So realisieren Sie ein zonales Management von Hotelsafes in Gästezimmern

Lassen Sie mich Ihnen sagen, was Hotelmanager nachts nicht wachhält. Lautstarke Gäste? Beschwerden über den Kaffee? Nein, es sind die Hotelsafes. Eines der wertvollsten Dinge, die ein Gast besitzen könnte, ist ein Reisepass; und die Liste der Wertsachen, die in einem Hotelsafe aufbewahrt werden könnten, ist umfangreich. Angesichts der vielschichtigen Probleme im Zusammenhang mit Hotelsafes für Gäste stellen diese eine echte Herausforderung für den Gästemanager dar. Vor allem bei Verlust oder Fehlfunktion eines Safes können Sie sich sicher sein: Ein unzufriedener Gast steht Ihnen bevor.

Ich kenne genügend Hotelmitarbeiter und ihre Geschichten. Es gibt zahlreiche Gäste – darunter solche, die ihren Code vergessen haben, solche, die extreme Batterieausfälle erlebt haben, und solche, bei denen der Safe ohne ersichtlichen Grund ausgefallen ist. Hinzu kommen die leidenden Mitarbeiter an der Rezeption, die mit diesen Gästen klarkommen müssen, während diese entschlossen mit dem Fuß auf den Boden tippen.

Moderne Hotelsafes sind zunehmend anspruchsvoller geworden und können mit geringem Aufwand unter Kontrolle gehalten werden. Dies bezeichnen wir als zonale Verwaltung.

Was die zonale Verwaltung Ihnen ermöglicht

Was bedeutet der Begriff zonale Verwaltung? Betrachten Sie Ihr Hotel. Wahrscheinlich verfügen Sie über mehrere Gästekategorien und verschiedene Zimmertypen. Möglicherweise haben Sie Standardzimmer in den unteren Etagen, während sich in den oberen Etagen Executive-Suiten oder Apartments für Langzeitaufenthalte befinden. Jede dieser Zonen erfordert möglicherweise einen anderen Sicherheitsansatz.

Bei der zonalen Verwaltung können Sie jede Zone unabhängig voneinander steuern. Unterschiedliche Etagen können unterschiedliche Konfigurationen aufweisen. Verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Zugriffsrechten erhalten jeweils unterschiedliche Zugriffsberechtigungen. In bestimmten Hotelzonen können zudem unterschiedliche Audit-Trails geführt werden. Es geht darum, Ihnen – sinnvoll und an den betrieblichen Anforderungen Ihres Hotels ausgerichtet – die erforderliche Kontrolle zu geben.

Der frühere Ansatz sah eine Einheitslösung vor: Alle Mitarbeiter hatten denselben Zugriff auf die Hosts. Jeder Mitarbeiter hatte denselben Zugriff. Das war einfach, aber sehr grundlegend. Es war nicht möglich, für Ihre VIP-Etagen besondere Maßnahmen zu ergreifen. Ebenso konnten Sie den Housekeeping-Mitarbeitern den Zugriff auf bestimmte Ebenen nicht einschränken. Das Management unternahm im Wesentlichen nichts, da die Safes einfach untätig dort standen – und man lediglich hoffte, dass nichts schiefging.

Innovative Safes

Die fortschrittlichsten Safes befinden sich in Hotelzimmern und bieten eine Vielzahl von Funktionen. Die neuen technologischen Verbesserungen umfassen ein digitales Tastenfeld und einen hinterleuchteten Bildschirm und können dem Hotel zusätzliche Funktionen bieten.

Das Modell E2042YK wurde ausschließlich für den Hotelbetrieb konzipiert. Es ist die perfekte Größe für einen Kleiderschrank im Gästezimmer. Es ist groß genug, um einen 17-Zoll-Laptop aufzunehmen und bietet gleichzeitig noch ausreichend Platz für zahlreiche weitere Gegenstände, die ein Geschäftsreisender möglicherweise dabei hat. Gleichzeitig können Gäste beruhigt reisen, da der Safe groß genug ist, um eine große Anzahl weiterer Wertsachen – wie Geldbörsen und Uhren – aufzunehmen.

Die Stahltür kann bis zu 5 mm stark sein. Die Tür besteht aus Q235-Stahl. Falls jemand versuchen würde, den Safe gewaltsam zu öffnen, wäre dies aufgrund der verdeckten Scharniere und einer Türkonstruktion, die Schwachstellen maximal minimiert, erfolglos.

Bisher haben wir noch nicht über die Elektronik gesprochen – und genau dort spielt sich das eigentliche Wunder ab. Wir könnten beispielsweise über ein LED-Display sprechen, das tatsächlich gut lesbar ist, eine hinterleuchtete Tastatur, die es Gästen ermöglicht, auch mitten in der Nacht zu erkennen, was sie gerade eingeben, einen Türsensor, der das Licht beim Öffnen der Tür einschaltet, und eine Beleuchtung, die ebenfalls beim Öffnen der Tür aktiviert wird. Wir könnten all diese kleinen Details ansprechen, die einen großen Unterschied machen, wenn man halb eingeschlafen ist und lediglich den Reisepass sicher verstauen möchte.

Betriebsmodi für verschiedene Gasttypen

Hier ist eine Idee, die eine Goldmedaille verdient: Moderne Hotelsafes verfügen heute über zwei Betriebsmodi – Kurzzeitmodus und Langzeitmodus. Das ist ideal für ein zonales Management.

Denken Sie einen Moment darüber nach. Die meisten Hotelgäste bleiben nur sehr kurz. Sie möchten etwas wirklich Einfaches. Sie checken ein, legen einen Code fest, nutzen ihn für ein paar Nächte und vergessen ihn danach. Das ist der Kurzzeitmodus. Jeder neue Gast legt einen neuen Code fest. Alles ist sehr neu, sicher, und es gibt keine Verwirrung darüber, wer den Code zuletzt verwendet hat.

Was tun Sie für Gäste mit längeren Aufenthalten? Sie buchen für einen Monat oder länger. In einigen Fällen handelt es sich um Corporate-Apartments, in denen dieselbe Person wochenlang bleibt. Für diese Gäste kann der Kurzzeitmodus besonders lästig sein. Sie möchten den Code nicht alle paar Tage neu festlegen. Stattdessen möchten sie ihn einmal einstellen und dann vergessen können.

Hier kommt der Langzeitmodus zum Einsatz. Ein einziger Code, der solange gültig bleibt, bis der Gast ihn selbst ändert. Die Gäste schätzen die Bequemlichkeit, und Sie schätzen es, nicht ständig damit beschäftigt zu sein.

Wenn Sie das Zonenmanagement einrichten, können Sie verschiedenen Konfigurationen unterschiedliche Zugriffsstufen zuweisen. Beispielsweise könnten die Stockwerke zwei bis fünf den Kurzzeitmodus nutzen, um reguläre Touristen zu berücksichtigen. Das Executive-Stockwerk könnte hingegen den Langzeitmodus für Ihre geschäftlichen Stammgäste verwenden. Sie entscheiden – das System übernimmt den Rest.

Administrator-Passwort

Besprechen wir auch, wer tatsächlich die Kontrolle hat: der Hotelmanager, der Rezeptionsleiter oder die Person, die für die Safes zuständig ist. Alle benötigen Zugriff – allerdings nicht auf dieselbe Weise wie die Gäste.

Hier kommt das Administrator-Passwort ins Spiel. Dabei handelt es sich um einen Mastercode, mit dem das Hauptschloss jedes Hotelsafes geöffnet werden kann. Dieser Code ist jedoch nicht für Gäste bestimmt, sondern ausschließlich für Mitarbeiter und nur für bestimmte Szenarien vorgesehen. Ein Gast könnte seinen Code vergessen – kein Problem: Mitarbeiter können das Administrator-Passwort verwenden, um den Safe zu öffnen. – ABER – Der Safe protokolliert jede einzelne Verwendung dieses Administrator-Passworts. Falls also jemand Hotelsafes öffnet, zu denen er keinen Zugang haben sollte, wird dies von der Geschäftsführung registriert.

Bei zonaler Verwaltung können verschiedene Bereiche unterschiedliche Administrator-Passwörter haben. Ein Hauswirtschaftsleiter auf der fünften Etage könnte beispielsweise einen Code besitzen, der ausschließlich für die fünfte Etage gilt und dort funktioniert. Ein Wartungstechniker hingegen könnte einen Code erhalten, der für alle Etagen gültig ist, jedoch nur zu bestimmten Zeiten aktiv ist. Die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Der Audit-Trail

Was die Nachverfolgbarkeit betrifft, so verfügen wir über Audit-Protokolle. Dies ist eine jener Funktionen, auf die man normalerweise keine besondere Aufmerksamkeit richtet – bis man sie wirklich benötigt; und wenn man sie einmal braucht, dann ist sie unverzichtbar.

Das Audit-Protokoll enthält Informationen wie jedes vom Administrator verwendete Passwort, jede ungültige Code-Eingabe sowie jeden Zeitpunkt, zu dem der Safe geöffnet wurde.

Was tun Sie, wenn Sie auf diese Informationen zugreifen müssen? Dazu benötigen Sie ein CEU-Gerät, das Sie in den Safe einstecken und mit dem Sie das Audit-Protokoll herunterladen.

Dies mag umständlich erscheinen, doch könnte es der entscheidende Teil Ihres Falls sein. Wenn beispielsweise ein Gast behauptet, seine Wertsachen seien verschwunden, können Sie mithilfe des Audit-Protokolls feststellen, ob jemand anderes als der Gast den Safe geöffnet hat. Möglicherweise können Sie sogar ermitteln, ob das Administrator-Passwort verwendet wurde.

Dies kann auch mit einer zonenspezifischen Verwaltung kombiniert werden, bei der Sie die Audit-Monitore für verschiedene Zonen zu unterschiedlichen Zeiten einstellen können. Beispielsweise können Sie die Audit-Monitore so konfigurieren, dass sie im Executive-Bereich häufiger aktiv sind. Sie können sogar festlegen, dass verschiedene Etagen zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten.

Notzugang

Ein guter Plan stellt nicht sicher, dass alles wie erwartet verläuft. Akkus können leer sein, elektronische Komponenten können ausfallen und Gäste können Unvorhergesehenes tun. Deshalb benötigen Sie einen Notfallplan.

Die meisten Hotelsafes verfügen über Notfallschlösser mit Schlüsseln, die an sehr sicheren Orten aufbewahrt werden und ausschließlich für Notfälle vorgesehen sind.

Diese Schlüssel sind ein hervorragender Bestandteil des Systems, da sie in zahlreichen Szenarien eingesetzt werden können, in denen das System ausgefallen ist. Das Schlüsselsystem verfügt über keine leere Batterie, die elektronischen Schlösser sind nicht ausgefallen, und die Schlüssel können genutzt werden, um eine unmittelbar bevorstehende verpasste Flugabfertigung zu vermeiden.

Mit zonaler Verwaltung haben Sie die Kontrolle darüber, wo die Notfallschlüssel aufbewahrt werden. Sie können bestimmen, ob sie jeweils auf jeder Etage verteilt, gemeinsam an der Rezeption oder im Sicherheitsbüro aufbewahrt werden.

Das wichtigste Element

Bei Tresoren sind die Elektronikkomponenten nicht der wichtigste Bestandteil des Geräts. Der Tresorraum bestimmt die Qualität – und wenn er nicht für eine lange Lebensdauer konstruiert ist, dann ist er auch nicht gut gebaut.

Ein hochwertiger Hoteltresor ist äußerst robust gefertigt. Die Tresortür besteht aus mindestens 3–5 mm dickem massivem Stahl und die Gehäusewände weisen eine Stärke von 1–2 mm auf. Die Tür wird durch zwei Bolzen mit je 19 mm Durchmesser gesichert – das ist durchaus beeindruckende Hardware.

Es ist ebenfalls wichtig, sich auf die Oberflächenbehandlung zu konzentrieren – beispielsweise auf Korrosionsschutz und umweltfreundliche Pulverbeschichtung. Dies hat nichts mit Ästhetik zu tun, sondern ausschließlich mit Funktionalität. Hotelsafes werden jedes Jahr Hunderte von Malen genutzt. Sie werden gestoßen, angeschlagen und mit den unterschiedlichsten aggressiven Chemikalien gereinigt. Sie müssen daher besonders widerstandsfähig sein.

Und dann gibt es das Gewicht: Der E2042YK wiegt beispielsweise zwischen 8,5 und 10,5 Kilogramm. Damit ist er schwer genug, um zu verhindern, dass der Safe einfach weggetragen wird; zugleich ist er aber leicht genug, um bei der Montage keine Schwierigkeiten zu bereiten.

Montage und Positionierung

Wie sieht es schließlich mit dem Aufstellungsort der Safes aus? Hier kommt das zonale Management ins Spiel: Je nach Zimmertyp kann auch die Position des Safes variieren.

Beispielsweise kann sich der Safe in Standardzimmern im Kleiderschrank befinden – außer Sicht, aber dennoch leicht zugänglich. In Executive-Suiten hingegen wird der Safe möglicherweise in einer Schublade untergebracht oder in die Einrichtung integriert, um ein harmonischeres Erscheinungsbild zu erzielen. In Apartments für längeren Aufenthalt wird wahrscheinlich ein größerer, sogar bodenstehender Safe installiert, da Gäste tendenziell mehr Gepäck mitbringen.

Durch zonale Verwaltung können für verschiedene Zonen unterschiedliche Modelle ausgewählt werden. Die E2042-Serie bietet mehrere Größenoptionen: H200W420D370 für 14-Zoll-Laptops, H200W450D370 für 15-Zoll-Laptops und H200W465D370 für 17-Zoll-Laptops. Wählen Sie die passende Größe entsprechend der Zimmertypologie.

Schulen Sie Ihr Team

Jedes System – selbst das beste – wird wertlos, wenn die Mitarbeitenden nicht geschult sind. Ihr Team benötigt Anleitung, Ihre Organisation benötigt klare Protokolle, und die Schulung Ihrer Mitarbeitenden muss standardisiert erfolgen.

Durch die zonale Verwaltung ist eine gezielte Schulung für einzelne Mitarbeiterrollen möglich. So verwalten beispielsweise das Personal an der Rezeption das Administratorpasswort, das Reinigungspersonal hat die Notfallschlüssel in Verwahrung, und das technische Wartungspersonal wird darin geschult, Batterien zu wechseln und Störungen zu beheben. Für verschiedene Rollen sind unterschiedliche Schulungen erforderlich.

Die Safes sind digital, wodurch die Schulung noch einfacher wird. Der Safe zeigt Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Bedienung an und entlastet das Personal dadurch von der Notwendigkeit, Verfahren aus einem Schulungsmanual auswendig zu lernen.

Die Kundenreise

Das wichtigste Element dieses Prozesses ist der Gast. Kunden halten Verwaltungssysteme oder Audit-Protokolle nicht für so nützlich wie einen Safe, in dem sie Gegenstände problemlos verstauen und wieder entnehmen können.

Wenn ein Hotelsafe ordnungsgemäß funktioniert, ist er ein guter Safe. Die Gäste können eigene Codes festlegen und den Safe ohne weitere Überlegungen nutzen. Dies ist das gewünschte Ergebnis.

Die Safes funktionieren meistens einwandfrei, doch wenn die Systeme ausfallen, werden sie zu einem offensichtlichen Problem. Dies ist einer der Bereiche, in denen das Kundensystem am meisten zählt. Ein verärgter Gast ist jemand, der 20 Minuten warten muss, bis ein Mitarbeiter herausfindet, was zu tun ist; ein zufriedener Gast hingegen wartet nur zwei Minuten, um einen neuen Code zu erhalten.

Bei der Problemlösung kommt das zonale Management zum Einsatz. Durch zonales Management haben die Mitarbeiter ein besseres Verständnis für die ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen. Dadurch verbessert sich das Erlebnis des Gastes, und das Unternehmen vermittelt einen kompetenteren und strukturierteren Eindruck.

Warum dies für Ihr Hotel wichtig ist

Gäste buchen kein Hotel wegen der Safes – doch sie kehren nicht zurück, wenn ihre Erfahrung mit dem Hotelsafe negativ war.

Denken Sie an die Bewertungen, die Sie bereits mit negativen Kommentaren zu einem Hotel gesehen haben, das einen Mitarbeiter zum Safe schickte – und wie sich das auf Ihr Hotel ausgewirkt hat. Sie haben hervorragende Ideen und haben solche Bewertungen bereits gesehen.

Negative Bewertungen wie diese werden durch Ihre Begeisterung für diesen Service positiv und erhöhen die Anzahl der Bewertungen mit Kommentaren wie „das Personal war hervorragend“, denn das Personal ist der wichtigste Bestandteil eines Hotels – und alle Hotels verkaufen sich.

Mit zonaler Verwaltung können Sie Probleme proaktiv managen, bevor sie zu Schwierigkeiten werden.

Ein Unternehmen, das es versteht

CEQSAFE und andere Hersteller verstehen die Hotellerie. Sie kennen die Herausforderungen der Branche sowie die Lösungen, die funktionieren – und diejenigen, die nicht funktionieren.

Berücksichtigen Sie ihre Hotelsafes. Diese wurden speziell für die Hotellerie entwickelt und sind keine einfach umgebauten Haushaltssafes.

Sie verfügen über hotelspezifische Funktionen wie Dual-Modi, Administratorpasswörter, Audit-Trails, Notfallschlüssel usw.

Sie besitzen die Zertifizierungen UL94, CE, FCC, RoHS und ISO1182 – dies sind nicht bloße Buchstaben, sondern stehen für die Standards, nach denen sie zertifiziert wurden.

Der Schlusspunkt

Ihre Kopfschmerzen im Zusammenhang mit Hotelsafes können durch einen intelligenten Ansatz beseitigt werden. Die Verwaltung von Hunderten von Safes in einer stressarmen Umgebung ist möglich.

Es beginnt mit den richtigen Werkzeugen. Digitale Hotelsafes für Zimmer, die speziell für diese Aufgabe konzipiert wurden. Mit den erforderlichen Funktionen, um sie effizient zu verwalten.

Anschließend fügen Sie eine zonale Verwaltung hinzu. Unterschiedliche Steuerung für unterschiedliche Zonen. Unterschiedlicher Zugriff für unterschiedliches Personal. Unterschiedliche Audit-Trails für verschiedene Segmente des Hotels.

Schließlich schulen Sie Ihr Personal. Stellen Sie sicher, dass alle wissen, was zu tun ist und zu welchem Zeitpunkt es zu tun ist.

Das Ergebnis ist ein funktionierendes System. Die Gäste sind zufrieden, weil ihre Habseligkeiten sicher und leicht zugänglich sind. Das Personal freut sich darüber, Probleme mühelos lösen zu können. Und das Management genießt die Ruhe, keine hohe Anzahl an Beschwerden bearbeiten zu müssen.

Es beginnt mit den Safes – darin besteht effektives Hotelmanagement.