De ce solicită hotelurile ca seifurile din camerele de oaspeți să aibă 5 seturi de parole de administrare?

Fiecare hotel trebuie să ia în considerare modul în care își poate proteja cel mai bine bunurile oaspeților. De aceea, cele mai bune hoteluri analizează cum seifurile din camerele oaspeților reprezintă mai mult decât o simplă facilitate; ele fac parte integrantă din operațiuni și din măsurile de siguranță. Este perfect logic ca multe hoteluri să impună prezența a minimum 5 seturi de parole de management pentru seifurile din camerele oaspeților. Deși poate părea un număr mare de parole de gestionat, dacă luăm în calcul modul de funcționare al hotelurilor, siguranța oaspeților și gestionarea riscurilor, cu ajutorul unor experți din industrie și al unor branduri populare de hoteluri precum CEQSAFE, acest articol va clarifica și va explica de ce utilizarea a 5 seturi de parole este acum standard pentru seifurile din camerele de hotel.

Să analizăm acum motivul principal pentru care seifurile din camerele oaspeților au 5 seturi de parole:

Satisfacerea nevoilor ierarhice de management

Toate hotelurile au un sistem strict de management și 5 seturi de parole de management reprezintă un complement perfect pentru acel sistem, asigurându-se că fiecare angajat are gradul potrivit de control fără a merge prea departe. Acest sistem de gestionare a persoanelor care dețin anumite drepturi de control este esențial pentru a garanta că întregul proces de management este ordonat sistematic și responsabil.

Personalul de la recepție, de exemplu, are nevoie de acces zilnic pentru a ajuta oaspeții, cum ar fi deblocarea seifurilor de urgență sau resetarea parolelor pe care le-au uitat. În timpul curățeniei, echipajele de întreținere pot avea nevoie de un acces limitat pentru a verifica starea unui seif și a se asigura că nicio curățenie nu a lăsat în urmă obiecte de valoare. Personalul tehnic are nevoie de acces pentru întreținere sau reparații, iar personalul de securitate necesită acces în cazuri de urgență pentru a gestiona problemele de securitate. În cazul disputelor din hotel, managerii au nevoie de un acces limitat pentru supravegherea seifurilor și pentru a ajuta la soluționarea disputelor. Cele 5 seturi diferite de parole înseamnă că fiecare dintre aceste posturi poate avea credențiale diferite, iar accesul poate fi adaptat funcției lor, reducând astfel șansele de manipulare necorespunzătoare.

Spre deosebire de o parolă universală unică, partajată de tot personalul, hotelurile pot gestiona separat parolele, ceea ce le permite să urmărească cine a accesat fiecare seif și când. De exemplu, seifurile pentru hoteluri CEQSAFE păstrează un jurnal cu toate accesările efectuate de management, astfel încât, în cazul unor probleme legate de pierderea obiectelor sau de securitate, este simplu să se traseze mișcarea accesului. Cu un număr mai mic de parole, această posibilitate de urmărire este mai redusă.

Toate hotelurile întâmpină o gamă largă de scenarii operaționale, iar 5 seturi de parole de management oferă flexibilitatea operațională necesară pentru a adapta rapid și eficient fiecare dintre aceste scenarii, menținând în același timp un nivel ridicat de securitate.

Uneori, oaspeții raportează probleme precum uitarea parolelor, pierderea cardurilor de acces sau nevoia de asistență după check-out. Personalul poate gestiona mai eficient astfel de situații cu parolele angajaților de la recepție sau serviciile pentru oaspeți, eliminând necesitatea consultării unui manager. Pentru probleme de întreținere, echipele tehnice pot accesa în prezent seifurile în perioadele cu trafic scăzut folosind parolele lor specifice, pentru a limita deranjul cauzat oaspeților de intervențiile de reparații. În situațiile care necesită o atenție imediată, cum ar fi un incendiu sau o urgență medicală, securitatea poate avea nevoie să acceseze rapid seifurile cu parolele lor. Astfel, vor putea gestiona obiectele de valoare ale oaspetelui sau acorda ajutor într-o operațiune de salvare care era blocată.

În situații mai complexe, cum ar fi atunci când un musafir susține că un obiect a fost stocat, existența unor parole separate pentru diferite poziții i-ar ajuta pe hoteluri să acceseze jurnalele, să verifice cine a accesat seiful și când, pentru a clarifica situația. Cinci seturi diferite de parole pentru aceeași funcție asigură scenarii operațional eficiente.

Un sistem unic versus un sistem distribuit de gestionare a parolelor

Cele cinci seturi de parole manageriale împart potențialul punct unic de defectare și, prin urmare, reduc riscul de acces complet la seifurile din camerele musafirilor. Cinci seturi de parole îmbunătățesc securitatea generală.

Folosirea unor parole unice poate reduce la minimum întreruperile pentru hoteluri și poate crește securitatea. Dacă o parolă este compromisă sau dacă un angajat părăsește hotelul fără să returneze datele de acces, trebuie schimbată doar o singură parolă, în loc să fie perturbate operațiunile întregului hotel. Seifurile pentru hoteluri CEQSAFE sunt concepute pentru a permite managerilor de hotel să schimbe rapid parolele la seifurile individuale, permițând astfel hotelurilor să modifice parolele repede în cazul unei compromiteri.

În plus, accesul limitat al personalului hotelului la anumite funcții scade șansele de acțiuni neautorizate. De exemplu, o menajeră nu va putea efectua acțiuni pe care doar un angajat de securitate le poate realiza, iar un angajat de la recepție nu va avea acces la cutiile seif, spre deosebire de personalul de întreținere. Această diviziune a rolurilor are ca scop nu doar prevenirea utilizării malicioase, ci și evitarea neglijenței sau furtului, permițând totodată reducerea riscurilor. Iar pentru hoteluri, aceste riscuri sunt critice. Obiectele de valoare depozitate în seifuri sunt direct responsabilitatea dumneavoastră, iar parolele de administrare reprezintă cu siguranță un mod eficient de a reduce semnificativ acest risc.

Rotația personalului

Rotația personalului este o situație frecventă în industria hotelieră, iar cele cinci seturi de parole de administrare asigură continuitatea operațiunilor atunci când un angajat părăsește hotelul sau când se alătură echipa noi angajați.

În loc să ofere parole partajate temporar, care adesea sunt gestionate necorespunzător sau uitate, parolele dedicate, specifice fiecărei funcții, permit noilor angajați să preia pur și simplu acreditarea corectă. Când un angajat își dă demisia, hotelul poate schimba parola doar pentru acea funcție, lăsând celelalte nemodificate. Acest lucru ajută la optimizarea procesului de integrare și plecare a angajaților din hotel.

De exemplu, dacă un administrator de recepție își dă demisia, hotelul trebuie doar să reseteze parola pentru managementul recepției, în loc să schimbe toate parolele de acces. Seifurile CEQSAFE permit acest lucru cu ușurință, având sisteme prietenoase pentru utilizator, unde gestionarea accesului utilizatorilor este simplă. Păstrarea continuității operaționale este deosebit de benefică pentru hotelurile în care rata ridicată de rotație a personalului este frecventă în industrie.

Pentru conformitatea cu standardele industriale și preocupările legate de răspundere

Majoritatea asociațiilor de hoteluri și a reglementatorilor din industria hotelieră care recomandă sau impun implementarea mai multor parole pentru personalul de management au definit practici optime în materie de securitate. Practicile optime reglementare, definite ca având 5 seturi, reduc riscurile legale și eventualele lacune de răspundere pentru hoteluri.

Hotelurile trebuie să protejeze bunurile valoroase ale oaspeților care sunt stocate în seifurile din camere. Atunci când are loc un furt și nu există măsuri adecvate de securitate, cum ar fi utilizarea unei singure parole comune, există riscul apariției unor acțiuni în justiție și a unor amenzi. Faptul că un hotel dispune de 5 parole comune pentru manageri, aflate pe niveluri diferite de securitate, reprezintă cel puțin o demonstrație a existenței unei securități adecvate, ceea ce poate ajuta la reducerea expunerii la răspundere în cazul unor pretenții.

Seifurile hoteliere CEQSAFE, care dispun de 5 niveluri de parole pentru manageri, împreună cu un audit detaliat al accesului, satisfac un standard industrial. Respectarea acestui standard înseamnă conformitatea cu reglementările hoteliere privind protecția și siguranța oaspeților. Hotelurile contribuie la crearea încrederii din partea oaspeților atunci când securitatea respectă standardele din industrie.

Protejarea valorilor clienților în hotelurile mari

Pentru hotelurile mari și lanțurile hoteliere, cu mai multe etaje, clădiri sau locații, 5 niveluri de parole pentru manageri permit o scalare operațională mai eficientă și simplifică responsabilitatea și controlul managerial.

Într-un hotel cu un număr mare de camere, este probabil să existe mai multe echipe diferite pe fiecare etaj, cum ar fi o echipă la recepție, o echipă de întreținere și o echipă de securitate. Pentru a oferi fiecărei astfel de echipe locale control local asupra accesului, se pot configura 5 parole diferite. Pentru lanțurile mari de hoteluri, posibilitatea de a implementa aceeași schemă de securitate cu 5 parole în toate proprietățile sporește uniformitatea sistemului, ceea ce reprezintă un avantaj major pentru instruire și management.

CEQSAFE oferă un sistem modular și foarte integrat de seifuri pentru hoteluri compatibile cu sisteme de management hotelier, cu 5 parole de administrare, conceput pentru hoteluri de orice dimensiune, pentru a fi maxim de eficiente și sigure atunci când își extind operațiunile de la 50 la 500 de camere și chiar mai mult.

Concluzie

Instalarea seifurilor în camerele de hotel cu 5 seturi de parole de management este justificată din punct de vedere al securității. Proiectarea sistemului de parole de management oferă hotelurilor un mijloc de a-și implementa strategiile operaționale, logistice, de securitate și de gestionare a riscurilor și, în același timp, îndeplinește cerințele industriei de securitate ca astfel de sisteme să includă acces ierarhic. Sistemul îndeplinește cerințele unităților mari, asigurând un control al accesului între angajați fără întreruperi, continuitatea operațiunilor și o proiectare a sistemului adaptată servirii unităților mari, cum este cazul hotelurilor.

Brandul CEQSAFE înțelege această nevoie și a inclus 5 seturi de parole de management în seifurile pentru hoteluri, împreună cu înregistrarea acceselor, resetarea facilă a parolelor și interfațarea cu sistemul de management al hotelului. Pentru hoteluri, acest demers reprezintă o soluție operațională sistemică cu rezultate pozitive în ceea ce privește responsabilitatea și încrederea clienților.

Articole sensibile din punct de vedere operațional, cum ar fi parolele de management integrate în seifurile pentru clienți ai hotelului, consolidează satisfacția prin eficiență operațională, oferind liniște și adaptabilitate în ceea ce privește siguranța, accesul și protocoalele operaționale ale hotelului, condus cu un scop clar: siguranță și eficiență operațională.