Як реалізувати зонне управління сейфами в готельних номерах

Дозвольте розповісти вам, про що не хвилюються керівники готелів уночі. Шумні гості? Скарги на каву? Ні, це готельні сейфи. Один із найцінніших предметів, якими може володіти гість, — це паспорт, а перелік цінностей, які можна зберігати в готельному сейфі, дуже довгий. З огляду на багатогранні проблеми, пов’язані з готельними сейфами для гостей, вони стають справжньою дилемою для менеджерів з обслуговування гостей. Перш за все, у разі втрати сейфа чи його несправності ви можете бути впевнені: один гість буде дуже незадоволений.

Я знайомий із достатньою кількістю працівників готелів та їхніх історій. Є безліч гостей, у тому числі тих, хто забув свій код, тих, хто стикався з критичним розрядженням батареї, і тих, хто мав справу з несправністю сейфа без видимих причин. Додайте до цього страждання персоналу рецепції, якому доводиться мати справу з такими гостями, що стоять перед ними й наполегливо постукують ногами.

Сучасні готельні сейфи стали значно складнішими, і за невеликих зусиль їх можна ефективно контролювати. Це й є те, що ми називаємо зонованим управлінням.

Що дає зоноване управління

Що означає термін «зоноване управління»? Уявіть собі вашу готельну мережу. Ймовірно, у вас є різні категорії гостей та різні типи номерів. Наприклад, стандартні номери можуть розташовуватися на нижніх поверхах, тоді як на вищих — екзекутивні люкси або апартаменти для тривалого перебування. Кожна з цих зон може вимагати окремого підходу до забезпечення безпеки.

Завдяки зонованому управлінню ви можете керувати кожною зоною незалежно. Різні поверхи можуть мати різні конфігурації. Співробітники з різними ролями доступу отримують відповідний рівень прав доступу. У певних зонах готелю можуть формуватися різні журнали аудиту. Це означає надання вам контрольних можливостей — раціональних і адаптованих до специфіки роботи вашого готелю.

Попередній підхід передбачав «один розмір підходить усім». Усі співробітники мали однаковий доступ до хостів. Кожен співробітник мав однаковий рівень доступу. Це було просто, але дуже примітивно. Ви не могли надавати жодних спеціальних можливостей для етажів VIP-клієнтів. Ви не могли обмежити доступ служби прибирання на певних поверхах. Керівництво, по суті, нічого не робило, оскільки сейфи просто стояли й нічого не робили — і просто сподівалося, що нічого не піде не так.

Інноваційні сейфи

Найсучасніші сейфи встановлені в готельних номерах і пропонують широкий спектр функцій. Нові технологічні оновлення включають цифрову клавіатуру та підсвічене екранне відображення й можуть надавати готелю додаткові можливості.

Модель E2042YK була розроблена виключно для використання в готелях. Вона має ідеальні розміри для шафи в гостьовому номері. Її об’єму достатньо, щоб розмістити ноутбук діагоналлю 17 дюймів, а також залишити місце для інших предметів, які може мати діловий мандрівник. У той самий час гості можуть подорожувати з повною впевненістю, знаючи, що сейф має достатній об’єм для зберігання великої кількості додаткових цінностей, наприклад, гаманців і годинників.

Сталь у дверцятах може мати товщину до 5 мм. Дверцята виготовлені зі сталі Q235. Якщо хтось спробує примусово відкрити сейф, йому це не вдасться через приховані петлі та конструкцію дверцят, яка максимально зменшує слабкі місця.

Зараз ми ще не говорили про електроніку, і саме тут відбувається «магія». Ми можемо говорити про LED-дисплей, який справді читається, підсвічenu клавіатуру, що дозволяє гостям бачити, що вони набирають посеред ночі, датчик відкриття дверей, який увімкне світло при відкритті дверей, і світло, яке також увімкнеться при відкритті дверей. Ми можемо говорити про всі ці маленькі деталі, які мають величезне значення, коли ви напівсплячі й просто хочете покласти паспорт у сейф.

Режими для різних типів гостей

Ось ідея, яка заслуговує золотої зірки. Сучасні готельні сейфи тепер мають два режими роботи: короткостроковий режим та довгостроковий режим. Це ідеально підходить для зонного управління.

Подумайте про це на хвилину. Більшість гостей готелю перебувають там дуже короткий час. Їм потрібно щось дуже просте. Вони реєструються, встановлюють код, користуються ним кілька ночей, а потім забувають про нього. Це — режим короткострокового використання. Кожен новий гість встановлює новий код. Усе це зовсім нове, безпечне, і немає жодної плутанини щодо того, хто останнім користувався кодом.

Що робити з гостями, які перебувають довше? Вони бронюють номер на місяць або більше. У деяких випадках це можуть бути корпоративні апартаменти, де одна й та сама особа проживає протягом тижнів. Для таких гостей режим короткострокового використання може бути особливо незручним. Їм не хочеться щодекількох днів змінювати код. Натомість вони хочуть встановити його один раз і забути про це.

Саме тут корисним стає режим довгострокового використання. Один код, постійний до тих пір, поки гість не вирішить його змінити. Гості цінують зручність, а ви — те, що вам не доводиться займатися цим.

Під час налаштування зонного управління ви можете призначити різні рівні різним конфігураціям. Наприклад, другий–п’ятий поверхи можуть працювати в режимі короткострокового користування для обслуговування звичайних туристів. Екзекутивний поверх може працювати в режимі довгострокового користування для постійних корпоративних клієнтів. Ви визначаєте параметри, а система виконує решту.

Пароль адміністратора

Також давайте обговоримо, хто справді контролює систему: менеджер готелю, керівник рецепції чи особа, відповідальна за сейфи. Усі вони повинні мати доступ, але не такий самий, як у гостей.

Ось де вступає в дію пароль адміністратора. Це різновид головного коду, який може відкрити головну сейфову камеру будь-якого готельного сейфа. Однак він не призначений для гостей. Його використовують лише співробітники й лише в певних ситуаціях. Наприклад, гість може забути свій код — ніякої проблеми. Співробітники можуть скористатися паролем адміністратора, щоб відкрити сейф. — АЛЕ — Сейф фіксує та реєструє кожне окреме використання цього пароля адміністратора. Отже, якщо хтось відкриває готельні сейфи, у цьому немає потреби, керівництво про це дізнається.

Завдяки зонованому управлінню різні зони можуть мати різні паролі адміністратора. Наприклад, керівник служби прибирання на п’ятому поверсі може мати код, який працює лише на п’ятому поверсі. Технічний працівник може мати код, що діє на всіх поверхах, але лише в певні години. Вирішення за вами.

Журнал аудиту

Щодо відстеження — у нас є журнали аудиту. Це одна з тих функцій, на яку ви звертаєте увагу лише тоді, коли дійсно маєте її використати, а коли виникає така необхідність — вона стає критично важливою.

Журнал аудиту містить інформацію про кожне використання пароля адміністратора, про кожне введення недійсного коду та про кожен випадок доступу до сейфу.

Що робити, якщо вам потрібен доступ до цієї інформації? Вам потрібно скористатися пристроєм CEU, підключивши його до сейфу для завантаження журналу аудиту.

Це може здатися трудомістким процесом, але саме ця частина може виявитися найважливішою у вашому випадку. Наприклад, якщо гість стверджує, що його цінності зникли, ви можете скористатися журналом аудиту, щоб визначити, чи мав хтось інший, окрім гостя, доступ до сейфу. Ви навіть можете встановити, чи використовувався пароль адміністратора.

Це також може працювати в поєднанні з зонованим управлінням, коли ви можете налаштувати аудиторні монітори на різні часи для різних зон. Наприклад, ви можете налаштувати аудиторні монітори так, щоб вони працювали частіше на етажі керівництва. Ви навіть можете налаштувати різні поверхі на різні часи роботи.

Екстрений доступ

Навіть добре сплановані заходи не гарантують, що все піде так, як очікувалося. Батарейки можуть сісти, електронні компоненти — вийти з ладу, а гості — зробити непередбачуване. Саме тому вам потрібен резервний план.

Більшість готельних сейфів мають аварійні замки з ключами, причому аварійні ключі зберігаються в надійних місцях і використовуються лише в надзвичайних ситуаціях.

Ці ключі є чудовою частиною системи, оскільки їх можна використовувати в багатьох сценаріях, коли система вийшла з ладу. У ключовій системі немає розрядженої батареї, електронні замки не вийшли з ладу, а самі ключі дозволяють уникнути ситуації, коли гість може пропустити рейс.

Зоно-орієнтоване управління дає вам контроль над тим, де зберігаються аварійні ключі. Ви можете визначити, чи будуть вони розподілені по кожному поверху, зібрані разом на рецепції чи зберігатимуться в офісі охорони.

Найважливіший елемент

Щодо сейфів, електроніка не є найважливішою частиною коробки. Саме сейф визначає якість, і якщо він не побудований для тривалої експлуатації, то його не можна вважати добре зробленим.

Якісний готельний сейф виготовлюється з надзвичайно міцного матеріалу. Двері сейфа мають товщину щонайменше 3–5 мм із суцільної сталі, а стінки корпусу — 1–2 мм. Двері фіксуються двома болтами діаметром по 19 мм — це справжнє важке обладнання.

Також важливо звернути увагу на обробку поверхні. Наприклад, захист від іржі та екологічно безпечне порошкове фарбування. Це не має нічого спільного з естетикою й пов’язано виключно з функціональністю. Готельні сейфи використовуються сотні разів щороку. Їх постійно стукають, вдаряють об них і чистять усілякими агресивними хімікатами. Вони повинні витримувати такі навантаження.

І ще одне питання — вага. Наприклад, модель E2042YK важить від 8,5 до 10,5 кілограма. Цього достатньо, щоб запобігти несанкціонованому винесенню сейфа, але водночас вага не надто велика, щоб ускладнювати його встановлення.

Встановлення та розміщення

А як щодо місця розташування сейфів? Саме тут застосовується зонований менеджмент. Залежно від типу номера місце розташування сейфа також може варіюватися.

Наприклад, у стандартних номерах сейф може бути розміщений у шафі. Він не на виду, але до нього легко дістатися. У тих же виконавчих люксах сейф може бути встановлений у ящику або вбудований у меблі для більш гармонійного вигляду. У апартаментах для тривалого перебування, як правило, встановлюють більший сейф, навіть підлоговий моделі, оскільки гості зазвичай мають більше речей.

Завдяки зонованому управлінню для різних зон можна вибрати різні моделі. Серія E2042 пропонує кілька варіантів розмірів: H200W420D370 — для ноутбуків із діагоналлю 14 дюймів, H200W450D370 — для ноутбуків із діагоналлю 15 дюймів, а H200W465D370 — для ноутбуків із діагоналлю 17 дюймів. Оберіть відповідний розмір залежно від типу номера.

Навчіть свою команду

Будь-яка система, навіть найкраща, стає непридатною без навчання співробітників. Вашій команді потрібні настанови, вашій організації — протоколи роботи, а навчанню ваших співробітників — стандартизація.

Зональне управління дозволяє проводити спеціалізоване навчання, спрямоване на окремі посадові обов’язки персоналу. Наприклад, працівники рецепції керують паролем адміністратора, прибиральниці мають доступ до аварійних ключів, а технічний персонал проходить навчання з заміни батарейок та усунення несправностей. Різні посади вимагають різного навчання.

Сейфи є цифровими, і навчання стає ще простішим. Сейф відображає поетапну інструкцію щодо використання, звільняючи персонал від необхідності запам’ятовувати процедури за навчальним посібником.

Шлях клієнта

Найважливішим елементом цього процесу є гість. Клієнти не вважають системи управління чи журнали аудиту такими корисними, як сейф, у якому вони можуть зберігати й отримувати доступ до своїх речей без зайвих труднощів.

Коли готельний сейф працює належним чином, він стає надійним сейфом. Гості можуть самостійно встановлювати коди й користуватися сейфом без будь-яких додаткових зусиль. Це й є бажаним результатом.

У більшості випадків сейфи працюють добре, але коли системи виходять з ладу, сейфи стають явною проблемою. Саме тут найбільше значення має система обслуговування клієнтів. Розлючений клієнт — це той, хто змушений чекати 20 хвилин, поки співробітник з’ясує, що робити, а задоволений клієнт — той, хто чекає лише 2 хвилини, щоб отримати новий код.

Щодо вирішення проблем зонне управління стає справжнім порятунком. Завдяки зонному управлінню співробітники краще розуміють, якими ресурсами вони можуть скористатися. Як наслідок, клієнт отримує кращий досвід взаємодії, а підприємство зберігає більш компетентний і організований вигляд.

Чому це важливо для вашого готелю

Гості не бронюють готель через сейфи, але вони можуть не повернутися через поганий досвід користування готельним сейфом.

Подумайте про відгуки, які ви бачили з негативними коментарями щодо того, як готель надсилає співробітника до сейфа, і як це вплинуло на ваш готель. У вас є чудові ідеї, і ви вже бачили такі відгуки.

Негативні відгуки, подібні до цього, стануть позитивними завдяки вашому ентузіазму щодо цієї послуги, а також сприятимуть зростанню кількості відгуків із коментарями на кшталт «персонал був чудовим», оскільки персонал є найважливішою частиною будь-якого готелю, і всі готелі продають саме це.

Завдяки зонованому управлінню ви можете проактивно вирішувати проблеми ще до того, як вони перетворяться на серйозні ускладнення.

Компанія, яка розуміє суть справи

CEQSAFE та інші виробники добре знають готельну індустрію. Вони розуміють складність цієї сфери діяльності та те, що працює, а що — ні.

Зверніть увагу на їхні готельні сейфи. Вони створені спеціально для готельної індустрії, а не є просто домашніми сейфами, які були модифіковані для використання в готелях.

Серед готельних особливостей — подвійні режими роботи, паролі адміністратора, журнали аудиту, аварійні ключі тощо.

Вони мають сертифікати UL94, CE, FCC, RoHS та ISO1182, які є не просто набором літер, а свідченням відповідності встановленим стандартам.

Головне

Головний біль, пов’язаний із готельними сейфами, можна усунути за допомогою розумного підходу. Керування сотнями сейфів у низьконавантаженому режимі цілком можливе.

Усе починається з правильних інструментів. Цифрові сейфи для готельних номерів, розроблені спеціально для виконання цього завдання. З необхідними функціями для їх ефективного керування.

Потім додається зонне керування. Різноманітне керування для різних зон. Різноманітний доступ для різних категорій персоналу. Різноманітні журнали аудиту для різних сегментів готелю.

Нарешті, ви навчаєте свій персонал. Переконайтеся, що всі знають, що робити та у який саме час це робити.

Результат — працездатна система. Гості задоволені, оскільки їхні речі знаходяться в безпеці й легко доступні. Персонал отримує задоволення від простого вирішення проблем. А керівництво насолоджується спокоєм, не маючи потреби вирішувати велику кількість скарг.

Усе починається з сейфів — ось що таке ефективне управління готелем.