¿Por qué los hoteles requieren que las cajas fuertes de las habitaciones tengan 5 juegos de contraseñas de gestión?

Todo hotel debe considerar cómo proteger mejor las pertenencias de sus huéspedes. Por eso, los mejores hoteles ven que las cajas fuertes en las habitaciones no son solo una comodidad; son parte fundamental de las operaciones y la seguridad. Tiene perfecto sentido que muchos hoteles exijan que las cajas fuertes de las habitaciones cuenten con un mínimo de 5 juegos de contraseñas de gestión. Aunque pueda parecer un número elevado de contraseñas por gestionar, si se considera el funcionamiento de los hoteles, la seguridad de los huéspedes y la gestión de riesgos, con ayuda de algunos expertos del sector y marcas hoteleras populares como CEQSAFE, este artículo ayudará a aclarar y explicar por qué contar con 5 juegos de contraseñas es ahora estándar en las cajas fuertes de las habitaciones de hotel.

Ahora consideremos la razón principal por la que las cajas fuertes de las habitaciones tienen 5 juegos de contraseñas:

Satisfacer las necesidades de gestión jerárquica

Todos los hoteles tienen un sistema estricto de gestión y contar con 5 conjuntos de contraseñas de administración es un complemento perfecto para ese sistema, asegurando que cada empleado tenga el nivel adecuado de control sin excederse. Este sistema de gestión sobre quién tiene qué control es fundamental para garantizar que toda la administración sea sistemáticamente ordenada y responsable.

El personal de recepción, por ejemplo, requiere acceso diario para ayudar a los huéspedes, como abrir cajas fuertes de emergencia o restablecer contraseñas que los huéspedes hayan olvidado. Durante su limpieza, los equipos de mantenimiento pueden necesitar un acceso limitado para verificar el estado de una caja fuerte y asegurarse de que ninguna pertenencia valiosa haya quedado olvidada. El personal de ingeniería necesita acceso para mantenimiento o reparaciones, mientras que el personal de seguridad requiere acceso en casos de emergencia para abordar problemas de seguridad. En caso de disputas en el hotel, los gerentes necesitan acceso restringido para supervisar las cajas fuertes y ayudar a resolver conflictos. Cinco conjuntos diferentes de contraseñas significan que cada uno de estos puestos puede tener credenciales distintas, y el acceso puede adaptarse a sus funciones específicas, reduciendo así las posibilidades de mal manejo.

A diferencia de una única contraseña universal compartida entre todo el personal, los hoteles pueden gestionar sus contraseñas por separado, lo que les permite rastrear quién accedió a cada caja fuerte y cuándo. Por ejemplo, las cajas fuertes para hoteles de CEQSAFE registran un historial de todos los accesos de gestión, de modo que si surge un caso de pérdida o problemas de seguridad, es sencillo rastrear el movimiento del acceso. Con menos contraseñas, esta trazabilidad es menos posible.

Todos los hoteles experimentan una amplia variedad de escenarios operativos, y contar con 5 conjuntos de contraseñas de gestión ofrece la flexibilidad operativa necesaria para adaptarse rápidamente y de forma eficiente a cada uno de estos escenarios, manteniendo al mismo tiempo una alta seguridad.

A veces los huéspedes reportan problemas como olvidar contraseñas, perder tarjetas de acceso o necesitar asistencia después del check-out. El personal puede ayudar con estos inconvenientes de manera más eficiente utilizando las contraseñas de empleados de recepción o servicios al huésped, eliminando la necesidad de consultar a un supervisor. Para incidencias de mantenimiento, actualmente los equipos de ingeniería pueden acceder a las cajas fuertes durante horas de poca actividad utilizando sus contraseñas específicas, para limitar la interrupción que las reparaciones puedan causar a los huéspedes. En situaciones que requieren atención más inmediata, como un incendio o una emergencia médica, la seguridad podría necesitar acceder rápidamente a las cajas fuertes con sus contraseñas. Luego podrán atender los objetos de valor del huésped o ayudar en un rescate que se encontraba detenido.

En situaciones más complejas, como cuando un huésped alega que un artículo fue guardado, tener contraseñas separadas para diferentes cargos ayudaría a los hoteles a acceder a los registros, verificar quién accedió a la caja fuerte y cuándo, para resolver el caso. Cinco conjuntos diferentes de contraseñas para la misma función garantizan escenarios operativamente responsivos.

Un sistema de gestión de contraseñas único frente a uno distribuido

Los cinco conjuntos de contraseñas gerenciales dividen el posible punto único de falla y, por lo tanto, reducen el riesgo de acceso completo a las cajas fuertes de las habitaciones de los huéspedes. Cinco conjuntos de contraseñas mejoran la seguridad general.

Tener contraseñas únicas puede minimizar interrupciones para los hoteles y aumentar la seguridad. Si una contraseña es pirateada o si un miembro del personal se va sin devolver sus credenciales de acceso, solo será necesario cambiar una contraseña en lugar de interrumpir las operaciones de todo el hotel. Las cajas fuertes para hoteles de CEQSAFE están diseñadas para permitir a los gerentes de hotel cambiar rápidamente las contraseñas de cajas individuales, lo que permite a los hoteles modificarlas rápidamente en caso de una violación.

Además, el acceso limitado a funciones por parte del personal del hotel disminuye las posibilidades de acciones no autorizadas. Por ejemplo, una camarera de pisos no podrá realizar acciones que solo puede llevar a cabo el personal de seguridad, y un empleado de recepción no tendrá acceso a las cajas de seguridad como sí lo tendría el personal de mantenimiento. Esta división de roles no solo busca prevenir su uso malintencionado, sino también evitar negligencias o robos, y poder mitigar los riesgos. Y para los hoteles, estos riesgos son críticos. Los objetos de valor almacenados en las cajas fuertes son directamente responsabilidad suya, y las contraseñas de administración son sin duda una forma muy eficaz de reducir considerablemente ese riesgo.

Rotación de Personal

La rotación de personal es una situación común en la industria hotelera y los cinco conjuntos de contraseñas de administración garantizan la continuidad operativa cuando un miembro del personal deja el hotel o cuando se incorpora nuevo personal al equipo.

En lugar de proporcionar contraseñas compartidas temporales que a menudo se manejan mal o se olvidan, las contraseñas dedicadas específicas para cada rol permiten que los nuevos empleados simplemente hereden las credenciales correctas. Cuando un empleado renuncia, el hotel puede cambiar la contraseña únicamente de ese rol, dejando los demás sin cambios. Esto ayuda a agilizar el proceso del hotel de incorporación y baja de empleados.

Por ejemplo, si un encargado de recepción renuncia, el hotel solo necesita restablecer la contraseña de gestión de recepción, en lugar de todas las contraseñas de acceso. Las cajas fuertes de CEQSAFE permiten hacerlo fácilmente, con sistemas intuitivos donde la gestión del acceso de usuarios es sencilla. Esta retención de continuidad operativa es particularmente beneficiosa para hoteles en los que la rotación de personal es común en su sector.

Para cumplir con estándares del sector y preocupaciones de responsabilidad

La mayoría de las asociaciones hoteleras y organismos reguladores de la industria hotelera que recomiendan o exigen la implementación de múltiples contraseñas para el personal de nivel gerencial han definido prácticas recomendadas de seguridad. Las mejores prácticas regulatorias, definidas como tener 5 conjuntos, reducen los riesgos legales y las lagunas de responsabilidad para los hoteles.

Los hoteles deben proteger los objetos de valor de los huéspedes que se guardan en las cajas fuertes de las habitaciones. Cuando ocurre un robo y no existe una seguridad adecuada, como tener solo 1 contraseña compartida, existe el riesgo de demandas y multas. Contar con 5 contraseñas gerenciales compartidas en diferentes niveles de seguridad es, como mínimo, una demostración por parte del hotel de una seguridad adecuada que ayudará a reducir la exposición a responsabilidades derivadas de reclamaciones.

Las cajas fuertes para hoteles de CEQSAFE, que cuentan con 5 niveles de contraseña para gerentes, junto con auditorías detalladas de acceso, cumplen con un estándar de la industria. Cumplir con este estándar implica adherirse a las regulaciones hoteleras sobre protección y seguridad de los huéspedes. Los hoteles fortalecen la confianza de los huéspedes cuando su seguridad cumple con los estándares del sector.

Protección de objetos de valor de los huéspedes en hoteles grandes

Para hoteles grandes y cadenas hoteleras, con múltiples pisos, edificios o ubicaciones, contar con 5 niveles de contraseñas para gerentes permite escalar las operaciones de manera más eficiente y simplifica la responsabilidad y el control gerencial.

En un hotel con un gran número de habitaciones, es probable que existan varios equipos diferentes en cada piso, como un equipo de recepción, un equipo de limpieza y un equipo de seguridad. Para permitir a cada uno de estos equipos locales disponer de control presencial sobre su acceso, se podría configurar un conjunto de 5 contraseñas diferentes. Para cadenas hoteleras grandes, la posibilidad de implementar el mismo esquema de seguridad de 5 contraseñas en todas las propiedades mejora la uniformidad del sistema, lo cual representa una ventaja importante para la formación y la gestión.

CEQSAFE ofrece cajas fuertes para hoteles compatibles con sistemas hoteleros modulares y altamente integrados, con 5 contraseñas de gestión, diseñadas para que hoteles de cualquier tamaño sean máximamente eficientes y seguros al escalar sus operaciones desde 50 hasta 500 habitaciones, y más allá.

Conclusión

Desde un punto de vista de seguridad, está justificada la instalación de cajas fuertes en habitaciones de hotel con 5 conjuntos de contraseñas de gestión. El diseño del sistema de contraseñas de gestión proporciona a los hoteles un medio para implementar su diseño operativo y logística, seguridad y estrategias de gestión de riesgos, y al mismo tiempo cumple con los requisitos de la industria de seguridad respecto a que dichos sistemas incluyan acceso jerárquico. El sistema cumple con los requisitos de instalaciones grandes, con control de acceso interno entre el personal sin interrupciones, continuidad operativa y diseño del sistema adecuado para atender instalaciones grandes, como es común en los hoteles.

La marca CEQSAFE entiende esta necesidad e incorpora 5 conjuntos de contraseñas de gestión en las cajas fuertes para hoteles, junto con registro de accesos, reinicio sencillo de contraseñas e interfaz con el sistema de gestión hotelera. Para los hoteles, este esfuerzo constituye una solución operativa sistémica con resultados positivos en cuanto a responsabilidad legal y confianza por parte de los huéspedes.

Artículos operativamente sensibles como contraseñas de gestión integradas con las cajas fuertes de los huéspedes del hotel, consolidar la satisfacción con la eficiencia operativa, proporcionar tranquilidad y garantizar la seguridad sin complicaciones, el acceso y los protocolos operativos del hotel, regir con un propósito claro: seguridad y eficiencia operativa.