Чому готелі вимагають, щоб сейфи в номерах мали 5 наборів паролів адміністратора?

Кожен готель повинен продумати, як найкраще захистити майно своїх гостей. Саме тому кращі готелі розглядають сейфи в номерах не просто як зручність, а як важливу частину операційної діяльності та безпеки. Цілком логічно, що багато готелів вимагають, щоб у сейфах для гостей було щонайменше 5 комплектів паролів адміністратора. Хоча це може здатися надто складним із погляду управління паролями, якщо врахувати специфіку роботи готелів, безпеку гостей і управління ризиками, — за допомогою експертів галузі та популярних готельних брендів, таких як CEQSAFE, — ця стаття допоможе зрозуміти й пояснити, чому наразі стандартом для готельних сейфів є наявність 5 комплектів паролів.

Тепер розглянемо головну причину, чому у сейфах для гостьових номерів передбачено 5 комплектів паролів:

Забезпечення ієрархічних потреб управління

Усі готелі мають сувору систему управління, і наявність 5 комплектів паролів для управління є ідеальним доповненням до цієї системи, щоб забезпечити кожному працівникові відповідний рівень контролю без надання надмірних повноважень. Ця система контролю за тим, хто має доступ до тих чи інших функцій, має вирішальне значення для забезпечення систематизованого та підзвітного управління.

Персонал рецепції, наприклад, потребує щоденного доступу для допомоги гостям, наприклад, для відкриття аварійних сейфів або скидання паролів, які гості забули. Під час прибирання персоналу служби розміщення може знадобитися обмежений доступ, щоб перевірити стан сейфа та переконатися, що під час прибирання не залишилися цінності. Технічному персоналу потрібен доступ для обслуговування або ремонту, тоді як службі безпеки — у разі надзвичайних ситуацій для вирішення питань безпеки. У разі спорів у готелі менеджери мають обмежений доступ для контролю сейфів і допомоги у вирішенні конфліктів. Наявність 5 різних наборів паролів означає, що кожна посада може мати окремі облікові дані, а доступ можна адаптувати до посадових обов’язків, зменшуючи ймовірність неправильного поводження.

На відміну від одного універсального пароля, яким користуються всі співробітники, готелі можуть окремо керувати своїми паролями, що дозволяє відстежувати, хто і коли мав доступ до кожного сейфу. Наприклад, сейфи CEQSAFE для готелів фіксують журнал усього адміністративного доступу, тому, якщо виникають проблеми зі зникненням речей або безпекою, легко встановити, хто мав доступ. Якщо паролів менше, така відстежуваність ускладнена.

Усі готелі стикаються з різноманітними експлуатаційними ситуаціями, а наявність 5 наборів адміністративних паролів забезпечує гнучкість у роботі, дозволяючи швидко та ефективно реагувати на кожну з цих ситуацій із збереженням високого рівня безпеки.

Іноді гості повідомляють про проблеми, наприклад, забувають паролі, втрачають картки доступу або потребують допомоги після виїзду. Персонал може ефективніше допомагати у таких ситуаціях за допомогою паролів працівників стійки реєстрації або служби обслуговування гостей, не звертаючись до менеджера. У разі технічних несправностей інженерні бригади наразі можуть отримувати доступ до сейфів у години малої завантаженості за допомогою своїх спеціальних паролів, щоб мінімізувати незручності для гостей, пов’язані з ремонтними роботами. У надзвичайних ситуаціях, таких як пожежа чи медична емергенція, служба безпеки може швидко отримати доступ до сейфів за допомогою своїх паролів. Після цього вони зможуть забезпечити збереження цінностей гостя або допомогти у порятунку, який затримується.

У складніших ситуаціях, коли гість стверджує, що предмет був збережений, наявність окремих паролів для різних посад допоможе готелям отримати доступ до журналів, перевірити, хто і коли мав доступ до сейфу, щоб вирішити ситуацію. Наявність 5 різних наборів паролів для однієї функції забезпечує операційно ефективні сценарії.

Окрема проти розподіленої системи керування паролями

П'ять наборів керівницьких паролів усуває потенційну єдину точку відмови й, відповідно, зменшує ризик повного доступу до сейфів у номерах гостей. П'ять наборів паролів підвищують загальний рівень безпеки.

Унікальні паролі можуть мінімізувати перебої у роботі готелів і підвищити безпеку. Якщо один пароль буде зламаний або співробітник покине роботу, не повернувши свої облікові дані доступу, потрібно буде змінити лише один пароль, замість того щоб порушувати роботу всього готельного комплексу. Сейфи для готелів CEQSAFE створені таким чином, щоб керівники могли швидко змінювати паролі окремих сейфів, забезпечуючи оперативну зміну паролів у разі компрометації.

Крім того, обмежений доступ персоналу готелю до ролей зменшує ймовірність несанкціонованих дій. Наприклад, прибиральниця не зможе виконувати дії, які може виконувати лише охоронець, а працівник стійки реєстрації не матиме доступу до сейфів, як технічний персонал. Такий розподіл ролей спрямований не лише на запобігання їх зловживанню, але й на попередження недбалості чи крадіжки, а також дає змогу мінімізувати ризики. Для готелів ці ризики є критичними. Цінності, що зберігаються в сейфах, безпосередньо ваша відповідальність, а паролі адміністратора, безумовно, є ефективним способом значного зниження цього ризику.

Зміна персоналу

Зміна персоналу — поширений випадок у готельній індустрії, і наявність п’яти наборів паролів адміністратора забезпечує безперебійну роботу, коли працівник залишає готель або коли новий співробітник приєднується до команди.

Замість тимчасових спільних паролів, які часто ненавмисно розголошуються або забуваються, спеціальні паролі, визначені для кожної ролі, дозволяють новим працівникам просто успадкувати правильні облікові дані. Коли працівник підприємства звільняється, готель може змінити пароль лише для цієї конкретної ролі, залишивши інші без змін. Це сприяє оптимізації процесів прийняття на роботу та звільнення персоналу.

Наприклад, якщо звільняється працівник стійки реєстрації, готелю потрібно скинути лише пароль керування стійкою реєстрації, а не всі паролі доступу. Сейфи CEQSAFE легко це забезпечують, маючи зручні у користуванні системи, де керування доступом користувачів є простим. Збереження оперативної безперервності особливо вигідне для готелів, де висока текучість кадрів є поширеною у цій галузі.

Для відповідності галузевим стандартам та питань відповідальності

Більшість готельних асоціацій та регуляторів готельної індустрії, які рекомендують або обов’язково встановлюють використання кількох паролів для персоналу управлінського рівня, визначили найкращі практики безпеки. Найкращі регуляторні практики, визначені як наявність 5 наборів паролів, зменшують правові ризики та зобов’язання для готелів.

Готелі повинні захищати цінності гостей, які зберігаються в сейфах номерів. Коли відбувається крадіжка, і належна безпека не забезпечена, наприклад, коли використовується лише один спільний пароль, існує ризик судових позовів та штрафів. Наявність у готелів 5 спільних менеджерських паролів на різних рівнях безпеки є мінімальним підтвердженням належного рівня безпеки, що допоможе зменшити відповідальність у разі претензій.

Готельні сейфи CEQSAFE з 5 рівнями менеджерських паролів, а також детальним аудитом доступу, відповідають галузевому стандарту. Дотримання цього стандарту означає відповідність нормативним вимогам готельної індустрії щодо захисту та безпеки гостей. Готелі зміцнюють довіру гостей, коли їхня система безпеки відповідає галузевим стандартам.

Захист цінностей гостей у великих готелях

Для великих готелів та готельних мереж, що мають кілька поверхів, будівель або локацій, наявність 5 рівнів паролів для менеджерів дозволяє масштабувати операції більш ефективно та спрощує підзвітність і контроль на рівні управління.

У готелі з великою кількістю номерів, ймовірно, на кожному поверсі працюватимуть різні команди: рецепція, прибирання та служба безпеки. Щоб забезпечити кожну з цих місцевих команд можливістю контролю доступу безпосередньо на місці, можна налаштувати 5 різних паролів. Для великих готельних мереж можливість застосування однакової системи безпеки з 5 паролями на всіх об’єктах забезпечує єдиний стандарт системи, що є значною перевагою для навчання персоналу та управління.

CEQSAFE пропонує модульні та високорозроблені системи управління готелями, сумісні з готельними сейфами, що мають 5 рівнів менеджерських паролів, розроблені для готелів будь-якого розміру задля максимальної ефективності та безпеки при масштабуванні операцій від 50 до 500 номерів і більше.

Висновок

Встановлення сейфів у номерах готелю з 5 наборами паролів управління є виправданим з точки зору безпеки. Конструкція системи паролів управління дає можливість готелям реалізовувати свої операційні рішення та логістику, забезпечувати безпеку й управління ризиками, а також відповідати вимогам галузі безпеки до таких систем щодо ієрархічного доступу. Система відповідає вимогам великих об'єктів, забезпечуючи безперебійний контроль доступу між персоналом, безперервність роботи та проектування системи для обслуговування великих закладів, що є типовим для готелів.

Бренд CEQSAFE розуміє цю потребу та передбачив 5 наборів паролів управління в готельних сейфах разом із функцією реєстрації доступу, простим скиданням паролів та інтеграцією з системою управління готелем. Для готелів це рішення є системним операційним підходом, який має позитивні наслідки щодо зменшення відповідальності та зміцнення довіри з боку гостей.

Операційно чутливі елементи, такі як паролі керівництва, інтегровані з сейфами для гостей готелю, об'єднують задоволення високим рівнем операційної ефективності, забезпечуючи спокій та підтримуючи безперешкодну безпеку, доступ та операційні протоколи готелю, діють із чіткою метою — безпека та операційна ефективність.