Jak zavést zónové řízení trezorů v hotelových pokojích

Dovolte mi říct, co hotelovým manažerům v noci nespaluje. Hluční hosté? Stížnosti na kávu? Ne, jsou to hotelové trezory. Jednou z nejcennějších věcí, kterou může host mít u sebe, je cestovní pas, a seznam hodnotných předmětů, které lze uložit do hotelového trezoru, je rozsáhlý. S ohledem na mnohastranné problémy spojené s hotelovými trezory pro hosty představují tyto trezory dilema pro manažera hostů. Víc než cokoli jiného – při ztrátě trezoru nebo jeho poruše si můžete být jisti jedním nešťastným hostem.

Znám dost hotelových zaměstnanců a jejich příběhů. Je mnoho hostů, včetně těch, kteří zapomněli svůj kód, těch, kteří zažili extrémní vybití baterie, a těch, kteří zažili poruchu trezoru bez zjevného důvodu. Přidejte k tomu utrápený personál recepce, který musí tyto hosty obsluhovat, zatímco stojí před ním a neúprosně dupou nohou.

Moderní hotelové trezory se staly čím dál sofistikovanějšími a s malým úsilím je lze udržet pod kontrolou. Tento přístup nazýváme zónové řízení.

Co vám zónové řízení umožňuje

Co termín zónové řízení znamená? Zamyslete se nad svým hotelem. Pravděpodobně máte několik úrovní hostů a různé typy pokojů. Na nižších patrech můžete mít standardní pokoje, zatímco na vyšších patrech můžete nabízet exekutivní suite nebo bytové jednotky pro dlouhodobé ubytování. Každá z těchto zón může vyžadovat odlišný přístup k zajištění bezpečnosti.

Při zónovém řízení můžete každou zónu spravovat nezávisle. Různá patra mohou mít odlišné konfigurace. Různí zaměstnanci s různými úrovněmi přístupu mohou mít odlišná oprávnění. V určitých zónách hotelu můžete vést odlišné auditní stopy. Jde o to poskytnout vám řízení – rozumné a přizpůsobené provozním potřebám vašeho hotelu.

Předchozí přístup spočíval v jednotném řešení pro všechny. Všichni zaměstnanci měli stejný přístup k hostům. Každý zaměstnanec měl stejný přístup. Bylo to jednoduché, ale velmi základní. Pro vaše VIP patra jste nemohli nic zvláštního udělat. Nemohli jste omezit přístup personálu pro úklid na určitých patrech. Správa v podstatě nedělala nic, protože trezory prostě jen stály a nedělaly nic – a jen doufala, že se nic nepokazí.

Inovativní trezory

Nejmodernější trezory jsou umístěny v hotelových pokojích a nabízejí širokou škálu funkcí. Nové technologické vylepšení zahrnují digitální klávesnici a podsvícenou obrazovku a mohou hotelu nabídnout další funkce.

Model E2042YK byl navržen výhradně pro hotelové použití. Je ideální velikosti pro šatník v hostinském pokoji. Je dostatečně velký na uložení notebooku s diagonálou 17 palců a zároveň nabízí dostatek místa i pro další předměty, které si obchodní cestující může vzít s sebou. Zároveň si hosté mohou cestovat s klidem, neboť trezor je dostatečně velký na uložení velkého množství dalších cenin, jako jsou peněženky a hodinky.

Ocelová deska dveří může mít tloušťku až 5 mm. Dveře jsou vyrobeny z oceli Q235. Pokud by někdo zkusil trezor násilně otevřít, neuspěl by díky skrytým pantům a konstrukci dveří, která minimalizuje slabá místa na maximum.

Nyní jsme ještě nemluvili o elektronice, a právě zde se odehrává kouzlo. Můžeme mluvit o LED displeji, který je skutečně čitelný, o klávesnici s podsvícením, která umožňuje hostům vidět, co píší, i uprostřed noci, o senzoru dveří, který rozsvítí světlo při otevření dveří, a o světle, které se zapne při otevření dveří. Můžeme mluvit o všech těch malých věcech, které mají obrovský význam, když jste napůl usnutí a jen chcete uložit pas do trezoru.

Režimy pro různé typy hostů

Toto je nápad, který si zaslouží zlatou hvězdičku. Moderní hotelové trezory nyní disponují dvěma provozními režimy: krátkodobým režimem a dlouhodobým režimem. To je ideální pro zónové řízení.

Zamyslete se nad tím na chvíli. Většina hotelových hostů pobytuje jen velmi krátce. Chtějí něco opravdu jednoduchého. Přihlásí se, nastaví kód, použijí ho po dobu několika nocí a pak se o něj úplně zapomenou. To je režim krátkodobého použití. Každý nový host nastaví nový kód. Vše je zcela nové, bezpečné a není žádná nejasnost, kdo jej naposledy použil.

Co děláte pro hosty s prodlouženým pobytem? Rezervují si ubytování na měsíc nebo déle. V některých případech se může jednat o firemní byty, kde stejná osoba pobývá po celé týdny. Pro tyto hosty může být režim krátkodobého použití zvláště obtěžující. Nepotřebují kód každých několik dní znovu nastavovat. Místo toho chtějí kód jednou nastavit a poté se o něj starat už nemuset.

Právě zde se ukazuje užitečnost režimu dlouhodobého použití. Jeden kód, trvalý až do chvíle, kdy se host rozhodne jej změnit. Hosté ocení pohodlí a vy oceníte, že se o něj nemusíte starat.

Při nastavení zónového řízení můžete různým konfiguracím přiřadit různé úrovně. Například patra dvě až pět mohou být nastavena do režimu krátkodobého pobytu, aby vyhovovala běžným turistům. Výkonné patro může být nastaveno do režimu dlouhodobého pobytu pro vaše firemní hosty, kteří navštěvují hotel často. Rozhodnete vy a systém provede zbytek.

Heslo správce

Proberme také, kdo má skutečně kontrolu – manažer hotelu, vedoucí recepce nebo kdokoli, kdo spravuje trezory. Všichni potřebují přístup, ale ne stejným způsobem jako hosté.

Zde přichází na řadu heslo správce. Jedná se o typ hlavního kódu, který by mohl otevřít hlavní trezor jakéhokoli hotelového trezoru. Toto heslo však není určeno pro hosty, ale pro zaměstnance a používá se pouze v určitých situacích. Host může zapomenout svůj kód – žádný problém. Zaměstnanci mohou k otevření trezoru použít heslo správce. – ALE – Trezor zaznamenává a ukládá každé jednotlivé použití tohoto hesla správce. Pokud tedy někdo otevírá hotelové trezory, ke kterým nemá oprávnění, vedení o tom bude vědět.

Při zónovém řízení může mít každá oblast jiné heslo správce. Například vedoucí úklidového personálu na pátém patře může mít kód, který funguje pouze na pátém patře. Technik údržby může mít kód, který je platný pro všechna patra, avšak pouze v určitých časových intervalech. Rozhodnutí je na vás.

Auditní stopa

Pokud mluvíme o sledování, máme auditní stopy. Jedná se o jednu z těch funkcí, na kterou si člověk nevšimne, dokud ji opravdu nepotřebuje, a když ji potřebuje, tak ji opravdu potřebuje.

Auditní stopa obsahuje informace, jako je každé heslo správce, každý neplatný kód zadaný do trezoru a každý případ přístupu k trezoru.

Co dělat, pokud potřebujete přístup k těmto informacím? Musíte použít zařízení CEU, které zapojíte do trezoru a pomocí něj stáhnete auditní stopu.

Tato procedura se může zdát únavná, ale může být nejdůležitější částí vašeho případu. Například pokud host tvrdí, že mu zmizely cennosti, můžete pomocí auditní stopy zjistit, zda k trezoru přistoupil někdo jiný než daný host. Dokonce můžete zjistit, zda bylo použito heslo správce.

Toto lze také kombinovat se zónovým řízením, kdy můžete nastavit auditní monitory v různých časech pro různé zóny. Například můžete nastavit auditní monitory tak, aby fungovaly častěji na výkonného ředitelství. Můžete dokonce nastavit různé patra tak, aby fungovala v různých časech.

Nouzový přístup

Dobrý plán nezaručuje, že vše proběhne podle očekávání. Baterie mohou vybít, elektronika může selhat a hosté mohou udělat nepředstavitelné věci. Proto potřebujete záložní plán.

Většina hotelových trezorů je vybavena nouzovými zámky s klíči, které jsou uloženy ve velmi bezpečných místech a používají se v nouzových situacích.

Tyto klíče jsou vynikající součástí systému, protože lze použít v mnoha scénářích, kdy došlo k selhání systému. Klíčový systém nemá vybitou baterii, elektronické zámky neselhaly a klíče lze použít k předejití situace, kdy hrozí propásnutí letu.

Díky zónovému řízení máte kontrolu nad tím, kde jsou uloženy nouzové klíče. Můžete rozhodnout, zda budou rozdány na každé patro, uloženy společně u recepce nebo uschovány v bezpečnostním oddělení.

Nejdůležitější prvek

Pokud jde o trezory, elektronika není nejdůležitější částí skříně. Kvalitu určuje trezorová komora a pokud není vyrobena tak, aby vydržela dlouhou dobu, není správně zkonstruována.

Kvalitní hotelový trezor je vyroben s extrémní odolností. Dveře trezoru mají tloušťku alespoň 3–5 mm z pevné oceli a stěny skříně jsou tlusté 1–2 mm. Dveře jsou uzamčeny dvěma závěry, každý o průměru 19 mm – což je opravdu výkonné zařízení.

Je také důležité zaměřit se i na povrchovou úpravu. Například ochranu proti korozi a ekologicky šetrný práškový nátěr. Toto nemá nic společného s estetikou, ale všechno s funkčností. Hotelové trezory se používají stokrát ročně. Jsou do nich naráženy, předhazovány a čistěny různými agresivními chemikáliemi. Musí vydržet.

A potom je tu otázka hmotnosti. Například model E2042YK váží mezi 8,5 a 10,5 kilogramu. Tato hmotnost je dostatečná k tomu, aby se trezor nedal jednoduše odnést. Zároveň je však dostatečně lehký, aby nezpůsobil potíže při instalaci.

Instalace a umístění

A jak je to s umístěním trezorů? Zde přichází do hry zónové řízení. V závislosti na typu pokoje se může umístění trezoru lišit.

Například standardní pokoje mohou mít trezor umístěný uvnitř skříně. Mimo dohled, ale přesto snadno přístupný. V exekutivních suite však může být trezor umístěn uvnitř zásuvky nebo integrován do nábytku, aby vypadal estetičtěji a harmoničtěji. V apartmánech pro delší pobyt je pravděpodobně umístěn větší trezor, dokonce podlahový model, protože hosté mají obvykle více zavazadel.

Prostřednictvím zónového řízení lze pro různé zóny vybrat různé modely. Řada E2042 nabízí několik rozměrových variant: H200W420D370 je určena pro notebooky o velikosti 14 palců, H200W450D370 pro notebooky o velikosti 15 palců a H200W465D370 pro notebooky o velikosti 17 palců. Vyberte vhodnou velikost podle typu pokoje.

Školení vašeho týmu

Jakýkoli systém, i ten nejlepší, se stane bezcenným, pokud nejsou zaměstnanci řádně školeni. Váš tým potřebuje pokyny, vaše organizace potřebuje standardizované postupy a školení zaměstnanců vyžaduje jednotný přístup.

Zónové řízení umožňuje specifické školení zaměřené na jednotlivé pracovní pozice zaměstnanců. Například personál recepce spravuje administrátorské heslo, pokojníci ovládají nouzové klíče a zaměstnanci údržby jsou školeni výměně baterií a odstraňování poruch. Různé role vyžadují různé školení.

Sejfy jsou digitální a školení se tak stává ještě jednodušším. Sejf zobrazuje krok za krokem návod k použití, čímž uvolňuje zaměstnance od nutnosti zapamatovávat si postupy z školicí příručky.

Cestování zákazníka

Nejdůležitějším prvkem tohoto procesu je host. Zákazníci nepovažují systémy řízení ani auditní stopy za tak užitečné jako sejf, ve kterém mohou bez obtíží ukládat a přistupovat k věcem.

Pokud hotelový sejf funguje správně, stává se spolehlivým sejfem. Hosté si mohou nastavit kódy a sejf používat bez dalšího přemýšlení. To je požadovaný výsledek.

Většinou bezpečnostní trezory fungují dobře, avšak v případě poruchy systémů se trezory stávají zřetelným problémem. Právě zde je zásadní důležitost zákaznického systému. Nepotěšeným zákazníkem je ten, kdo musí čekat 20 minut, než zaměstnanec zjistí, co má dělat, zatímco potěšeným zákazníkem je ten, kdo čeká pouze 2 minuty na obnovení kódu.

Pokud jde o řešení problémů, zachrání nás zónové řízení. Díky zónovému řízení mají zaměstnanci lepší přehled o dostupných zdrojích. V důsledku toho získává zákazník lepší zážitek a podnik si udržuje kompetentní a organizovaný dojem.

Proč je to pro váš hotel důležité

Hosté si hotel nezabookují kvůli trezorům, ale kvůli špatné zkušenosti s hotelovým trezorem se nevrátí.

Zamyslete se nad recenzemi, které jste viděli se zápornými poznámkami o tom, jak hotel poslal zaměstnance k trezoru, a jak to ovlivnilo váš hotel. Máte skvělé nápady a takové recenze jste již viděli.

Negativní recenze, jako je tato, se díky vašemu nadšení pro tuto službu změní na pozitivní a zvýší počet recenzí s komentáři jako ‚personál byl skvělý‘, protože personál je nejdůležitější součástí hotelu a všechny hotely prodávají.

Díky zónovému řízení můžete problémy řešit preventivně, ještě než se stanou.

Společnost, která to chápe

CEQSAFE a další výrobci znají hotelový průmysl. Chápou náročnost tohoto odvětví a vědí, co funguje a co ne.

Zvažte jejich hotelové trezory. Jsou navrženy speciálně pro hotelový průmysl, nikoli jen domácí trezory upravené pro hotelové použití.

Mají hotelově specifické funkce, jako jsou například dvourežimové provozní módy, hesla administrátora, auditní stopy, nouzové klíče atd.

Mají certifikáty UL94, CE, FCC, RoHS a ISO1182, které nejsou jen písmeny, nýbrž představují standardy, jimiž jsou označeny.

Závěr

Vaše starosti s hotelovými trezory lze eliminovat chytrým přístupem. Správa stovek trezorů v prostředí s nízkou úrovní stresu je možná.

Začíná to správnými nástroji. Digitální trezory pro hotelové pokoje, které jsou navrženy speciálně pro tento účel. S požadovanými funkcemi pro jejich efektivní správu.

Poté přidáte zónovou správu. Různé ovládací možnosti pro různé zóny. Různá oprávnění pro různé zaměstnance. Různé auditní stopy pro jednotlivé segmenty hotelu.

Nakonec školíte svůj personál. Ujistěte se, že každý ví, co má dělat a kdy to má udělat.

Výsledkem je funkční systém. Hosté jsou spokojení, protože jejich věci jsou v bezpečí a snadno přístupné. Zaměstnanci mají potěšení z jednoduchého řešení problémů. A manažment si užívá klid, protože nemusí řešit velký počet stížností.

Začíná to trezory – to je efektivní hotelová správa.