Come realizzare la gestione per zone delle cassette di sicurezza nelle camere degli hotel

Lasci che le spieghi cosa non tiene svegli i direttori d’albergo durante la notte. Ospiti rumorosi? Lamentele sul caffè? No, sono le cassette di sicurezza degli alberghi. Uno degli oggetti più preziosi che un ospite possa possedere è il passaporto, e l’elenco dei beni di valore che potrebbero essere custoditi nella cassetta di sicurezza di un albergo è molto ampio. Considerando i molteplici problemi legati alle cassette di sicurezza per gli ospiti, queste rappresentano un vero dilemma per il responsabile della gestione clienti. Più di ogni altra cosa, in caso di smarrimento o malfunzionamento della cassetta, può star certo di avere un ospite insoddisfatto.

Conosco molti addetti agli alberghi e le loro storie. Ci sono numerosi ospiti — tra cui quelli che hanno dimenticato il proprio codice, quelli che hanno subito gravi guasti alle batterie e quelli che hanno riscontrato malfunzionamenti della cassetta senza una causa evidente. A ciò si aggiunge il disagio del personale della reception, costretto a gestire questi ospiti mentre li vede lì in piedi, impazienti, che battono ritmicamente il piede per terra.

Le moderne casseforti per hotel sono diventate sempre più sofisticate e, con un piccolo sforzo, possono essere mantenute sotto controllo. Questo è ciò che definiamo gestione per zone.

Cosa consente la gestione per zone

A cosa si riferisce il termine "gestione per zone"? Consideri il suo hotel. Probabilmente dispone di diversi livelli di ospiti e di diversi tipi di camere. Potrebbe avere camere standard ai piani inferiori, mentre ai piani superiori potrebbero trovarsi suite executive o appartamenti per soggiorni prolungati. Ciascuna di queste zone potrebbe richiedere un approccio gestionale diverso in termini di sicurezza.

Con la gestione per zone è possibile gestire ogni zona in modo indipendente. I diversi piani possono avere configurazioni differenti. Il personale, in base ai diversi ruoli di accesso, può disporre di permessi differenziati. In determinate zone dell’hotel è possibile predisporre tracce di audit distinte. Si tratta di offrirle un controllo ragionevole, adeguato alle specifiche esigenze operative del suo hotel.

L'approccio precedente prevedeva una soluzione unica per tutti: tutti i dipendenti avevano lo stesso livello di accesso agli host. Ogni membro del personale aveva gli stessi permessi di accesso. Era semplice, ma estremamente basilare. Non era possibile applicare alcuna personalizzazione per i piani riservati ai clienti VIP, né limitare l’accesso al personale delle pulizie su determinati piani. La direzione, di fatto, non interveniva: le cassette di sicurezza rimanevano semplicemente inattive e ci si limitava a sperare che non accadesse nulla di anomalo.

Cassette di sicurezza innovative

Le cassette di sicurezza più avanzate sono installate nelle camere d’albergo e offrono una vasta gamma di funzionalità. I nuovi aggiornamenti tecnologici includono una tastiera digitale e uno schermo retroilluminato, consentendo all’hotel di disporre di ulteriori servizi.

Il modello E2042YK è stato progettato esclusivamente per l’uso in hotel. È della dimensione perfetta per un armadio in una camera per ospiti. È sufficientemente capiente da contenere un laptop da 17 pollici, lasciando comunque spazio per molti altri oggetti che un viaggiatore d’affari potrebbe avere. Allo stesso tempo, gli ospiti possono viaggiare con tranquillità sapendo che la cassaforte è abbastanza grande da contenere un numero elevato di ulteriori oggetti di valore, come portafogli e orologi.

Lo spessore dell’acciaio presente nella porta può raggiungere i 5 mm. La porta è realizzata in acciaio Q235. In caso di tentativo di apertura forzata della cassaforte, il tentativo risulterebbe vano grazie alle cerniere nascoste e a un design della porta che riduce al minimo i punti deboli.

Ora, non abbiamo ancora parlato dell'elettronica, ed è proprio qui che avviene la magia. Potremmo parlare di un display LED effettivamente leggibile, di una tastiera retroilluminata che consente agli ospiti di vedere ciò che stanno digitando nel cuore della notte, di un sensore per la porta che accende la luce all'apertura della porta e di una luce che si accende all'apertura della porta. Potremmo parlare di tutti quei piccoli dettagli che fanno la differenza quando si è mezzo addormentati e si vuole semplicemente riporre il passaporto nella cassaforte.

Modalità per diversi tipi di ospiti

Ecco un'idea degna di una stella d'oro. Le moderne casseforti per hotel dispongono ora di due modalità operative: modalità a breve termine e modalità a lungo termine. Questa caratteristica è ideale per una gestione zonale.

Consideri questo per un momento. La maggior parte degli ospiti degli hotel soggiorna per un periodo molto breve. Desiderano qualcosa di davvero semplice. Effettuano il check-in, impostano un codice, lo utilizzano per un paio di notti e poi se ne dimenticano. Questa è la modalità a breve termine. Ogni nuovo ospite imposta un codice nuovo. È tutto estremamente recente, sicuro e non sorgono dubbi su chi l’abbia utilizzato per ultimo.

Cosa fare invece per gli ospiti con soggiorni prolungati? Prenotano per un mese o più. In alcuni casi, potreste avere appartamenti aziendali in cui lo stesso individuo soggiorna per settimane. Per questi ospiti, la modalità a breve termine può risultare particolarmente fastidiosa. Non vogliono dover reimpostare il codice ogni pochi giorni. Preferiscono invece poterlo impostare una volta sola e dimenticarsene.

È qui che la modalità a lungo termine risulta utile. Un unico codice, valido in modo permanente fino a quando l’ospite non deciderà di modificarlo. Gli ospiti apprezzano la comodità, e anche voi apprezzate il fatto di non dovervi occupare nuovamente della questione.

Quando si configura la gestione per zone, è possibile assegnare livelli diversi a diverse configurazioni. Ad esempio, i piani dal secondo al quinto potrebbero essere impostati in modalità a breve termine per soddisfare i turisti abituali. Il piano executive potrebbe invece essere impostato in modalità a lungo termine per i clienti aziendali frequenti. Spetta a voi decidere e il sistema si occupa del resto.

Password dell'amministratore

Discutiamo anche di chi detiene effettivamente il controllo: il direttore dell’hotel, il supervisore della reception o chiunque gestisca le cassette di sicurezza. Tutti hanno bisogno di accesso, ma non nello stesso modo in cui lo hanno gli ospiti.

Ecco dove entra in gioco la password dell'amministratore. Si tratta di un tipo di codice master che potrebbe aprire la cassaforte principale di qualsiasi cassaforte per hotel. Tuttavia, non è destinata agli ospiti, bensì al personale e solo in determinate situazioni. Un ospite potrebbe dimenticare il proprio codice: nessun problema. Il personale può utilizzare la password dell'amministratore per aprire la cassaforte. — MA — La cassaforte tiene traccia di ogni singolo utilizzo di tale password amministrativa e ne registra l’uso. Pertanto, se qualcuno apre cassaforti dell’hotel senza averne l’autorizzazione, la direzione ne verrà a conoscenza.

Con la gestione per zone, aree diverse possono avere password amministrative differenti. Un supervisore delle pulizie del quinto piano potrebbe disporre di un codice che funziona esclusivamente per il quinto piano. Un tecnico addetto alla manutenzione potrebbe invece disporre di un codice valido per tutti i piani, ma solo in determinati orari. Spetta a voi decidere.

Registro degli accessi

Parlando di tracciamento, disponiamo di registri di audit. Si tratta di una di quelle funzionalità a cui non si presta attenzione finché non è davvero necessario utilizzarla, e quando è necessario utilizzarla, lo è davvero.

Il registro di audit include informazioni quali ogni password amministratore utilizzata, ogni tentativo di inserimento di un codice non valido e ogni accesso effettuato al cofano blindato.

Cosa succede se è necessario accedere a tali informazioni? È necessario utilizzare un dispositivo CEU da collegare al cofano blindato per scaricare il registro di audit.

Questo potrebbe sembrare noioso, ma potrebbe essere la parte più importante del vostro caso. Ad esempio, se un ospite sostiene che i suoi oggetti di valore sono scomparsi, è possibile utilizzare il registro di audit per verificare se qualcuno, oltre all’ospite, ha avuto accesso al cofano blindato. Potreste persino riuscire a stabilire se è stata utilizzata la password amministratore.

Questo sistema può inoltre funzionare con una gestione per zone, consentendo di impostare i monitor di audit in momenti diversi per zone diverse. Ad esempio, è possibile impostare i monitor di audit affinché operino con maggiore frequenza al piano riservato agli executive. È addirittura possibile impostare piani diversi per orari differenti su piani distinti.

Accesso d'Emergenza

Un buon piano non garantisce che tutto proceda come previsto. Le batterie possono scaricarsi, gli apparecchi elettronici possono guastarsi e gli ospiti possono compiere azioni impensabili. È per questo motivo che è necessario disporre di un piano di riserva.

La maggior parte delle cassette di sicurezza per hotel è dotata di serrature a chiave di emergenza, le cui chiavi di emergenza sono conservate in luoghi estremamente sicuri e vengono utilizzate esclusivamente in caso di emergenza.

Queste chiavi rappresentano un eccellente elemento del sistema, poiché possono essere utilizzate in numerosi scenari in cui il sistema ha subito un guasto. Il sistema a chiave non presenta il problema di una batteria scarica, le serrature elettroniche non si sono guastate e tali chiavi possono essere impiegate per evitare una situazione critica, ad esempio la perdita imminente di un volo.

Con la gestione per zone, hai il controllo su dove vengono conservate le chiavi di emergenza. Puoi decidere se distribuirle a ogni piano, conservarle insieme alla reception o tenerle nell'ufficio della sicurezza.

L'elemento più importante

Per quanto riguarda le cassette di sicurezza, l'elettronica non è la parte più importante del contenitore. È la cassaforte a determinare la qualità e, se non è costruita per durare, non è stata costruita bene.

Una cassaforte di qualità per hotel è realizzata con estrema resistenza. La porta della cassaforte avrà uno spessore di almeno 3-5 mm di acciaio massiccio e sarà completata da pareti laterali dello spessore di 1-2 mm. La porta sarà fissata mediante 2 bulloni, ciascuno con un diametro di 19 mm, un hardware davvero robusto.

È importante concentrarsi anche sul trattamento superficiale. Ad esempio, la protezione anticorrosione e la verniciatura a polvere ecologica. Questo non ha nulla a che fare con l’estetica, ma tutto con la funzionalità. Le casseforti per hotel vengono utilizzate centinaia di volte ogni anno. Subiscono urti e colpi, e vengono pulite con svariati prodotti chimici aggressivi. Devono quindi essere in grado di resistere.

E poi c’è la questione del peso. Ad esempio, l’E2042YK pesa tra 8,5 e 10,5 chilogrammi. Un peso sufficiente a garantire che la cassaforte non possa essere semplicemente portata via, ma al tempo stesso abbastanza leggero da non creare difficoltà durante l’installazione.

Installazione e posizionamento

E poi, qual è la collocazione delle casseforti? Qui entra in gioco la gestione per zone. A seconda del tipo di stanza, la posizione della cassaforte può variare.

Ad esempio, nelle camere standard la cassaforte potrebbe essere posizionata all'interno dell'armadio: fuori dalla vista, ma comunque facilmente accessibile. Nelle suite executive, invece, la cassaforte potrebbe essere collocata all'interno di un cassetto o integrata nell'arredamento per un aspetto più armonioso. Negli appartamenti per soggiorni prolungati, è probabile che venga installata una cassaforte di dimensioni maggiori, persino modello a pavimento, poiché gli ospiti tendono ad avere un numero maggiore di effetti personali.

Grazie alla gestione per zone, è possibile selezionare modelli diversi per zone differenti. La serie E2042 offre diverse opzioni di dimensioni: H200W420D370 è adatta ai laptop da 14 pollici, H200W450D370 ai laptop da 15 pollici e H200W465D370 ai laptop da 17 pollici. Scegliere le dimensioni appropriate in base al tipo di camera.

Formare il proprio team

Qualsiasi sistema, anche il migliore, diventa inutile senza una formazione adeguata del personale. Il vostro team ha bisogno di indicazioni chiare, la vostra organizzazione necessita di protocolli definiti e la formazione dei dipendenti richiede standardizzazione.

La gestione per zone consente una formazione specifica mirata ai singoli ruoli del personale. Ad esempio, il personale della reception gestisce la password dell'amministratore, le cameriere controllano le chiavi di emergenza e il personale tecnico è formato sulla sostituzione delle batterie e sulla risoluzione dei problemi. Ruoli diversi richiedono formazioni diverse.

Le cassette di sicurezza sono digitali e la formazione diventa ancora più semplice. La cassetta di sicurezza visualizza passo dopo passo le istruzioni per l’uso, sollevando il personale dall’onere di memorizzare le procedure contenute nel manuale di formazione.

Il percorso del cliente

L'elemento più importante di questo processo è l'ospite. I clienti non ritengono sistemi di gestione o tracce di audit altrettanto utili quanto una cassetta di sicurezza in cui possano depositare e recuperare gli oggetti senza inconvenienti.

Quando una cassetta di sicurezza per hotel funziona correttamente, diventa una buona cassetta di sicurezza. Gli ospiti possono impostare i codici e utilizzare la cassetta senza ulteriori preoccupazioni. Questo è il risultato desiderato.

Nella maggior parte dei casi, le cassette di sicurezza funzionano correttamente, ma quando i sistemi vanno in avaria, esse diventano un problema evidente. Questo è uno dei contesti in cui il sistema clienti riveste la massima importanza. Un cliente insoddisfatto è colui che deve attendere 20 minuti perché un membro del personale capisca cosa fare, mentre un cliente soddisfatto è colui che deve attendere soltanto 2 minuti per ricevere un nuovo codice.

Per quanto riguarda la risoluzione dei problemi, la gestione per zone viene in soccorso. Con la gestione per zone, il personale ha una migliore comprensione delle risorse a sua disposizione. Di conseguenza, l’esperienza del cliente migliora e l’azienda mantiene un atteggiamento più competente ed organizzato.

Perché questo è importante per il vostro hotel

Gli ospiti non prenotano un hotel a causa delle cassette di sicurezza, ma potrebbero non tornare a causa di un’esperienza negativa con la cassetta di sicurezza dell’hotel.

Pensate alle recensioni che avete letto con commenti negativi riguardo all’invio da parte dell’hotel di un membro del personale alla cassetta di sicurezza e a come ciò abbia influito sulla vostra struttura. Avete idee brillanti e avete già visto recensioni di questo tipo.

Recensioni negative come questa diventeranno positive grazie al vostro entusiasmo per questo servizio e aumenteranno il numero di recensioni con commenti come «il personale è stato meraviglioso», poiché il personale rappresenta la parte più importante di un hotel e tutti gli hotel sono in vendita.

Con la gestione per zone, potete intervenire proattivamente sui problemi prima che si trasformino in criticità.

Un’azienda che ci sa fare

CEQSAFE e altri produttori comprendono il settore alberghiero. Conoscono le difficoltà del settore e sanno cosa funziona e cosa no.

Valutate le loro cassette di sicurezza per hotel: sono state progettate specificamente per il settore alberghiero e non sono semplicemente cassette di sicurezza domestiche modificate.

Presentano funzionalità specifiche per il settore alberghiero, quali modalità doppie, password amministratore, tracce di audit, chiavi di emergenza, ecc.

Sono dotati di certificazioni UL94, CE, FCC, RoHS e ISO1182, che non sono semplici sigle, ma rappresentano gli standard ai quali aderiscono.

Il Verdetto Finale

I vostri problemi legati alle cassette di sicurezza per hotel possono essere risolti con un approccio intelligente. Gestire centinaia di cassette di sicurezza in un ambiente a basso stress è possibile.

Tutto inizia con gli strumenti giusti. Cassaforte digitali per camere d’hotel progettate specificamente per questo scopo, dotate delle funzionalità necessarie per gestirle in modo efficiente.

Successivamente, si aggiunge la gestione per zone. Controlli differenziati per zone diverse, accessi differenziati per diversi profili di personale e tracciabilità differenziata per i vari settori dell’hotel.

Infine, si forma il proprio personale. Assicurarsi che tutti sappiano cosa fare e quando farlo.

Il risultato è un sistema funzionante. Gli ospiti sono soddisfatti perché i loro effetti personali sono al sicuro e di facile accesso. Il personale ha il piacere di risolvere agevolmente i problemi. La direzione gode della tranquillità derivante dall’assenza di un elevato numero di reclami.

Tutto inizia dalle casseforti: è questa l’essenza di una gestione efficace dell’hotel.