Hoe kunt u een gedeeltebeheer van kluisjes in hotelkamers realiseren

Laat me u vertellen waar hotelmanagers 's nachts niet over wakker liggen. Luidruchtige gasten? Klachten over de koffie? Nee, het zijn de hotelfeiten. Een van de meest waardevolle bezittingen die een gast kan hebben, is een paspoort, en de lijst met waardevolle spullen die in een hotelfeit kunnen worden bewaard, is zeer uitgebreid. Gezien de veelzijdige problemen rond hotelfeiten voor gasten vormen deze een ware nachtmerrie voor gastbeheerders. Meer dan ooit geldt: bij verlies van een feit of bij een storing kunt u er zeker van zijn dat u te maken krijgt met één ongelukkige gast.

Ik ken genoeg hotelmedewerkers en hun verhalen. Er zijn talloze gasten, onder wie zij die hun code zijn vergeten, gasten die extreme batterijproblemen hebben ondervonden en gasten die zonder duidelijke reden een storing van het feit hebben ervaren. Voeg daar nog de lijdende personeelsleden van de receptie aan toe, die deze gasten moeten opvangen terwijl deze resoluut met hun voet op de grond tikken.

Moderne hotelfeiten zijn steeds geavanceerder geworden en met een beetje inspanning kunnen ze onder controle worden gehouden. Dit noemen we zonebeheer.

Wat zonebeheer u mogelijk maakt

Wat betekent de term zonebeheer? Denk aan uw hotel. U hebt waarschijnlijk meerdere gastniveaus en verschillende soorten kamers. U kunt standaardkamers hebben op de lagere verdiepingen, terwijl u op de hogere verdiepingen mogelijk executive suites of appartementen voor langdurig verblijf heeft. Elke van deze zones kan een andere beveiligingsaanpak vereisen.

Bij zonebeheer kunt u elke zone onafhankelijk beheren. Verschillende verdiepingen kunnen verschillende configuraties hebben. Verschillende medewerkers met verschillende toegangsrollen kunnen verschillende toegangsrechten hebben. In bepaalde hotelzones kunt u verschillende audittrails instellen. Het gaat erom u op een verstandige manier controle te geven, afgestemd op de werking van uw hotel.

De vorige aanpak was 'één maat past allemaal'. Alle medewerkers hadden dezelfde toegang tot de hosts. Elke medewerker had dezelfde toegang. Het was eenvoudig, maar zeer basis. U kon niets speciaals doen voor uw VIP-verdiepingen. U kon de toegang voor het schoonmaakpersoneel op bepaalde verdiepingen niet beperken. Het management deed in feite niets, aangezien de kluisjes gewoon ongebruikt bleven staan – en hoopte simpelweg dat er niets mis zou gaan.

Innovatieve kluisjes

De meest geavanceerde kluisjes zijn geïnstalleerd in hotelkamers en bieden een verscheidenheid aan functies. De nieuwe technologische upgrades zijn voorzien van een digitaal toetsenbord en een verlicht scherm en kunnen het hotel extra functies bieden.

Het model E2042YK is uitsluitend ontworpen voor gebruik in hotels. Het is de perfecte afmeting voor een kledingkast in een gastenkamer. Het is ruim genoeg om een laptop van 17 inch te bevatten, terwijl er nog steeds voldoende ruimte overblijft voor talloze andere items die een zakenreiziger mogelijk bij zich heeft. Tegelijkertijd kunnen gasten met een gerust hart reizen, wetende dat het kluisje ruim genoeg is om een groot aantal extra waardevolle spullen op te slaan, zoals portemonnees en horloges.

De stalen deur kan tot 5 mm dik zijn. De deur is vervaardigd uit Q235-staal. Indien iemand probeert het kluisje met geweld te openen, zal dit mislukken vanwege de verborgen scharnieren en een deuropbouw die zwakke punten tot een minimum beperkt.

Nu hebben we nog niet over de elektronica gesproken, en dat is precies waar de magie plaatsvindt. We kunnen bijvoorbeeld praten over een LED-display die daadwerkelijk leesbaar is, een verlicht toetsenbord waarmee gasten ‘s nachts in het donker kunnen zien wat ze intypen, een deursensor die het licht aanzet zodra de deur opengaat, en een lamp die aangaat wanneer de deur opengaat. We kunnen ook praten over al die kleine details die een enorm verschil maken als u half slaapt en gewoon uw paspoort in de kluis wilt bewaren.

Modi voor verschillende soorten gasten

Dit is een idee dat een gouden ster waard is. Moderne hotelfeiten hebben nu twee bedrijfsmodi: kortetermijnmodus en langtertermijnmodus. Dat is ideaal voor zonegebonden beheer.

Overweeg dit even. De meeste hotelgasten verblijven maar een zeer korte tijd. Ze willen iets wat echt eenvoudig is. Ze checken in, stellen een code in, gebruiken die gedurende een paar nachten en vergeten hem daarna. Dat is de kortetermijnmodus. Elke nieuwe gast stelt een nieuwe code in. Het is allemaal heel nieuw, veilig en er is geen verwarring over wie hem het laatst heeft gebruikt.

Wat doet u voor gasten met een langdurig verblijf? Ze boeken voor een maand of langer. In sommige gevallen hebt u zakelijke appartementen waar dezelfde persoon wekenlang verblijft. Voor deze gasten kan de kortetermijnmodus bijzonder hinderlijk zijn. Ze willen de code niet elke paar dagen opnieuw instellen. In plaats daarvan willen ze hem eenmaal instellen en vervolgens vergeten.

Hier komt de langtermijnmodus van pas. Één code, permanent totdat de gast besluit hem te wijzigen. De gasten waarderen het gemak, en u waardert het feit dat u er niet mee hoeft om te gaan.

Wanneer u zonebeheer instelt, kunt u verschillende niveaus toewijzen aan verschillende configuraties. Bijvoorbeeld: verdiepingen twee tot en met vijf kunnen zich in de korte-termijnmodus bevinden om regelmatige toeristen te accommoderen. De executive verdieping kan zich in de lange-termijnmodus bevinden voor uw zakelijke veelvuldige gasten. U neemt de beslissing en het systeem doet de rest.

Beheerderswachtwoord

Laten we ook bespreken wie er echt de controle heeft: de hotelmanager, de receptiechef of degene die de kluisjes beheert. Zij hebben allemaal toegang nodig, maar niet op dezelfde manier als de gasten.

Hier komt het beheerderswachtwoord om de hoek. Dit is een soort hoofdcode waarmee de hoofdsafe van elke hotelfase kan worden geopend. Het is echter niet bedoeld voor gasten, maar uitsluitend voor medewerkers en alleen in bepaalde situaties. Een gast kan zijn code vergeten — geen probleem. Medewerkers kunnen het beheerderswachtwoord gebruiken om de safe te openen. — MAAR — De safe registreert en bewaart een logboek van elk enkel gebruik van dat beheerderswachtwoord. Als iemand dus hotelfases opent waar hij of zij geen toegang toe heeft, weet de directie dat.

Met zonegebaseerd beheer kunnen verschillende gebieden verschillende beheerderswachtwoorden hebben. Een supervisor huishouding op de vijfde verdieping heeft bijvoorbeeld een code die alleen werkt en de safes op de vijfde verdieping kan openen. Een onderhoudsmedewerker heeft mogelijk een code die op alle verdiepingen werkt, maar alleen op specifieke tijdstippen. U bepaalt het.

Het auditlogboek

Als we het hebben over traceerbaarheid, dan hebben we audittrails. Dit is een van die functies waar je meestal geen aandacht aan besteed totdat je ze echt nodig hebt, en wanneer je ze nodig hebt, zijn ze absoluut onmisbaar.

De audittrail bevat informatie zoals elk door een beheerder gebruikt wachtwoord, elke ongeldige code-invoer en elk moment waarop de kluis is geopend.

Wat als u toegang tot die informatie nodig hebt? Dan moet u een CEU-apparaat gebruiken om deze aan de kluis te verbinden en de audittrail te downloaden.

Dit lijkt misschien omslachtig, maar dit kan het belangrijkste onderdeel van uw zaak zijn. Bijvoorbeeld: als een gast beweert dat zijn of haar waardevolle spullen verdwenen zijn, kunt u met behulp van de audittrail vaststellen of iemand anders dan de gast toegang heeft gehad tot de kluis. U kunt zelfs vaststellen of het beheerderswachtwoord is gebruikt.

Dit kan ook werken met zonebeheer, waarbij u de auditmonitors op verschillende tijdstippen voor verschillende zones kunt instellen. U kunt bijvoorbeeld de auditmonitors vaker laten werken op de verdieping van het management. U kunt zelfs verschillende verdiepingen op verschillende tijdstippen laten werken.

Noodtoegang

Een goed plan garandeert niet dat alles verloopt zoals verwacht. Batterijen kunnen leegraken, elektronica kan uitvallen en gasten kunnen ondenkbare dingen doen. Daarom heeft u een reserveplan nodig.

De meeste hotelfeiten hebben nood-sleutelvergrendelingen, waarbij de noodsleutels op zeer veilige locaties worden bewaard om in noodsituaties te worden gebruikt.

Deze sleutels zijn een uitstekend onderdeel van het systeem, omdat ze in veel scenario’s kunnen worden gebruikt waarin het systeem is uitgevallen. Het sleutelsysteem heeft geen lege batterij, de elektronische sloten zijn niet uitgevallen en ze kunnen worden gebruikt om een dreigende gemiste vlucht te voorkomen.

Met gecentraliseerd beheer heeft u controle over waar de noodsleutels worden bewaard. U kunt bepalen of ze op elke verdieping worden verdeeld, gezamenlijk aan de receptie worden bewaard of in het beveiligingskantoor worden gehouden.

Het belangrijkste element

Bij kluisjes zijn elektronica niet het belangrijkste onderdeel van de kast. De kluis bepaalt de kwaliteit en als deze niet duurzaam is gebouwd, dan is hij niet goed gebouwd.

Een kwalitatief hoogwaardige hotekluis is gebouwd voor extreme duurzaamheid. De kluisdeur heeft minstens 3–5 mm massief staal en de wanden van het kluislichaam hebben een dikte van 1–2 mm. De deur wordt vergrendeld met twee bouten, elk met een diameter van 19 mm, wat serieuze hardware is.

Het is ook belangrijk om aandacht te besteden aan de oppervlaktebehandeling. Denk bijvoorbeeld aan roestwerende behandeling en milieuvriendelijke poedercoating. Dit heeft niets te maken met esthetiek en alles met functionaliteit. Hotelsafes worden elk jaar honderden keren gebruikt. Ze worden gestoten, tegen voorwerpen gebonkt en schoongemaakt met allerlei agressieve chemicaliën. Ze moeten daarom zeer duurzaam zijn.

En dan is er nog het gewicht. De E2042YK weegt bijvoorbeeld tussen de 8,5 en 10,5 kilogram. Dit is zwaar genoeg om te voorkomen dat de kluis eenvoudigweg wordt meegenomen, maar tegelijkertijd licht genoeg om geen problemen te veroorzaken tijdens de installatie.

Installatie en positionering

En wat is dan de locatie van de kluis? Hier komt zonemanagement om de hoek kijken. Afhankelijk van het kamertype kan de plaatsing van de kluis ook variëren.

Bijvoorbeeld kunnen standaardkamers de kluis in de kast hebben. Buiten zicht, maar toch gemakkelijk toegankelijk. In executive suites daarentegen kan de kluis in een lade zijn geplaatst of in de meubels zijn ingebouwd voor een meer geïntegreerd uiterlijk. In appartementen voor langdurig verblijf wordt waarschijnlijk een grotere, zelfs vloermodelkluis geplaatst, omdat gasten doorgaans meer bagage bij zich hebben.

Via zonebeheer kunnen verschillende modellen worden geselecteerd voor verschillende zones. De E2042-serie biedt meerdere afmetingsopties. H200W420D370 is geschikt voor laptops van 14 inch. H200W450D370 is geschikt voor laptops van 15 inch, terwijl H200W465D370 geschikt is voor laptops van 17 inch. Kies de juiste afmeting op basis van het kamertype.

Opleiden van uw team

Elk systeem, zelfs het beste, wordt waardeloos zonder medewerkersopleiding. Uw team heeft begeleiding nodig, uw organisatie heeft protocollen nodig en uw medewerkersopleiding vereist standaardisering.

Zonebeheer maakt gerichte training mogelijk voor individuele medewerkersfuncties. Bijvoorbeeld: personeel aan de receptie beheert het beheerderswachtwoord, schoonmaakpersoneel heeft toegang tot de nood-sleutels en onderhoudspersoneel wordt opgeleid om batterijen te vervangen en storingen op te lossen. Voor verschillende functies is verschillende training vereist.

De kluisjes zijn digitaal en de training wordt daardoor nog eenvoudiger. De kluis toont stap-voor-stap instructies voor gebruik, waardoor medewerkers niet langer procedures uit een trainingshandleiding hoeven te onthouden.

De klantreis

Het belangrijkste element van dit proces is de gast. Klanten vinden beheersystemen of audittrails minder nuttig dan een kluis waarin ze zonder moeite hun spullen kunnen opslaan en er toegang toe hebben.

Wanneer een hotekluis correct functioneert, is het een goede kluis. Gasten kunnen een code instellen en de kluis gebruiken zonder verder nadenken. Dit is het gewenste resultaat.

De kluisjes functioneren meestal goed, maar wanneer de systemen uitvallen, worden de kluisjes een duidelijk zichtbaar probleem. Dit is een van de gebieden waar het klantensysteem het meest van belang is. Een ontevreden klant is degene die twintig minuten moet wachten tot een medewerker heeft uitgevonden wat er gedaan moet worden, terwijl een tevreden klant slechts twee minuten hoeft te wachten om een nieuwe code te ontvangen.

Bij het oplossen van problemen komt zonemanagement te hulp. Met zonemanagement hebben medewerkers een beter inzicht in de middelen die hen ter beschikking staan. Als gevolg hiervan heeft de klant een betere ervaring en behoudt de onderneming een competenter en geordender imago.

Waarom dit belangrijk is voor uw hotel

Gasten boeken geen hotel vanwege de kluisjes, maar gasten keren niet terug als hun ervaring met een hotekluis negatief is.

Denk aan de recensies die u hebt gezien met negatieve opmerkingen over een hotel dat een medewerker naar de kluis stuurt en hoe dat uw hotel heeft beïnvloed. U heeft briljante ideeën en u heeft dergelijke recensies al eerder gezien.

Negatieve beoordelingen zoals deze zullen positief worden door uw enthousiasme over deze service en zullen het aantal beoordelingen verhogen met opmerkingen als 'het personeel was geweldig', omdat het personeel het belangrijkste onderdeel van een hotel is en alle hotels verkopen.

Met zonegebaseerd beheer kunt u proactief problemen aanpakken voordat ze zich ontwikkelen tot echte problemen.

Een bedrijf dat het begrijpt

CEQSAFE en andere fabrikanten begrijpen de horecaindustrie. Zij begrijpen de uitdagingen waarmee de sector te maken heeft en wat wel en wat niet werkt.

Overweeg hun hotelfeiten. Deze zijn specifiek ontworpen voor de horecaindustrie en niet gewoon thuissafes die zijn aangepast.

Er zijn hotelspecifieke functies, zoals dubbele modi, beheerderswachtwoorden, audittrails, noodtoegangssleutels, enz.

Zij beschikken over certificeringen volgens UL94, CE, FCC, RoHS en ISO1182 — niet alleen letters, maar representatieve kenmerken van de normen waaraan zij voldoen.

De conclusie

Uw hoofdpijn rond hotelfeiten kan worden opgelost met een slimme aanpak. Het beheren van honderden feiten in een lage-stressomgeving is mogelijk.

Het begint met de juiste tools. Digitale kluisjes voor hotelkamers die specifiek zijn ontworpen voor deze taak. Met de vereiste functies om ze efficiënt te beheren.

Vervolgens voegt u zonegebaseerd beheer toe. Verschillende besturing voor verschillende zones. Verschillende toegang voor verschillend personeel. Verschillende audittrails voor verschillende segmenten van het hotel.

Ten slotte geeft u uw personeel opleiding. Zorg ervoor dat iedereen weet wat hij of zij moet doen en op welke momenten dat moet gebeuren.

Het resultaat is een functionerend systeem. Gasten zijn tevreden omdat hun bezittingen veilig zijn en gemakkelijk toegankelijk. Het personeel heeft het plezier om problemen eenvoudig op te lossen. En het management geniet van de rust van niet hoeven omgaan met een groot aantal klachten.

Het begint met de kluisjes; dat is wat effectief hotelbeheer is.