte k trezoru a pomocou neho stiahnete auditnú stopu.

Toto sa môže zdať únavné, avšak môže ísť o najdôležitejšiu časť vášho prípadu. Napríklad ak hosť tvrdí, že mu zmizli hodnotné veci, pomocou auditnej stopy môžete zistiť, či k trezoru pristupoval niekto iný okrem tohto hosta. Dokonca môžete zistiť, či bolo použité heslo administrátora.

Toto tiež môže fungovať s riadením podľa zón, kde môžete nastaviť auditné monitory v rôznych časoch pre rôzne zóny. Napríklad môžete nastaviť auditné monitory tak, aby sa častejšie aktivovali na riaditeľskom poschodí. Dokonca môžete pre rôzne poschodia nastaviť aj rôzne časy ich fungovania.

Núdzový prístup

Dobrý plán nezaručuje, že všetko prebehne tak, ako sa očakáva. Batérie sa môžu vybíjať, elektronika môže zlyhať a hosťia môžu urobiť nepredstaviteľné veci. Preto potrebujete záložný plán.

Väčšina hotelových trezorov má núdzové zámky s kľúčmi, pričom tieto núdzové kľúče sú uložené v mimoriadne bezpečných miestach a používajú sa len v núdzových prípadoch.

Tieto kľúče sú vynikajúcou súčasťou systému, pretože sa dajú použiť v mnohých situáciách, keď systém zlyhal. Kľúčový systém nemá vybitú batériu, elektronické zámky nefungujú chybne a kľúče sa dajú použiť na predchádzanie situácii, keď hrozí, že hostia nestihnú let.

S plošným správou máte kontrolu nad tým, kde sa núdzové kľúče uchovávajú. Môžete určiť, či sa budú rozdávať na každé poschodie, či sa budú uchovávať spoločne na recepcii alebo či zostanú v bezpečnostnej miestnosti.

Najdôležitejší prvok

Keď ide o trezory, elektronika nie je najdôležitejšou súčasťou skrinky. Kvalitu určuje trezor a ak nie je vyrobený na dlhú životnosť, potom nie je dobre vyrobený.

Kvalitný hotelový trezor je vyrobený s vysokou odolnosťou. Dvere trezora majú hrúbku aspoň 3–5 mm z pevného ocele a steny tela majú hrúbku 1–2 mm. Dvere sú uzamknuté dvoma zámkovými kolíkmi s priemerom 19 mm, čo predstavuje veľmi pevné vybavenie.

Je dôležité venovať pozornosť aj povrchovej úprave. Napríklad ochrane proti korózii a ekologicky šetrnému práškovému náteru. Toto nemá nič spoločné s estetikou, ale všetko so zabezpečením funkčnosti. Hotelové trezory sa používajú stokrát každý rok. Sú podrobované nárazom a náhodným nárazom, a čistia sa rôznymi agresívnymi chemikáliami. Musia byť odolné.

A potom je tu otázka hmotnosti. Napríklad model E2042YK má hmotnosť medzi 8,5 a 10,5 kg. Táto hmotnosť je dostatočne veľká na to, aby sa trezor nedal jednoducho odniesť. Zároveň je však dostatočne malá, aby nevyvolávala problémy počas inštalácie.

Inštalácia a umiestnenie

A ako je to s umiestnením trezorov? Tu prichádza do hry zónové riadenie. V závislosti od typu izby sa môže meniť aj poloha trezora.

Napríklad štandardné izby môžu mať trezor umiestnený vo vnútri šatníka. Mimo dohľadu, ale stále ľahko prístupný. V exekutívných suitách sa však trezor môže nachádzať vo vnútri zásuvky alebo byť zabudovaný do nábytku, aby vyzeral integrovanejšie. V apartmánoch pre pobyt na dlhší čas sa pravdepodobne použije väčší, dokonca podlahový trezor, pretože hostia zvyčajne majú viac vecí.

Prostredníctvom zónovej správy je možné pre rôzne zóny vybrať rôzne modely. Séria E2042 ponúka viacero veľkostných možností. Rozmery H200W420D370 sú určené pre notebooky s veľkosťou displeja 14 palcov, H200W450D370 pre notebooky s veľkosťou displeja 15 palcov a H200W465D370 pre notebooky s veľkosťou displeja 17 palcov. Vyberte vhodnú veľkosť na základe typu izby.

Vzdelajte svoj tím

Akýkoľvek systém, aj ten najlepší, sa stáva bezcenným bez školenia zamestnancov. Váš tím potrebuje pokyny, vaša organizácia potrebuje protokoly a vzdelávanie vašich zamestnancov potrebuje štandardizáciu.

Zónové správy umožňujú špecifické školenie zamerané na jednotlivé pracovné úlohy zamestnancov. Napríklad personál na recepcii spravuje administrátorské heslo, údržbári ovládajú núdzové kľúče a technický personál je školený výmene batérií a odstraňovaní porúch. Rôzne úlohy vyžadujú rôzne školenia.

Trezníky sú digitálne a školenie sa tak stáva ešte jednoduchším. Trezník zobrazuje postupné kroky školenia pre jeho používanie, čím sa zamestnanci zbavujú nutnosti zapamätávať si postupy z príručky na školenie.

Cesta zákazníka

Najdôležitejším prvkom tohto procesu je hosť. Zákazníci nepovažujú systémy riadenia ani auditné stopy za tak užitočné ako trezník, v ktorom môžu bez problémov ukladať a pristupovať k svojim veciam.

Keď je hotelový trezník v správnom stave, stáva sa dobrým trezníkom. Hosť môže nastaviť kód a používať trezník bez ďalších úvah. To je požadovaný výsledok.

Väčšinu času bezpečnostné schránky fungujú dobre, avšak keď sa systémy pokazia, bezpečnostné schránky sa stanú zrejmým problémom. To je jedno z miest, kde sa najviac prejavuje dôležitosť zákazníckeho systému. Nepokojný zákazník je ten, kto musí čakať 20 minút, kým zamestnanec zistí, čo má robiť, zatiaľ čo spokojný zákazník je ten, kto musí čakať len 2 minúty na obnovenie kódu.

Keď ide o riešenie problémov, na pomoc prichádza zónové riadenie. Vďaka zónovému riadeniu majú zamestnanci lepšie pochopenie zdrojov, ktoré majú k dispozícii. V dôsledku toho zákazník získa lepšie zážitky a podnik si udrží kompetentnejší a organizovanejší dojem.

Prečo je to dôležité pre váš hotel

Hostia si hotel nezabronujú kvôli bezpečnostným schránkam, avšak do hotelu sa nevrátia kvôli zlým skúsenostiam s bezpečnostnou schránkou.

Premyslite si recenzie, ktoré ste videli so zápornými pripomienkami týkajúcimi sa toho, že hotel poslal zamestnanca k bezpečnostnej schránke, a ako to ovplyvnilo váš hotel. Máte vynikajúce nápady a takéto recenzie ste už videli.

Negatívne recenzie, ako je táto, sa vďaka vášmu nadšeniu pre túto službu stanú pozitívnymi a zvýšia počet recenzií s komentármi, ako napríklad „personál bol úžasný“, pretože personál je najdôležitejšou súčasťou hotelu a všetky hotely predávajú.

Vďaka zónovému manažmentu môžete aktívne riešiť problémy ešte predtým, než sa stanú vážnejšími.

Spoločnosť, ktorá to chápe

CEQSAFE a iní výrobcovia rozumejú hotelovému priemyslu. Chápia náročnosť tohto odvetvia a to, čo funguje, a čo nie.

Zvážte ich hotelové trezory. Sú navrhnuté špeciálne pre hotelový priemysel a nie sú len domáce trezory, ktoré boli upravené.

Majú hotelové špecifické funkcie, ako napríklad dvojrežimový prevádzkový režim, heslá administrátora, auditné stopy, núdzové kľúče atď.

Majú certifikáty UL94, CE, FCC, RoHS a ISO1182, ktoré nie sú len písmenami, ale predstavujú štandard, ktorým sú označené.

Záver

Bolesti hlavy spojené s hotelovými trezormi sa dajú odstrániť inteligentným prístupom. Spravovať stovky trezorov v prostredí s nízkym stresom je možné.

Začína to správnymi nástrojmi. Digitálne trezory pre hotelové izby, ktoré sú špeciálne navrhnuté na tento účel. So všetkými požadovanými funkciami na ich efektívne spravovanie.

Potom pridáte zónové spravovanie. Rôznorodé ovládanie pre rôzne zóny. Rôznorodý prístup pre rôzne kategórie personálu. Rôznorodé auditné stopy pre jednotlivé segmenty hotela.

Nakoniec vzdeláte svoj personál. Uistite sa, že každý vie, čo má robiť, a kedy je na to vhodný čas.

Výsledkom je funkčný systém. Hosťia sú spokojní, pretože ich veci sú v bezpečí a ľahko prístupné. Personál má radosť z jednoduchého riešenia problémov. A manažment si užíva pokoj, pretože nemusí riešiť veľké množstvo sťažností.

Začína to trezormi – to je efektívne hotelové manažment.