Perché gli hotel richiedono che le casseforti delle camere degli ospiti abbiano 5 serie di password di gestione?

Ogni hotel deve valutare il modo migliore per proteggere i beni dei propri ospiti. Per questo motivo, gli hotel migliori considerano le casseforti in camera non solo un comfort, ma una parte fondamentale delle operazioni chiave e della sicurezza. È perfettamente logico che molti hotel richiedano che le casseforti in camera siano dotate di almeno 5 set di password di gestione. Anche se può sembrare un numero elevato di password da gestire, considerando il funzionamento degli hotel, la sicurezza degli ospiti e la gestione del rischio, con l'aiuto di alcuni esperti del settore e di marchi alberghieri noti come CEQSAFE, questo articolo chiarirà e spiegherà perché oggi è diventata prassi standard prevedere 5 set di password per le casseforti nelle camere degli hotel.

Ora consideriamo il motivo principale per cui le casseforti in camera hanno 5 set di password:

Soddisfare le esigenze di una gestione gerarchica

Tutti gli hotel dispongono di un sistema rigoroso di gestione e 5 set di password amministrative rappresentano il complemento perfetto a tale sistema, garantendo che ogni dipendente abbia il giusto livello di controllo senza andare troppo oltre. Questo sistema di gestione dei livelli di accesso è fondamentale per assicurare che tutta la direzione sia sistematicamente ordinata e responsabile.

Il personale della reception, ad esempio, richiede un accesso giornaliero per assistere gli ospiti, come sbloccare cassette di sicurezza d'emergenza o reimpostare password dimenticate. Durante le operazioni di pulizia, il personale delle camere potrebbe necessitare di un accesso limitato per verificare lo stato di una cassetta di sicurezza e assicurarsi che nessun oggetto di valore sia stato lasciato dopo la pulizia. Il personale tecnico necessita di accesso per manutenzioni o riparazioni, mentre il personale di sicurezza ha bisogno di accedere in caso di emergenze per gestire problemi di sicurezza. In caso di controversie in hotel, i manager devono disporre di un accesso limitato per supervisionare le cassette di sicurezza e contribuire a risolvere le dispute. 5 diversi set di password significano che ciascun ruolo può avere credenziali differenti, e l'accesso può essere personalizzato in base al lavoro, riducendo le possibilità di gestione impropria.

A differenza di una singola password universale condivisa da tutto il personale, gli hotel possono gestire separatamente le proprie password, consentendo loro di tracciare chi ha accesso a ogni cassaforte e quando. Ad esempio, le cassette di sicurezza per hotel CEQSAFE conservano un registro di tutti gli accessi da parte della gestione, quindi in caso di smarrimento o problemi di sicurezza, è semplice risalire alle operazioni effettuate. Con un numero ridotto di password, questa tracciabilità è meno possibile.

Tutti gli hotel si trovano ad affrontare una vasta gamma di scenari operativi, e 5 set di password di gestione offrono la flessibilità operativa necessaria per gestire ciascuno di questi scenari rapidamente ed efficientemente, mantenendo un elevato livello di sicurezza.

A volte gli ospiti segnalano problemi come dimenticanza di password, perdita di schede di accesso o necessità di assistenza dopo il check-out. Il personale può intervenire in modo più efficiente su questi problemi utilizzando le password degli impiegati della reception o del servizio ospiti, evitando la necessità di consultare un responsabile. Per quanto riguarda i problemi di manutenzione, attualmente i team tecnici possono accedere alle cassette di sicurezza durante le ore di minore affluenza grazie alle loro password specifiche, limitando così i disagi agli ospiti causati dalle riparazioni. In situazioni che richiedono un intervento immediato, come un incendio o un'emergenza medica, la sicurezza potrebbe dover accedere rapidamente alle cassette di sicurezza usando le proprie password. In questo modo potranno gestire i beni di valore degli ospiti o intervenire in caso di un salvataggio che era stato momentaneamente sospeso.

In situazioni più complesse, come quando un ospite afferma che un oggetto è stato riposto, avere password separate per diverse posizioni aiuterebbe gli hotel ad accedere ai registri, verificare chi ha aperto la cassetta di sicurezza e quando, per risolvere il caso. 5 diversi insiemi di password per la stessa funzione garantiscono scenari operativamente reattivi.

Un sistema centralizzato versus distribuito di gestione delle password

I 5 insiemi di password manageriali suddividono il potenziale singolo punto di errore e riducono quindi il rischio di accesso completo alle cassette di sicurezza delle camere degli ospiti. 5 insiemi di password migliorano la sicurezza complessiva.

L'uso di password univoche può ridurre al minimo i disservizi per gli hotel e aumentare la sicurezza. Se una password viene violata o se un membro del personale lascia il lavoro senza restituire le proprie credenziali di accesso, sarà necessario modificare soltanto quella password, evitando così di interrompere le operazioni dell'intero hotel. Le cassette di sicurezza per hotel CEQSAFE sono progettate per consentire ai gestori degli hotel di cambiare rapidamente le password delle singole cassette, permettendo quindi di aggiornarle velocemente in caso di compromissione.

Inoltre, l'accesso limitato ai ruoli del personale dell'hotel riduce le probabilità di azioni non autorizzate. Ad esempio, una domestica non potrà eseguire operazioni riservate al personale di sicurezza, e un impiegato della reception non avrà accesso alle cassette di sicurezza come il personale addetto alla manutenzione. Questa suddivisione dei ruoli mira non solo a prevenire utilizzi maliziosi, ma anche a evitare negligenze o furti, consentendo di mitigare i rischi. Per gli hotel, questi rischi sono critici. I beni di valore custoditi nelle cassette di sicurezza sono di diretta responsabilità vostra, e le password di gestione rappresentano certamente un modo per ridurre notevolmente tale rischio.

Turnover del personale

Il turnover del personale è un fenomeno comune nel settore alberghiero e i cinque set di password di gestione garantiscono la continuità operativa quando un membro del personale lascia l'hotel o quando nuovi dipendenti si uniscono al team.

Piuttosto che fornire password condivise temporanee che spesso vengono gestite in modo improprio o dimenticate, password dedicate specifiche per ogni ruolo consentono ai nuovi dipendenti di ereditare semplicemente le credenziali corrette. Quando un membro del personale si dimette, l'hotel può modificare la password solo per quel singolo ruolo, lasciando invariate le altre. Ciò contribuisce a semplificare il processo di onboarding e offboarding dei dipendenti.

Ad esempio, se un responsabile della reception si dimette, l'hotel deve soltanto reimpostare la password del responsabile della reception, anziché tutte le password di accesso. Le cassette di sicurezza CEQSAFE permettono facilmente questa operazione, grazie a sistemi intuitivi in cui la gestione degli accessi utente è semplice. Il mantenimento della continuità operativa è particolarmente vantaggioso per gli hotel in cui il turnover del personale è comune nel settore.

Per la conformità agli standard del settore e alle preoccupazioni relative alla responsabilità

La maggior parte delle associazioni alberghiere e dei regolatori del settore alberghiero che raccomandano o impongono l'implementazione di più password per il personale di livello direzionale hanno definito le migliori pratiche di sicurezza. Le migliori pratiche normative, definite come l'adozione di 5 set di password, riducono i rischi legali e le lacune di responsabilità per gli alberghi.

Gli alberghi devono proteggere i beni di valore degli ospiti conservati nelle cassette di sicurezza delle camere. Quando si verifica un furto e non è presente una sicurezza adeguata, ad esempio con una sola password condivisa, sussiste il rischio di cause legali e sanzioni. Avere 5 password condivise tra i manager su diversi livelli di sicurezza rappresenta, al minimo, una dimostrazione da parte dell'albergo di una sicurezza adeguata, utile a ridurre l'esposizione alla responsabilità in caso di reclami.

Le cassette di sicurezza per alberghi CEQSAFE, dotate di 5 livelli di password per i manager e di un dettagliato sistema di audit degli accessi, soddisfano uno standard del settore. Il rispetto di questo standard riguarda la conformità alle normative alberghiere sulla protezione e sicurezza degli ospiti. Gli alberghi contribuiscono a garantire la fiducia degli ospiti quando la sicurezza alberghiera rispetta gli standard del settore.

Protezione dei beni dei clienti negli alberghi di grandi dimensioni

Per alberghi di grandi dimensioni e catene alberghiere con più piani, edifici o sedi, 5 livelli di password per i manager consentono una gestione operativa più efficiente e semplificano la responsabilità e il controllo manageriale.

In un albergo con un elevato numero di camere, è probabile che su ogni piano siano presenti diverse squadre, come un team della reception, un team delle pulizie e un team della sicurezza. Per consentire a ciascuna di queste squadre locali un controllo sul posto del proprio accesso, è possibile configurare un insieme di 5 diverse password. Per le grandi catene alberghiere, la possibilità di implementare lo stesso schema di sicurezza basato su 5 password in tutte le strutture migliora l'uniformità del sistema, un vantaggio significativo per la formazione e la gestione.

CEQSAFE fornisce sistemi modulari e altamente integrati di casseforti per hotel compatibili con 5 password di gestione, progettati per alberghi di ogni dimensione al fine di garantire massima efficienza e sicurezza durante l'ampliamento delle operazioni da 50 a 500 camere e oltre.

Conclusione

L'installazione di cassette di sicurezza nelle camere degli hotel con 5 set di password di gestione è giustificata dal punto di vista della sicurezza. La progettazione del sistema di password di gestione fornisce agli hotel un mezzo per implementare il loro design operativo e le strategie logistiche, di sicurezza e di gestione del rischio, soddisfacendo al contempo i requisiti del settore della sicurezza affinché tali sistemi includano accessi gerarchici. Il sistema soddisfa i requisiti delle strutture di grandi dimensioni, con controllo d'accesso senza interruzioni tra il personale, continuità operativa e progettazione del sistema adatta a servire strutture di grandi dimensioni, come avviene comunemente negli hotel.

Il marchio CEQSAFE comprende questa esigenza e ha integrato 5 set di password di gestione nelle cassette di sicurezza per hotel, insieme alla registrazione degli accessi, al ripristino facile delle password e all'interfacciamento con il sistema di gestione dell'hotel. Per gli hotel, questo impegno rappresenta una soluzione operativa sistemica con risultati positivi in termini di riduzione della responsabilità legale e di fiducia da parte degli ospiti.

Articoli operativamente sensibili come le password di gestione integrate con le cassette di sicurezza per gli ospiti dell'hotel, consolidano la soddisfazione unita all'efficienza operativa, offrendo tranquillità e garantendo sicurezza, accesso e protocolli operativi senza ostacoli per l'hotel, governando con un chiaro scopo: sicurezza e efficienza operativa.