Hur man implementerar zonbaserad hantering av hotellgästrumssäkra

Låt mig berätta vad som inte håller hotellchefer vaken på natten. Ljudiga gäster? Klagomål på kaffet? Nej, det är hotellsäckerna. Ett av de mest värdefulla föremålen som en gäst kan ha är ett pass, och listan över värdeföremål som kan förvaras i en hotellsäck är omfattande. Med tanke på de mångfacetterade problemen som rör hotellsäckar för gäster utgör de en verklig dilemma för gästansvariga. Mer än något annat kan du, vid förlust av en säck eller vid en funktionsnedsättning, vara säker på att få en missnöjd gäst.

Jag känner tillräckligt många personer inom hotellbranschen och deras berättelser. Det finns så många gäster – bland andra de som glömt sina koder, de som upplevt extrem batterifel och de som upplevt säckfel utan någon uppenbar orsak. Lägg till det lidande personalen vid receptionen som måste hantera dessa gäster medan de står där envist och knackar med foten.

Moderna hotellsäkringslådor har blivit allt mer sofistikerade och med lite ansträngning kan de hållas under kontroll. Detta kallar vi för zonbaserad hantering.

Vad zonbaserad hantering gör möjligt

Vad innebär begreppet zonbaserad hantering? Tänk på ditt hotell. Du har troligen flera olika gästnivåer och olika typer av rum. Du kanske har standardrum på de lägre våningarna, medan du på de högre våningarna har executive suites eller lägenheter för längre vistelser. Var och en av dessa zoner kan kräva en annorlunda hanteringsansats när det gäller säkerhet.

När det gäller zonbaserad hantering kan du hantera varje zon oberoende av varandra. Olika våningar kan ha olika konfigurationer. Olika personalmedlemmar med olika åtkomstroller kan ha olika åtkomstnivåer. I vissa hotellzoner kan du ha olika granskningsprotokoll. Det handlar om att ge dig kontroll – på ett förnuftigt sätt – baserat på driften i ditt hotell.

Det tidigare tillvägagångssättet innebar en lösning som passade alla. All personal hade samma åtkomst till värdarna. Varje medarbetare hade samma åtkomst. Det var enkelt, men mycket grundläggande. Du kunde inte göra något särskilt för dina VIP-våningar. Du kunde inte begränsa åtkomsten för städpersonalen på vissa våningsplan. Ledningen gjorde i princip ingenting eftersom säkerhetsboxarna bara stod där utan att göra något – och hoppades helt enkelt på att inget skulle gå fel.

Innovativa säkerhetsboxar

De mest avancerade säkerhetsboxarna finns i hotellrummen och erbjuder en rad olika funktioner. De nya tekniska uppgraderingarna inkluderar ett digitalt tangentbord och en bakgrundsbelyst skärm och kan erbjuda hotellet ytterligare funktioner.

Modellen E2042YK är avsedd endast för användning på hotell. Den har den perfekta storleken för en garderob i gästrummet. Den är tillräckligt stor för att rymma en 17-tumslaptop samtidigt som det finns plats för många andra föremål som en affärsresande kan ha med sig. Samtidigt kan gäster resa med lugn i sinnet, eftersom säkerhetsboxen är tillräckligt stor för att rymma ett stort antal ytterligare värdeföremål, såsom plånböcker och klockor.

Stålet i dörren kan vara upp till 5 mm tjockt. Dörren är tillverkad av Q235-stål. Om någon försökte öppna säkerhetsboxen med våld skulle de misslyckas på grund av de dolda gångjärnen och dörrkonstruktionen, som minimerar svaga punkter till det maximala.

Nu har vi inte pratat om elektroniken ännu, och det är där magin sker. Vi kan tala om en LED-display som faktiskt är läsbar, ett bakgrundsbelyst tangentbord som gör att gäster kan se vad de skriver mitt i natten, en dörrsensor som slår på ljuset när dörren öppnas, och ett ljus som slås på när dörren öppnas. Vi kan tala om alla små saker som gör en stor skillnad när man är halvsovande och bara vill lägga undan passet i kassaskåpet.

Lägen för olika typer av gäster

Här är en idé som förtjänar en guldstjärna. Moderna hotellkassaskåp har nu två driftlägen: korttidsläge och långtidsläge. Det är idealiskt för zonbaserad hantering.

Överväg detta en stund. De flesta hotellgäster stannar endast i mycket kort tid. De vill ha något som är väldigt enkelt. De checkar in, ställer in en kod, använder den i ett par nätter och glömmer sedan bort den. Detta är korttidsläget. Varje ny gäst ställer in en ny kod. Allt är helt nytt, säkert och det uppstår ingen förvirring kring vem som använde den senast.

Vad gör ni åt gäster med längre vistelser? De bokar för en månad eller längre. I vissa fall kan det handla om corporate-apartement där samma person stannar i veckor. För dessa gäster kan korttidsläget vara särskilt irriterande. De vill inte behöva återställa koden varje några dagar. Istället vill de kunna ställa in den en gång och sedan glömma bort den.

Det är här långtidsläget kommer till nytta. En kod, permanent tills gästen själv bestämmer att ändra den. Gästerna uppskattar bekvämligheten, och ni uppskattar att inte behöva hantera den.

När du konfigurerar zonbaserad hantering kan du tilldela olika nivåer till olika konfigurationer. Till exempel kan våningarna två till fem ha korttidsläge för att ta emot vanliga turister. Verkställande våningen kan ha långtidsläge för dina företagskunder som är regelbundna gäster. Du bestämmer, och systemet gör resten.

Administratörlösenord

Låt oss också diskutera vem som egentligen har kontroll – hotellchefen, receptionschefen eller den person som ansvarar för säckerna. Alla behöver åtkomst, men inte på samma sätt som gästerna.

Här kommer administratörslösenordet in i bilden. Detta är en typ av huvudkod som kan öppna huvudkassettlåset för vilken hotellkassett som helst. Det är dock inte avsett för gäster, utan endast för personal och endast i vissa scenarier. En gäst kan glömma sitt kodnummer – inga problem. Personal kan använda administratörslösenordet för att öppna kassettlåset. – MEN – kassettlåset registrerar och spårar varje enskild användning av det administratörslösenord som används. Så om någon öppnar hotellkassettlås som de inte har tillstånd att öppna kommer ledningen att få reda på det.

Med zonbaserad hantering kan olika områden ha olika administratörslösenord. En städansvarig på femte våningen kan ha en kod som endast fungerar och öppnar kassettlåsen på femte våningen. En underhållsmedarbetare kan ha en kod som fungerar på alla våningar, men endast vid specifika tidpunkter. Det är du som bestämmer.

Granskningsprotokollet

När det gäller spårning har vi revisionsloggar. Detta är en av de funktioner som man inte tar notis om förrän man verkligen behöver använda den, och när man behöver använda den, så måste man verkligen använda den.

Revisionsloggen innehåller information såsom varje administratörslösenord som använts, varje ogiltig kodinmatning och varje tillfälle då säkerhetslådan öppnats.

Vad händer om du behöver komma åt den här informationen? Då måste du använda en CEU-enhet för att ansluta till säkerhetslådan och ladda ner revisionsloggen.

Detta kan verka tråkigt, men det kan vara den viktigaste delen av ditt fall. Till exempel: Om en gäst påstår att deras värdesaker saknas kan du använda revisionsloggen för att avgöra om någon annan än gästen har fått tillträde till säkerhetslådan. Du kan till och med kunna avgöra om administratörslösenordet har använts.

Detta kan även fungera med zonbaserad hantering, där du kan ställa in granskningsövervakare vid olika tidpunkter för olika zoner. Till exempel kan du ställa in granskningsövervakare att arbeta oftare på chefsplanen. Du kan till och med ställa in olika våningar att arbeta vid olika tidpunkter.

Nödåtkomst

En bra plan garanterar inte att allt går som förväntat. Batterier kan ta slut, elektronik kan gå sönder och gäster kan göra det otänkbara. Därför behöver du en reservplan.

De flesta hotellsäkringar har nöckellås, med nöcklarna förvarade på mycket säkra platser för användning i nödsituationer.

Dessa nycklar är en utmärkt del av systemet, eftersom de kan användas i många scenarier där systemet har misslyckats. Nyckelsystemet har inget urladdat batteri, de elektroniska låsen har inte slagit fel, och de kan användas för att undvika en omedelbart förlorad flygning.

Med zonbaserad hantering har du kontroll över var nöcklarna för akutillfällen förvaras. Du kan bestämma om de ska distribueras till varje våning, förvaras tillsammans vid receptionen eller förvaras i säkerhetsavdelningen.

Det viktigaste elementet

När det gäller säkringsskåp är elektroniken inte den viktigaste delen av skåpet. Skåpets kassett avgör kvaliteten, och om den inte är byggd för att vara långlivad, är den inte välbyggd.

Ett kvalitetshotellskåp är byggt för extrem hållbarhet. Skåpdörren har minst 3–5 mm massivt stål och är klädd med kroppsväggar på 1–2 mm. Dörren säkras med två bultar, var och en med en diameter på 19 mm, vilket är allvarlig utrustning.

Det är viktigt att också fokusera på ytbearbetning. Till exempel rostskydd och miljövänlig pulverbeläggning. Detta har ingenting att göra med estetik och allt att göra med funktion. Hotellsäkringar används hundratals gånger varje år. De utsätts för slag och stötar och rengörs med alla möjliga skarpa kemikalier. De måste klara av detta.

Och sedan finns det frågan om vikt. Till exempel väger E2042YK mellan 8,5 och 10,5 kilogram. Detta är tillräckligt tungt för att säkerställa att säkringen inte enkelt kan bäras iväg. Samtidigt är den tillräckligt lätt för att inte skapa problem vid installationen.

Installation och placering

Och sedan, hur är det med säkringarnas placering? Här kommer zonhantering in i bilden. Beroende på rumstyp kan säkringens placering också variera.

Till exempel kan standardrum ha säkerhetslådan inbyggd i garderoben. Utanför siktfältet, men ändå lätt att komma åt. I executive suites kan däremot säkerhetslådan placeras i en låda eller integreras i möblerna för en mer enhetlig utformning. I lägenheter för längre vistelser placeras troligen en större säkerhetslåda, till och med en golymodell, eftersom gästerna ofta har fler ägodelar.

Genom zonbaserad hantering kan olika modeller väljas för olika zoner. E2042-serien finns i flera storleksalternativ. H200W420D370 är avsedd för 14-tums-laptops. H200W450D370 är avsedd för 15-tums-laptops, medan H200W465D370 är avsedd för 17-tums-laptops. Välj den lämpliga storleken baserat på rumstypen.

Utbilda ditt team

Alla system, även det bästa, blir värdelösa utan personalutbildning. Ditt team behöver vägledning, din organisation behöver protokoll, och din personalutbildning behöver standardisering.

Zonbaserad hantering möjliggör specifik utbildning som riktas mot enskilda anställdas roller. Till exempel hanterar personal vid receptionen administratörens lösenord, städpersonalen har kontroll över nöcklarna för nödrutiner och underhållspersonalen utbildas i att byta batterier och felsöka. Olika roller kräver olika utbildning.

Kassaskåpen är digitala och utbildningen blir ännu enklare. Kassaskåpet visar steg-för-steg-utbildning för användning, vilket befriar personalen från att behöva memorera procedurer ur en utbildningsmanual.

Kundresan

Det viktigaste elementet i denna process är gästen. Kunder uppfattar inte hanteringssystem eller granskningsprotokoll som lika användbara som ett kassaskåp där de kan lagra och komma åt föremål utan besvär.

När ett hotellkassaskåp fungerar korrekt blir det ett bra kassaskåp. Gäster kan ställa in koderna och använda kassaskåpet utan att behöva tänka mer på det. Detta är den önskade effekten.

Säkerhetsskåpen fungerar oftast väl, men när systemen går sönder blir säkerhetsskåpen ett uppenbart problem. Detta är en av de platser där kundsystemet spelar störst roll. En missnöjd kund är en kund som måste vänta 20 minuter medan en anställd försöker ta reda på vad som ska göras, medan en nöjd kund bara behöver vänta två minuter för att få en ny kod.

När det gäller problemlösning är zonbaserad hantering till hjälpen. Med zonbaserad hantering har personalen en bättre förståelse för de resurser som står till deras förfogande. Som en följd av detta får kunden en bättre upplevelse och verksamheten bibehåller en mer kompetent och strukturerad attityd.

Varför detta är viktigt för ditt hotell

Gäster bokar inte ett hotell på grund av säkerhetsskåpen, men gäster kommer inte att återvända om upplevd användning av ett hotellsäkerhetsskåp är dålig.

Tänk på de recensioner du har sett med negativa kommentarer om att ett hotell skickar en anställd till säkerhetsskåpet och hur det påverkat ditt hotell. Du har utmärkta idéer, och du har sett recensioner av den här typen.

Negativa recensioner som denna kommer att bli positiva tack vare er entusiasm för denna tjänst och kommer att öka antalet recensioner med kommentarer som 'personalen var underbar', eftersom personalen är den viktigaste delen av ett hotell och alla hotell säljer.

Med zonbaserad hantering kan ni proaktivt hantera problem innan de blir större.

Ett företag som förstår

CEQSAFE och andra tillverkare förstår hotellbranschen. De förstår branschens utmaningar och vad som fungerar – och inte fungerar.

Överväg deras hotellsäkringar. De är utformade specifikt för hotellbranschen och inte bara hemmäsäkringar som har modifierats.

De har hotellspecifika funktioner såsom dubbla driftslägen, administratörslösenord, granskningsprotokoll, nöcklar för nödsituationer osv.

De har certifieringar enligt UL94, CE, FCC, RoHS och ISO1182 – inte bara bokstäver, utan symboler för de standarder som de uppfyller.

Slutresultatet

Dina huvudvärk över hotellsäkringar kan elimineras genom en smart strategi. Att hantera hundratals säkringar i en lågstressmiljö är möjligt.

Det börjar med rätt verktyg. Digitala hotellsäkertås för rum, speciellt utformade för detta ändamål. Med de nödvändiga funktionerna för effektiv hantering.

Därefter lägger du till zonbaserad hantering. Olika kontroll för olika zoner. Olika åtkomst för olika personal. Olika granskningsprotokoll för olika delar av hotellet.

Slutligen utbildar du dina medarbetare. Se till att alla vet vad som ska göras och vid vilka tillfällen det ska göras.

Resultatet är ett fungerande system. Gästerna är nöjda eftersom deras ägodelar är säkra och enkla att komma åt. Personalen får nöjet av att enkelt lösa problem. Och ledningen upplever lugn genom att inte behöva hantera ett stort antal klagomål.

Det börjar med säkertåsen – det är det som effektiv hotellhantering handlar om.