Waarom moeten hotels over gastkamersafes beschikken met 5 sets beheerwachtwoorden?

Elk hotel moet overwegen hoe het de eigendommen van zijn gasten het beste kan beschermen. Daarom zien de beste hotels dat kamersafes meer zijn dan alleen een gemak; ze zijn onderdeel van essentiële bedrijfsvoering en veiligheid. Het is dan ook logisch dat veel hotels voorschrijven dat kamersafes voorzien zijn van minimaal 5 sets beheerwachtwoorden. Hoewel dit misschien veel lijkt om te beheren, wordt duidelijk waarom dit nodig is als je rekening houdt met hotelbeheer, gastveiligheid en risicobeheersing, met hulp van branche-experts en populaire hotelmerken zoals CEQSAFE. Dit artikel helpt verduidelijken en uitleggen waarom 5 sets wachtwoorden nu standaard zijn voor hotelsafes op gastenkamers.

Laten we nu de belangrijkste reden bekijken waarom kamersafes 5 sets wachtwoorden hebben:

Voldoen aan hiërarchische beheernormen

Alle hotels hebben een strikt beheersysteem en 5 sets beheerwachtwoorden vormen een perfecte aanvulling op dat systeem, zodat elk medewerker de juiste mate van controle heeft zonder te ver te gaan. Dit systeem voor het beheren van wie welke controle heeft, is cruciaal om ervoor te zorgen dat al het management systematisch geordend en verantwoordelijk is.

Receptiemedewerkers hebben bijvoorbeeld dagelijks toegang nodig om gasten te helpen, zoals het openen van noodsafes of het opnieuw instellen van door gasten vergeten wachtwoorden. Tijdens het schoonmaken kunnen kamerteams beperkte toegang nodig hebben om de status van een kluis te controleren en ervoor te zorgen dat er tijdens het schoonmaken geen waardevolle voorwerpen zijn achtergebleven. Technisch personeel heeft toegang nodig voor onderhoud of reparaties, terwijl beveiligingsmedewerkers toegang nodig hebben bij noodgevallen om veiligheidsproblemen aan te pakken. Bij geschillen in hotels hebben managers beperkte toegang nodig om kluisinformatie te kunnen raadplegen en bij te dragen aan het oplossen van geschillen. Vijf verschillende wachtwoordsets betekenen dat elk van deze functies over andere inloggegevens kan beschikken, en dat de toegang kan worden afgestemd op hun specifieke taak, waardoor de kans op verkeerd gebruik afneemt.

In tegenstelling tot een enkel universeel wachtwoord dat door alle medewerkers wordt gedeeld, kunnen hotels hun wachtwoorden apart beheren, waardoor ze kunnen bijhouden wie toegang heeft gehad tot elk kluisje en wanneer. Bijvoorbeeld: de hotelkluisjes van CEQSAFE registreren alle beheertoegangen, zodat het eenvoudig is om de toegangsbewegingen te traceren als er iets verloren gaat of beveiligingsproblemen ontstaan. Met minder wachtwoorden is deze traceerbaarheid moeilijker.

Alle hotels maken een breed scala aan operationele situaties mee, en 5 sets beheerwachtwoorden bieden de operationele flexibiliteit om snel en efficiënt op al deze situaties in te spelen, terwijl tegelijkertijd een hoog beveiligingsniveau wordt behouden.

Soms melden gasten problemen zoals het vergeten van wachtwoorden, het verliezen van toegangspassen of hulp nodig hebben na het uitchecken. Personeel kan efficiënter helpen bij dergelijke problemen met behulp van wachtwoorden voor medewerkers van de receptie of gastenservice, waardoor overleg met een manager niet nodig is. Voor onderhoudsproblemen kunnen de technische teams momenteel buiten piekuren met hun specifieke wachtwoorden toegang krijgen tot de kluisjes, om zo min mogelijk verstoring te veroorzaken voor gasten tijdens reparaties. In situaties die directe aandacht vereisen, zoals brand of een medisch incident, moet de beveiliging mogelijk snel toegang krijgen tot de kluisjes met hun wachtwoorden. Zij kunnen dan de waardevolle spullen van de gast beheren of assistentie verlenen bij een reddingsactie die vastliep.

In complexere situaties, zoals wanneer een gast beweert dat een voorwerp is opgeslagen, zou het hebben van afzonderlijke wachtwoorden voor verschillende functies hotels in staat stellen om toegang te krijgen tot de logboeken, na te kijken wie en wanneer de kluis heeft geopend, en zo de zaak op te helderen. Vijf verschillende sets wachtwoorden voor dezelfde functie zorgen ervoor dat er operationeel reageerbare scenario's zijn.

Een Enkel versus Gedistribueerd Wachtwoordbeheersysteem

De vijf sets beheerderswachtwoorden verdelen het mogelijke enkele knelpunt en verlagen daardoor het risico op volledige toegang tot de kluisjes van de gastenkamers. Vijf sets wachtwoorden verbeteren de algehele beveiliging.

Unieke wachtwoorden kunnen onderbrekingen voor hotels minimaliseren en de veiligheid verhogen. Als één wachtwoord wordt gehackt of als een medewerker vertrekt zonder zijn toegangsgegevens terug te geven, hoeft slechts één wachtwoord te worden gewijzigd in plaats van de werking van het gehele hotel te verstoren. De kluisjes van CEQSAFE voor hotels zijn ontworpen om hotelmanagers in staat te stellen snel wachtwoorden op individuele kluisjes te wijzigen, zodat hotels snel kunnen reageren op een beveiligingsincident.

Bovendien verlaagt de beperkte roltoegang van het hotelpersoneel de kans op ongeautoriseerde handelingen. Een schoonmaakster kan bijvoorbeeld geen acties uitvoeren die uitsluitend voorbehouden zijn aan beveiligingspersoneel, en een medewerker van de receptie heeft geen toegang tot de kluisjes zoals onderhoudspersoneel. Deze rolverdeling is niet alleen gericht op het voorkomen van kwaadwillig gebruik, maar ook op het voorkomen van nalatigheid of diefstal, en het mogelijk maken van risicobeperking. Voor hotels zijn deze risico's kritiek. De waardevolle spullen die in kluisjes worden bewaard, vallen rechtstreeks onder uw verantwoordelijkheid, en de beheerwachtwoorden zijn zeker een manier om dat risico sterk te verkleinen.

Personeelsverloop

Personeelsverloop komt veel voor in de hotelbranche en de vijf sets beheerwachtwoorden zorgen voor operationele continuïteit wanneer een medewerker het hotel verlaat of wanneer nieuwe medewerkers bij het team komen.

In plaats van tijdelijke gedeelde wachtwoorden te verstrekken die vaak verkeerd worden behandeld of vergeten, stellen specifieke wachtwoorden voor elke rol nieuwe medewerkers in staat om eenvoudig de juiste toegangsgegevens over te nemen. Wanneer een medewerker ontslag neemt, kan het hotel het wachtwoord voor alleen die ene rol wijzigen, terwijl de andere ongewijzigd blijven. Dit vereenvoudigt het proces van het aan- en afmelden van personeel aanzienlijk.

Bijvoorbeeld, als een medewerker van de receptie ontslag neemt, hoeft het hotel alleen het wachtwoord voor het beheer van de receptie te resetten, in plaats van alle toegangswachtwoorden. De kluizen van CEQSAFE maken dit gemakkelijk dankzij gebruiksvriendelijke systemen waarin het beheren van gebruikerstoegang eenvoudig is. Deze behoud van operationele continuïteit is bijzonder voordelig voor hotels waar personeelswisseling veelvoorkomend is binnen de branche.

Voor naleving van branche standaarden en aansprakelijkheidskwesties

De meeste hotelverenigingen en toezichthouders van de hotelindustrie die het implementeren van meerdere wachtwoorden voor managementmedewerkers aanbevelen of verplichten, hebben beveiligingsbest practices gedefinieerd. Best practices op het gebied van regelgeving, gedefinieerd als het hebben van 5 sets, verkleinen de juridische risico's en aansprakelijkheidskosten voor hotels.

Hotels moeten waardevolle spullen van gasten die in kluisjes op de kamer worden bewaard, beschermen. Wanneer diefstal plaatsvindt en adequate beveiliging ontbreekt, zoals bij het gebruik van slechts 1 gedeeld wachtwoord, lopen hotels risico op rechtszaken en boetes. Het hebben van 5 gedeelde managerwachtwoorden op verschillende beveiligingsniveaus is minimaal wat een hotel moet doen om adequaat beveiligd te zijn, waardoor de aansprakelijkheid bij een claim wordt verlaagd.

CEQSAFE’s hotelsafes met 5 managerniveaus voor wachtwoorden, samen met gedetailleerde auditfuncties voor toegang, voldoen aan een industrienorm. Voldoen aan deze norm betekent naleving van hotelregelgeving op het gebied van bescherming en veiligheid van gasten. Hotels vergroten het vertrouwen van gasten wanneer de hotelbeveiliging voldoet aan de geijkte industrienormen.

Bescherming van waardevolle spullen van gasten in grote hotels

Voor grote hotels en hotelketens, met meerdere verdiepingen, gebouwen of locaties, zorgen 5 beheerderswachtwoorden voor een operationeel efficiëntere werking en vereenvoudigen zij de verantwoordelijkheid en controle van het management.

In een hotel met een groot aantal kamers is het waarschijnlijk dat er op elke verdieping verschillende teams zijn, zoals een receptieteam, een housekeepingteam en een beveiligingsteam. Om elk van deze lokale teams ter plaatse controle over hun toegang te geven, kunnen 5 verschillende wachtwoorden worden geconfigureerd. Voor grote hotelketens is de mogelijkheid om hetzelfde beveiligingssysteem met 5 wachtwoorden over alle vestigingen toe te passen, een groot voordeel voor uniformiteit van het systeem, wat vooral voordelen biedt bij opleiding en management.

CEQSAFE levert modulaire en zeer geïntegreerde hotelsafes die compatibel zijn met hotelleidingsystemen, uitgerust met 5 beheerderswachtwoorden, ontworpen voor hotels van elke grootte om maximaal efficiënt en veilig te zijn bij het schalen van bedrijfsvoering van 50 tot 500 kamers en meer.

Conclusie

De installatie van kluisjes op hotelkamers met 5 sets beheerwachtwoorden is gerechtvaardigd vanuit een veiligheidsoogpunt. Het ontwerp van het beheerwachtwoordsysteem biedt hotels de mogelijkheid om hun operationele inrichting en logistiek, veiligheid en risicobeheerstrategieën te implementeren en voldoet tegelijkertijd aan de eisen van de veiligheidsbranche dat dergelijke systemen hiërarchische toegang moeten bevatten. Het systeem voldoet aan de eisen van grote complexen, met naadloze toegangsbeheersing tussen personeelsleden, operationele continuïteit en systeemontwerp dat geschikt is voor grote complexen, zoals gebruikelijk is bij hotels.

CEQSAFE Brand begrijpt deze behoefte en heeft 5 sets beheerwachtwoorden geïntegreerd in hotelfastkluisjes, samen met toegangsregistratie, eenvoudige wachtwoordherstel en koppeling aan het hotelleidingssysteem. Voor hotels is dit een systemische operationele oplossing met positieve resultaten op het gebied van aansprakelijkheid en vertrouwen bij gasten.

Operationeel gevoelige items zoals beheerwachtwoorden geïntegreerd met kluisjes voor hotelgasten, tevredenheid versterken door operationele efficiëntie, zorgen voor gemoedsrust en het waarborgen van onbelemmerde veiligheid, toegang en operationele protocollen van het hotel, regeer met een duidelijk doel: veiligheid en operationele efficiëntie.