Hvorfor kræver hoteller, at gæsteværelsessafes har 5 sæt administrationsadgangskoder?

Alle hoteller skal overveje, hvordan de bedst beskytter deres gæsters ejendele. Derfor ser de bedste hoteller, at værelsessafes er mere end blot en bekvemmelighed; de er en del af kerneoperationer og sikkerhed. Det giver fuld mening, at mange hoteller kræver, at værelsessafes leveres med mindst 5 sæt administrationsadgangskoder. Selvom det måske virker som mange adgangskoder at håndtere, giver det god mening, når man tager hensyn til hotellets drift, gæstsikkerhed og risikostyring – støttet af branchens eksperter og populære hotelmærker som CEQSAFE. I denne artikel vil vi klarlægge og forklare, hvorfor 5 sæt adgangskoder nu er standard for hotelsafes på værelser.

Lad os nu se på den primære grund til, at værelsessafes har 5 sæt adgangskoder:

Opfyldelse af hierarkiske ledelsesbehov

Alle hoteller har et strengt administrationsystem, og 5 sæt adgangskoder til administration er en perfekt komplement til dette system for at sikre, at hver medarbejder har det rette niveau af kontrol uden at gå for vidt. Dette system til styring af, hvem der har hvilken kontrol, er afgørende for at sikre, at al ledelse er systematisk ordnet og ansvarlig.

Receptionspersonale har for eksempel daglig adgangsbehov for at hjælpe gæster, såsom at åbne nødudgange eller nulstille adgangskoder, som gæster har glemt. Mens de udfører rengøring, kan rengøringspersonale have brug for begrænset adgang til at tjekke safestatus, så det er sikkert, at ingen værdigenstande er blevet efterladt under rengøringen. Driftspersonale har brug for adgang til vedligeholdelse eller reparationer, mens sikkerhedspersonale har brug for adgang i nødstilfælde for at håndtere sikkerhedsrelaterede problemer. I tilfælde af tvister på hotellet har ledere brug for begrænset adgang til at overse safers indhold og bidrage til konfliktløsning. Fem forskellige sæt adgangskoder betyder, at hvert af disse job kan have separate legitimationsoplysninger, og adgang kan tilpasses deres specifikke opgaver, hvilket formindsker risikoen for fejlbehandling.

I modsætning til et enkelt universalt adgangskode, der deles mellem al personale, kan hoteller håndtere deres adgangskoder separat, hvilket giver dem mulighed for at spore, hvem der har tilgået hver seng og hvornår. For eksempel logger CEQSAFE’s hotelsafe al administrationsadgang, så hvis der opstår forsvindende genstande eller sikkerhedsproblemer, er det nemt at spore adgangshistorikken. Med færre adgangskoder er denne sporbarhed mindre mulig.

Alle hoteller oplever en bred vifte af operationelle scenarier, og 5 sæt administrationsadgangskoder giver den nødvendige fleksibilitet til hurtigt og effektivt at kunne håndtere hvert af disse scenarier, samtidig med at høj sikkerhed opretholdes.

Nogle gæster rapporterer undertiden problemer som at have glemt adgangskoder, mistet adgangskort eller behov for assistance efter afrejse. Personale kan håndtere slike problemer mere effektivt med adgangskoder til receptionen eller gæsteservice, hvilket eliminerer behovet for at kontakte en leder. Ved vedligeholdelsesproblemer kan teknikerteamene i øjeblikket få adgang til safen uden for myldretid med deres specifikke adgangskoder for at begrænse gener for gæster, som reparationer kan forårsage. I situationer, der kræver hurtigere indgriben, såsom brand eller medicinsk nødsituation, kan sikkerhedspersonalet måske skulle åbne safen hurtigt ved hjælp af deres adgangskoder. Derved kan de håndtere gæsternes værdigenstande eller bistå ved en redningsaktion, der var gået i stå.

I mere komplekse situationer, hvor en gæst hævder, at et genstand blev opbevaret, ville det hjælpe hotellerne, hvis der var adskilte adgangskoder til forskellige stillinger, så de kan få adgang til loggene, tjekke hvem der har åbnet safe og hvornår for at afklare sagen. 5 forskellige sæt adgangskoder til samme funktion sikrer, at der er operationelt reaktionsdygtige scenarier.

Enkelte eller distribuerede adgangskodesystemer

De 5 sæt ledelsesadgangskoder fordeler den potentielle enkeltfejl og reducerer derfor risikoen for fuld adgang til gæsternes værelsessafes. 5 sæt adgangskoder forbedrer den overordnede sikkerhed.

Unikke adgangskoder kan minimere forstyrrelser for hoteller og øge sikkerheden. Hvis en adgangskode bliver hacket, eller hvis et medarbejder stopper uden at aflevere sine adgangsoplysninger, behøver man kun at ændre én adgangskode i stedet for at forstyrre driften af hele hotellet. CEQSAFE's hotelsafe er designet, så hotelledere hurtigt kan ændre adgangskoderne på individuelle safe, hvilket gør det muligt for hoteller at skifte adgangskoder hurtigt i tilfælde af et brud på sikkerheden.

Desuden formindskes risikoen for uautoriserede handlinger på grund af det begrænsede adgangsniveau, som hotelpersonalet har. For eksempel vil en rengøringsassistent ikke kunne udføre handlinger, som kun sikkerhedspersonale kan, og personale ved receptionen vil ikke have adgang til sikkerhedsbokse på samme måde som vedligeholdelsespersonale. Denne opdeling i roller har ikke alene til formål at forhindre ondsindet adfærd, men også at forebygge uagtsomhed eller tyveri samt mindske risici. For hoteller er disse risici kritiske. Værdigenstande opbevaret i safes er direkte jeres ansvar, og administrationsadgangskoder er helt sikkert en effektiv måde at reducere denne risiko på.

Personaleomsætning

Personaleomsætning er et almindeligt fænomen i hotelbranchen, og de fem sæt administrationsadgangskoder sikrer driftskontinuitet, når en medarbejder forlader hotellet eller når nye medarbejdere kommer til teamet.

I stedet for at udgive midlertidige fælles adgangskoder, som ofte håndteres forkert eller glemmes, tillader dedikerede adgangskoder – specifikke for hver rolle – at nye medarbejdere nemt overtager de korrekte legitimationsoplysninger. Når en medarbejder fratræder, kan hotellet ændre adgangskoden for netop den pågældende rolle og lade de andre være uændrede. Dette hjælper med at effektivisere hotellets processer for ansættelse og afskedigelse af medarbejdere.

For eksempel, hvis en receptionschef fratræder, behøver hotellet kun at nulstille adgangskoden til receptionschef-rollen i stedet for alle adgangskoder. CEQSAFE's safes gør dette nemt muligt med brugervenlige systemer, hvor administration af brugeradgang er enkel. Bevarelsen af driftskontinuitet er særligt fordelagtig for hoteller, hvor personaleomsætning er almindelig i branche.

I overensstemmelse med branchestandarder og ansvarsanliggender

De fleste hotelorganisationer og regulerende myndigheder for hoteller, der anbefaler eller kræver implementering af flere adgangskoder til ledelsesmedarbejdere, har defineret sikkerhedsbedste praksis. Regulatoriske bedste praksis, defineret som at have 5 sæt, mindsker de juridiske risici og ansvarsproblemer for hoteller.

Hoteller skal beskytte gæsternes værdigenstande, der opbevares i værelsessafe. Når tyveri sker, og tilstrækkelig sikkerhed ikke er på plads, f.eks. hvis der kun er én delt adgangskode, er der risiko for sagsanlæg og bøder. Hoteller, der har 5 delte adgangskoder til ledere på forskellige sikkerhedsniveauer, viser som minimum tilstrækkelig sikkerhed, hvilket kan hjælpe med at reducere eksponeringen for ansvar ved en erklæring.

CEQSAFE's hotelsafe med 5 niveauer for adgangskoder til ledere samt detaljeret adgangsrevision opfylder en branchestandard. At opfylde denne standard handler om overholdelse af hotelregulativer for gæstebeskyttelse og -sikkerhed. Hoteller styrker tilliden fra gæster, når hotelsikkerheden lever op til branchestandarder.

Beskyttelse af gæsters værdigenstande i store hoteller

For store hoteller og hotelkæder med flere etager, bygninger eller beliggenheder skalerer 5 administratoradgangskodeniveauer driftsmæssigt mere effektivt og forenkler administrativ ansvarlighed og kontrol.

I et hotel med et stort antal værelser vil der sandsynligvis være flere forskellige team på hver etage, såsom receptionspersonale, rengøringspersonale og sikkerhedspersonale. For at give hvert af disse lokale team mulighed for lokal kontrol med adgang, kan der konfigureres et sæt med 5 forskellige adgangskoder. For store hotelkæder betyder muligheden for at implementere det samme 5-adgangskode-sikkerhedssystem på alle ejendomme øget systemenhed, hvilket er en stor fordel ved uddannelse og ledelse.

CEQSAFE leverer modulære og højt integrerede hotelsafe-systemer kompatible med hotelsystemer med 5 administrationsadgangskoder, designet til hoteller i alle størrelser for maksimal effektivitet og sikkerhed, når de skalerer deres drift fra 50 til 500 værelser og derover.

Konklusion

Installation af hotellens gæsteværelsessafe med 5 sæt administrationsadgange er berettiget ud fra et sikkerhedsmæssigt perspektiv. Designet af adgangskodesystemet giver hoteller mulighed for at implementere deres driftsdesign samt logistik-, sikkerheds- og risikostyringsstrategier, samtidig med at det opfylder kravene fra sikkerhedsbranchen om, at sådanne systemer skal omfatte trappet adgangskontrol. Systemet opfylder kravene i store faciliteter med problemfri mellemansats adgangskontrol, driftskontinuitet og systemdesign til service af store faciliteter, som er almindeligt hos hoteller.

CEQSAFE Brand forstår dette behov og har integreret 5 sæt administrationsadgange i hotelsafe sammen med adgangslogning, nem adgangsgenkaldelse og interface til hotels driftssystem. For hoteller er denne indsats en systemisk driftsløsning med positive konsekvenser for ansvar og tillid hos gæsterne.

Driftsmæssigt følsomme elementer som administrationsadgange integreret med gæsternes hotelskasser, samler tilfredshed med driftseffektivitet, skaber ro i sindet og understøtter uhindret sikkerhed, adgang og driftsprotokoller på hotellet, styre med et klart formål: sikkerhed og driftseffektivitet.